直接上傳檔案還是建立 AI 知識庫：按任務選擇

需要立即處理某份具體文件時，直接附加檔案；需要在重複工作中引用一組持續維護的資料時，建立 Infobase。兩者都提供背景，但都不保證 AI 找到每個細節或正確理解所有內容。

選擇取決於複用頻率、來源維護和任務本身，而不只是檔案數量。

先比較用途

這是使用建議，不代表不同的資料保留政策、訪問保證或測得的檢索效能。上傳敏感資訊前，先核對組織要求。

需要總結報告或比較兩份提案時，直接附件通常是簡單起點。在 AI Chat 中選用支援該檔案型別的模型，透過附件控制元件上傳，並等待檔案出現後再傳送問題。格式與限制以當前產品和賬戶控制元件為準。

僅根據附件內容比較這些提案。
提取範圍、明確寫出的費用、時間安排、排除事項和待解決問題。
可用時註明來源文件及章節。
不要推斷缺失承諾，也不要把省略條款當作已包含。

採購決定前回看原檔案。設定與排錯見檔案分析指南。

團隊反覆使用已批准的產品說明、入門步驟和政策備註時，可以建立聚焦的資料集合。從附件控制元件建立集合，上傳受支援的材料，並在相關聊天中選擇它。清楚命名用途，避免混入無關內容。

使用選定的產品支援 Infobase 回答：[問題]。
區分來源支援的資訊和建議，儘可能註明支援文件。
若答案不存在或來源衝突，請明確說明，不要編造政策。

組織和維護方式見Infobase 指南。

把政策放進集合，並不會讓它永遠保持最新。產品或政策變化時，稽覈相關文件，替換舊版，並按需要移除衝突副本。直接附件同樣可能過時；重要的是材料是否對本次任務具有權威性，而非剛剛上傳。

例如，某份銷售提案可能只為一個客戶修改標準商業條款，不應自動變成所有客戶問題的預設答案。這是資訊管理示例，並非 Studio Global 許可權規則。

團隊可以在 Infobase 中維護標準文件，再在獨立任務中分析獲准使用的專案檔案。明確哪個來源負責回答哪個問題。資料衝突時，應由負責人選擇權威版本，而不是不斷新增檔案來掩蓋歧義。

妥善區分不同客戶的材料，不要把集合名稱當作訪問控制。若無法確認能否共享某檔案，應先諮詢組織負責人。

當你反覆上傳同一批批准資料，而且有人能夠維護它們時，可以考慮 Infobase。工作孤立、材料每次不同或維護成本不值得時，繼續用附件。

採用任一種方式之前，測試一個文件應能回答的問題，再測試一個材料無法回答的問題。檢查準確提取和誠實承認缺口，而不只是語言是否流暢。