今すぐ特定の文書を分析するならファイル添付、継続的な仕事で管理された資料集を参照するならInfobaseが候補です。どちらも背景を与える方法であり、すべての情報を正しく抽出する保証ではありません。
用途を比較する
| 問い | 直接添付 | Infobase |
|---|---|---|
| 主な目的 | 今回の資料を分析する | 資料集を繰り返し参照する |
| 例 | 2社の提案を比較 | 承認済みガイドから回答を作る |
| 準備 | 関連ファイルと明確な質問 | 現行資料、目的、管理担当 |
| 確認 | 形式対応と回答の正しさ | 鮮度、関連性、回答の正しさ |
これは用途の説明です。保存期間、アクセス保証、検索性能の違いを主張するものではありません。機密資料は組織の要件を確認してから扱ってください。
一度限りの分析には添付
報告書の要約や提案書の比較では、必要なファイルだけを添付するのが簡単です。AI Chatでファイル形式に対応したモデルを選び、添付コントロールから追加し、表示されたことを確認して依頼します。形式と上限は現行の画面に従ってください。
添付された提案書の内容だけで比較してください。
範囲、明記された費用、日程、除外事項、未解決の質問を抽出し、
可能なら文書名と該当箇所を示してください。
欠けている約束を推測したり、省略された条件を含まれると扱ったりしないでください。
購入判断の前に原文を確認します。ファイル分析ガイドに設定と対処方法があります。
繰り返す参照にはInfobase
製品説明、導入手順、規程を繰り返し使うなら、目的を絞った資料集にできます。添付コントロールから作成し、対応資料を追加して、関連する会話で選択します。
選択した製品サポート用Infobaseで[質問]に回答してください。
資料に基づく情報と提案を分け、可能なら根拠の文書を示してください。
答えがない場合や資料が矛盾する場合は明示し、規程を作らないでください。
整理方法はInfobaseガイドを参照してください。
保存と更新は別の仕事
資料を保存しても、永遠に最新にはなりません。製品や規程の変更時に古い版を置き換え、矛盾を整理します。直接添付した文書も古い可能性があります。
例えば、ある顧客だけに適用する提案条件を、すべての顧客の標準として扱うべきではありません。これは情報管理の例であり、Studio Globalの権限ルールではありません。
必要な場合だけ併用する
標準資料をInfobaseで管理し、許可された個別案件を別の作業で分析する方法もあります。どの資料がどの問いに適用されるか明示してください。矛盾は資料を増やすだけでは解消しません。責任者が正とする情報を決める必要があります。
顧客ごとの資料を適切に区別し、コレクション名をアクセス制御とみなさないでください。
移行の判断
同じ資料を何度も添付し、管理担当を置けるならInfobaseを検討します。仕事が単発、資料が毎回違う、維持負担が大きい場合は添付で十分です。
導入前に「答えがある質問」と「資料では答えられない質問」を試し、正確な抽出と不足の説明を確認しましょう。