Đính kèm tệp khi cần AI xử lý một tài liệu cụ thể ngay bây giờ. Tạo Infobase khi cần duy trì một bộ nguồn cho nhiều lần sử dụng.
Cả hai đều cung cấp ngữ cảnh, nhưng không bảo đảm AI tìm đủ mọi chi tiết hoặc hiểu đúng. Lựa chọn phụ thuộc nhiệm vụ, mức tái sử dụng và khả năng duy trì nguồn, không chỉ số tệp.
So sánh thực tế
| Câu hỏi | Tệp đính kèm | Infobase |
|---|---|---|
| Mục tiêu chính | Phân tích tài liệu cho một nhiệm vụ | Dùng lại bộ nguồn tập trung |
| Ví dụ | So sánh hai đề xuất nhà cung cấp | Soạn câu trả lời từ hướng dẫn đã duyệt |
| Cần chuẩn bị | Tệp liên quan và câu hỏi rõ | Tệp hiện hành, mục đích và người phụ trách |
| Cần kiểm tra | Hỗ trợ tệp và độ đúng câu trả lời | Độ mới, độ liên quan và độ đúng câu trả lời |
Bảng mô tả cách dùng dự kiến, không khẳng định khác biệt về lưu trữ, quyền truy cập hay hiệu năng truy xuất đã đo. Kiểm tra quy định tổ chức trước khi cung cấp dữ liệu nhạy cảm.
Tệp đính kèm cho phân tích một lần
Để tóm tắt báo cáo hoặc so sánh hai đề xuất, đính kèm đúng tệp thường là điểm bắt đầu đơn giản.
Trong AI Chat, chọn mô hình hỗ trợ loại tệp, dùng nút đính kèm và đợi tệp xuất hiện trước khi gửi. Định dạng và giới hạn phụ thuộc sản phẩm cùng tài khoản hiện tại.
So sánh các đề xuất đính kèm chỉ dựa trên nội dung của chúng.
Trích phạm vi, chi phí được ghi rõ, thời gian, phần loại trừ
và câu hỏi còn mở. Nêu tài liệu và mục nguồn khi có.
Không suy ra cam kết còn thiếu hoặc coi điều khoản bị bỏ qua
là đã được bao gồm.
Đọc tài liệu gốc trước khi mua hàng. Xem hướng dẫn phân tích tệp.
Infobase cho nguồn cần dùng lại
Nếu nhóm thường dùng mô tả sản phẩm, hướng dẫn bắt đầu và chính sách đã duyệt, hãy cân nhắc một Infobase có mục đích rõ.
Tạo bộ sưu tập từ công cụ đính kèm, tải tệp được hỗ trợ và chọn bộ sưu tập trong nhiệm vụ liên quan. Không trộn nhiều tài liệu không liên quan chỉ vì còn chỗ.
Dùng Infobase hỗ trợ sản phẩm đã chọn để trả lời: [câu hỏi].
Tách thông tin có nguồn khỏi đề xuất.
Nêu tài liệu hỗ trợ khi có. Nếu nguồn thiếu hoặc mâu thuẫn,
nói rõ thay vì tự tạo chính sách.
Hướng dẫn Infobase giải thích tổ chức và duy trì nguồn.
Lưu tài liệu không thay thế việc bảo trì
Một chính sách nằm trong bộ sưu tập không có nghĩa luôn còn hiệu lực. Khi sản phẩm hoặc chính sách thay đổi, thay bản cũ và xử lý tài liệu mâu thuẫn.
Tệp đính kèm trực tiếp cũng có thể lỗi thời. Cần hỏi nguồn có thẩm quyền cho nhiệm vụ này không, chứ không chỉ có phải vừa được tải lên không.
Ví dụ, đề xuất bán hàng có điều khoản riêng cho một khách hàng không nên thành mặc định cho mọi câu trả lời sau này. Đây là tình huống quản lý thông tin minh họa, không phải quy tắc quyền truy cập của Studio Global.
Kết hợp khi thực sự cần
Nhóm có thể duy trì tài liệu sản phẩm chuẩn trong Infobase và xử lý tài liệu dự án cụ thể trong nhiệm vụ riêng. Nói rõ nguồn nào chi phối câu hỏi nào.
Thêm tệp không tự giải quyết mơ hồ. Khi nguồn mâu thuẫn, người có trách nhiệm phải chọn nguồn có thẩm quyền. Tách tài liệu khách hàng hợp lý và không coi tên bộ sưu tập là cơ chế phân quyền.
Khi nào chuyển sang Infobase?
Cân nhắc khi nhóm liên tục tải lại cùng nguồn đã duyệt và có người duy trì. Giữ cách đính kèm khi công việc độc lập, tài liệu thay đổi mỗi lần hoặc bộ sưu tập tạo thêm công việc không cần thiết.
Trước khi dùng thường xuyên, thử một câu có đáp án và một câu không có trong tài liệu. Kiểm tra khả năng trích đúng và thừa nhận thiếu thông tin, không chỉ độ trôi chảy.
Mở Studio Global và chọn bộ nguồn nhỏ nhất đủ cho công việc.