需要立即处理某份具体文档时，直接附加文件；需要在重复工作中引用一组持续维护的资料时，建立 Infobase。两者都提供背景，但都不保证 AI 找到每个细节或正确理解所有内容。
选择取决于复用频率、来源维护和任务本身，而不只是文件数量。
先比较用途
| 问题 | 直接附件 | Infobase |
|---|---|---|
| 主要工作 | 为当前任务分析所选材料 | 重复使用聚焦的来源集合 |
| 常见例子 | 比较两份供应商提案 | 根据批准的产品指南起草答案 |
| 准备内容 | 相关文件与明确问题 | 当前文件、集合目的与负责人 |
| 检查重点 | 文件支持与答案准确性 | 来源新鲜度、相关性与准确性 |
这是使用建议，不代表不同的数据保留政策、访问保证或测得的检索性能。上传敏感信息前，先核对组织要求。
一次性分析用附件
需要总结报告或比较两份提案时，直接附件通常是简单起点。在 AI Chat 中选用支持该文件类型的模型，通过附件控件上传，并等待文件出现后再发送问题。格式与限制以当前产品和账户控件为准。
仅根据附件内容比较这些提案。
提取范围、明确写出的费用、时间安排、排除事项和待解决问题。
可用时注明来源文档及章节。
不要推断缺失承诺，也不要把省略条款当作已包含。
采购决定前回看原文件。设置与排错见文件分析指南。
重复引用用 Infobase
团队反复使用已批准的产品说明、入门步骤和政策备注时，可以建立聚焦的资料集合。从附件控件创建集合，上传受支持的材料，并在相关聊天中选择它。清楚命名用途，避免混入无关内容。
使用选定的产品支持 Infobase 回答：[问题]。
区分来源支持的信息和建议，尽可能注明支持文档。
若答案不存在或来源冲突，请明确说明，不要编造政策。
组织和维护方式见Infobase 指南。
保存不等于持续有效
把政策放进集合，并不会让它永远保持最新。产品或政策变化时，审核相关文档，替换旧版，并按需要移除冲突副本。直接附件同样可能过时；重要的是材料是否对本次任务具有权威性，而非刚刚上传。
例如，某份销售提案可能只为一个客户修改标准商业条款，不应自动变成所有客户问题的默认答案。这是信息管理示例，并非 Studio Global 权限规则。
确实需要时结合使用
团队可以在 Infobase 中维护标准文档，再在独立任务中分析获准使用的项目文件。明确哪个来源负责回答哪个问题。资料冲突时，应由负责人选择权威版本，而不是不断添加文件来掩盖歧义。
妥善区分不同客户的材料，不要把集合名称当作访问控制。若无法确认能否共享某文件，应先咨询组织负责人。
什么时候值得迁移
当你反复上传同一批批准资料，而且有人能够维护它们时，可以考虑 Infobase。工作孤立、材料每次不同或维护成本不值得时，继续用附件。
采用任一种方式之前，测试一个文档应能回答的问题，再测试一个材料无法回答的问题。检查准确提取和诚实承认缺口，而不只是语言是否流畅。