AIナレッジベースは、資料を大量に集めるだけでは役立ちません。何のための情報源なのか、どの版が正しいのか、誰が更新するのかを決めることが重要です。
Studio GlobalのInfobaseは、会話で選択して使える資料集です。繰り返し参照する背景を用意できますが、AIがすべての記述を見つけ、正しく理解する保証ではありません。
一つの用途から始める
例えば、承認済みの製品ガイドからサポート回答の下書きを作る場面を考えます。これは説明用の例です。対象読者、答えたい質問、正とする文書、管理担当を定めてください。
無関係な部署や顧客の資料を一つにまとめる前に、本当に必要かを確認します。コレクション名はアクセス権限の代わりにはなりません。組織が利用を認めた資料だけを扱い、不要な個人情報を除きます。
現行の資料を用意する
分かりやすいファイル名を使い、古い版や重複を整理します。施行日や文書の責任者が分かると、食い違いを解決しやすくなります。矛盾する規程のどちらを採用するかは、担当者が判断する問題です。
AI Chatの添付コントロールからInfobaseを作成し、対応する資料をアップロードして、該当する会話で選択します。形式や上限は現在の製品とアカウントの表示を確認してください。操作はInfobaseガイドにあります。
回答の範囲を指定する
選択した製品サポート用Infobaseを使って回答してください。
質問：[質問]。
資料で裏付けられた情報と提案を区別してください。
可能なら文書名と該当箇所を示し、条件や例外を残してください。
答えがない場合や資料が矛盾する場合は明示してください。
規程、価格、保証を作らないでください。
引用された文書を開き、重要な回答を確認します。流暢な説明や出典名の表示だけで正しいと判断しないでください。
三つの状態をテストする
| 状態 | 確認する振る舞い |
|---|---|
| 答えが資料にある | 正確に取り出し、条件を保つ |
| 答えが資料にない | 推測で埋めず、不足を伝える |
| 資料が矛盾する | 食い違いを示し、確認先を明確にする |
使用を許可された実際の質問を匿名化して試すと、現場に近い確認ができます。
情報源、文体、手順を分ける
Infobaseは事実の参照元、Brand Voiceは書き方、Skillsは繰り返す作業の指示を担当します。文体の指示が製品の事実を証明するわけではありません。資料を与えるだけで、求める作業が自動的に伝わるわけでもありません。
一度だけの文書分析なら、直接添付で十分な場合があります。繰り返し参照し、管理できる資料に絞ってInfobaseを使います。
更新を継続する
製品や規程が変わったら資料を見直し、古い版を置き換えて、重要な質問を再テストします。最近アップロードしたファイルでも、中身が古い可能性があります。未解決の質問と担当者を記録して、資料の改善につなげてください。