Workday Sana 自助服務代理如何在 Microsoft 365 Copilot 中運作

Sana 自助服務代理在 Copilot 裡怎麼運作

在 Microsoft 365 Copilot 介面中，Sana 代理就像一個可以聊天的企業助理。員工可以直接輸入問題或指令，例如查詢資料或觸發流程。

但 Copilot 並不會直接存取或修改 Workday 資料。相反地，它會：

1. 接收使用者的自然語言請求
2. 將請求安全地傳送給 Workday 的 Sana 代理
3. 由代理在 Workday 系統內執行實際流程
4. 將結果回傳到 Copilot 對話介面

因此整體架構大致分為三層：

• Microsoft 365 Copilot：使用者互動與對話介面
• Workday Sana Agent：理解請求並執行任務的代理層
• Workday 平台：真正的系統紀錄（system of record），負責資料、流程與權限控制

這種設計讓企業在導入 AI 互動的同時，仍維持既有流程與稽核能力。

員工可以透過 Copilot 完成的 HR 任務

對一般員工來說，Sana 代理相當於一個嵌入在日常工具中的 HR 自助助理。常見任務包括：

• 查詢 休假或年假餘額
• 查看 薪資單與薪資資訊
• 詢問 公司 HR 政策或福利問題

所有操作都可以直接在 Microsoft 365 Copilot 的聊天介面完成，不必再登入 Workday 或切換系統。

主管可直接處理的管理任務

對主管而言，這項整合讓日常管理流程更順暢。例如：

• 審核員工工時表（timesheets）

即使核准是在 Copilot 介面發起，實際的審批流程仍然在 Workday 內運作，因此既有的流程路由與審計紀錄都會保留。

代理也能處理財務相關流程

Sana 代理不只支援 HR，自助財務流程也包含在內。例如：

• 提交或管理 員工報銷（expenses）
• 查詢與員工帳戶相關的 財務資訊

由於這些操作仍連接 Workday 的財務工作流程，因此企業既有的業務規則與控管機制仍然適用。

為什麼資料治理與安全仍然能維持

企業在導入 AI 時最大的顧慮通常是資料安全與合規問題。Workday 的做法是：讓 Copilot 成為入口，但不讓它成為資料來源。

關鍵原則包括：

• 角色權限（Role‑based permissions） 仍由 Workday 控制
• 審批流程與業務規則 在 Workday 工作流程中執行
• 合規與政策控管 仍由 Workday 平台負責

此外，Microsoft 的整合指南也要求在部署時設定多項安全機制，例如：

• Workday 單一登入（SSO）
• Integration System User（整合帳號）
• 安全群組與驗證政策

這些設定確保 Copilot 的操作範圍與企業既有權限模型保持一致。

為什麼 IT 部署相對簡單

另一個亮點是部署複雜度相對較低。企業不需要自己打造一個 HR AI 助理。

Microsoft 提供了 Employee Self‑Service（ESS）代理框架，並搭配 Workday 擴充套件套件（extension pack），IT 團隊主要是進行設定而不是從零開發。

典型部署步驟包括：

• 啟用 Workday SSO 與整合帳號
• 建立 安全群組與存取權限
• 在 Copilot Studio 安裝 Workday 擴充套件

雖然仍需要 Workday 管理員與安全審查，但整體整合架構已預先設計好，大幅減少客製開發。

這次整合背後的 Workday × Microsoft AI 策略

Sana 代理進入 Copilot 並不是單一產品功能，而是兩家公司更大合作計畫的一部分。

Workday 與 Microsoft 在 2025 年宣布合作，目標是打造 可互通的企業 AI 代理生態系。在這個架構中：

• Microsoft 提供 Copilot、Azure AI Foundry、Copilot Studio 等 AI 建構與互動工具
• Workday 提供 Agent System of Record（ASOR），負責代理身份、治理與企業業務上下文

未來企業在 Microsoft 平台建立的 AI 代理，可以在 Workday 的系統中註冊與管理，確保每個代理都有身份、權限與可追蹤的行為紀錄。

更大的趨勢：AI 代理進入「工作流程中」

Sana 與 Copilot 的整合也反映企業軟體的一個明確方向：把 AI 放進日常工作流程，而不是建立新的工具。

在這個模式下：

• Microsoft 365 成為員工的主要互動層
• Workday 仍是 HR 與財務的系統紀錄
• AI 代理 則負責把兩者連接起來

結果就是：員工只需要與 AI 對話，就能完成原本需要跨多個系統的工作，同時企業仍能保留資料治理、權限控管與審計能力。