Gemini 預設可讀取企業資料：Google Workspace Intelligence 對治理與合規的影響

Google 建議啟用所有可用資料來源，以獲得最佳功能表現。不過，這是產品效能上的建議，不能取代企業自行進行的資料治理評估。

Google 對企業資料用途的說法

Google 對企業最關心的幾項資料使用界線提出以下說明：

• 未經許可，Workspace 內容、提示詞與生成回覆不會用於訓練生成式 AI 模型。
• 這些資料不會用於廣告。
• 根據相關報導對 Google 立場的整理，提示詞與生成回覆不會分享給客戶網域外的其他使用者或組織。
• Google 表示，不會從文件與電子郵件另建一個專供 AI 使用的資料庫。

這些承諾區分了「即時檢索企業內容」與「把企業內容當作通用模型訓練材料」兩件事。但它們不代表企業的治理責任就此消失。Gemini 仍可能把使用者分別獲准查看的資訊加以整合，轉換成一段更精簡、也更容易攜帶和轉發的回答。

為什麼遵守權限的檢索仍可能帶來合規風險？

治理團隊需要問的，不只是：「使用者能不能開啟這些內容？」還包括：「AI 助理是否應該為了這個目的，把這些內容集中整理並摘要？」

使用者可能原本就有權查看不同的電子郵件、Chat 訊息、行事曆事件與文件。Workspace Intelligence 會讓這些片段更容易被一起找出來。這能提高工作效率，卻也可能增加意外揭露、不當再利用或過度內部探索的風險。

因此，處理個人、健康、員工、法律、客戶或財務資訊的組織，在評估期間可能選擇限制資料來源，並檢視以下事項：

• 目的限制與資料最小化： 廣泛的預設檢索，是否真的符合既定業務目的，還是超出必要範圍。
• 機密性與最小權限： 即使每個底層項目都經過權限控管，AI 產生的摘要是否仍可能呈現使用者平常不會手動拼湊出的更完整圖像。
• 準確性與人工覆核： Gemini 的輸出在影響決策、正式紀錄、專業建議、受監管通訊或其他高影響工作前，是否需要驗證與人工審查。
• 保存與法律調查： 提示詞、回覆與對話歷史如何記錄、保存、監控，以及如何依照紀錄管理或電子取證政策處理。若 Gemini App 開啟對話歷史，Google 文件列出的保存期限選項為 3 個月、18 個月或 36 個月。
• 資料分區： 人資、法務、資安、臨床營運、併購或交易等團隊，是否需要比一般員工更嚴格的資料來源邊界。
• 合約與跨境控管： 組織的資料處理條款、跨境傳輸安排與產業特定要求，是否支持這項使用方式。

對受 GDPR、HIPAA 或金融業規範約束的組織而言，這些問題應由相關的隱私、法務、資安與紀錄管理負責人共同評估。Google 對模型訓練、廣告與權限控管的說明是重要保障，但不會單獨證明某項使用方式已符合每個組織在處理目的、監督、保存或風險管理上的要求。

管理員如何限制 Workspace Intelligence 的資料來源？

Google 在 Admin console 提供控制項，讓管理員決定 Workspace Intelligence 可以主動搜尋哪些資料來源。根據文件，設定可套用至整個組織、組織單位（organizational unit，OU）或設定群組。

實務上的設定流程如下：

1. 開啟 Google Admin console，前往 生成式 AI > Workspace 的 Gemini > Workspace Intelligence。
2. 選取要套用政策的整個組織、組織單位或設定群組。組織單位適合依部門套用政策；群組則可跨部門套用設定。
3. 停用不希望 Gemini 主動搜尋的個別來源，例如 Gmail、Drive、Calendar 或 Chat。
4. 使用具代表性的使用者帳戶與敏感資料情境測試設定。
5. 記錄核准的設定、例外處理方式、監控流程與定期檢視時間表。

目前文件描述的是組織、組織單位與群組層級的控制，而不是針對這項 Workspace Intelligence 設定提供個別終端使用者開關。因此，若只有特定團隊應使用某些脈絡來源，政策設計與群組成員管理就格外重要。

停用資料來源的重要限制

停用某個來源，不代表 Gemini 完全無法使用該來源。這項設定只會阻止生成式 AI 功能主動搜尋已停用的資料來源；使用者仍可在提示詞中明確加入特定項目作為脈絡。

例如，若管理員停用 Drive 作為 Workspace Intelligence 的資料來源，使用者仍可要求 Gemini 分析自己指定的某個 Drive 檔案。Gemini 可以參考該檔案，但不會主動搜尋 Drive 中的其他內容。

企業內部政策應清楚反映這項差異：停用來源是降低自動探索範圍，不等於禁止使用者刻意將文件提交給 Gemini。

較容易落地的導入方式：分階段啟用

對許多企業而言，實務選項不必是「全部啟用」或「完全停用 Gemini」二選一。分階段導入可以保留生產力功能，同時讓治理團隊有時間測試新的檢索行為。

企業可先從風險較低的資料來源或使用者群組開始，確認權限與管理範圍是否依預期運作，再測試涉及機密或受規管資訊的提示詞。接著檢視使用情形如何監控、對話資料如何保存，最後只有在隱私、資安、法務與紀錄管理負責人同意控制措施後，才逐步擴大使用範圍。

Workspace Intelligence 透過降低尋找和提供背景資料的成本，讓 Gemini 更實用；同時，它也改變了組織內部的資訊探索模式。對管理員來說，關鍵決定因此不是 Gemini 能否存取 Workspace 資料，而是它應該主動搜尋哪些來源、服務哪些使用者，以及在什麼治理條件下運作。