OpenAI 推出 Admin 插件：ChatGPT Work、Codex 一個對話搞掂工作區管理

OpenAI 新推出的 Admin 插件，將部分工作區管理工作變成 ChatGPT Work 及 Codex 入面的一個對話式流程。獲授權的管理員可以在同一段對話中調查工作區活動、查看用量及權限、更新支援的設定，以及處理各類申請，毋須再於多個 Admin Console 頁面之間來回切換。8

不過，這項功能最重要的限制，亦正是它的安全保障：插件會按權限運作。它只會沿用管理員原有的角色、工作區權限及政策，並不會自行賦予更廣泛的存取權。8

Admin 插件可以做甚麼？

插件會將部分 Admin Console 功能，以 ChatGPT Work 及 Codex 可使用的工具形式提供。整體而言，功能可分為兩類：讀取工作區資料，以及執行獲批准的管理操作。

分析工作區活動及用量

管理員可以利用插件查閱：

• 工作區活動及採用情況
• ChatGPT Work 及 Codex 的額度消耗
• 成員及群組
• 實際生效的權限
• 功能及模型存取權
• 存取問題
• 成員、群組及整個工作區目前的用量上限
• 尚待處理的開支申請

插件亦可以根據這些資料製作報告及提供營運洞察。8

管理成員、群組及存取權

在寫入操作方面，插件支援加入或移除成員、更新群組，以及處理一般的入職、離職和團隊變動。管理員亦可以按角色或群組控制模型及功能的存取權。8

但所有操作都會受到工作區原有設定限制。插件能否使用，以及相關應用程式能否存取，分別由工作區設定、角色及所需權限控制。110

調整用量上限及處理開支決定

插件可以更新個別成員、群組及整個工作區的用量上限；管理員亦可以在查看目前用量背景後，批准或拒絕開支申請。8

換句話說，它不只是報表介面。獲授權的管理員可以在同一段對話中，由發現問題、作出決定，到執行受支援的操作並確認結果，一氣呵成。

重複性流程可以點樣自動化？

Admin 插件的定位不止是回答一次性的查詢，亦是用來處理可重複的日常營運流程。管理員可以設定定期運作的工作流程，而毋須每項工作都另行建立客製化工程系統。8

例如：

• 將待處理的用量申請發送到 Slack 或 Microsoft Teams，交由獲授權的審批人員處理
• 將功能存取申請轉交審批
• 按預先設定的條件，自動批准符合資格的申請
• 將例外個案交由人員覆核
• 回報所要求的變更是否確實已經套用

對於影響較大的變更，審批步驟仍然重要。流程可以自動收集資料、分流申請及按條件篩選，但如果工作區政策要求人手覆核，仍然可以保留這一關。8

它不會改變甚麼？

Admin 插件並不是提升權限的工具。OpenAI 表示，插件會將管理員的指示對應到相關的受支援讀取或寫入操作，然後套用該名管理員現有的權限及工作區政策。系統會返回結構化結果，對於影響範圍較大的變更，亦可以先讓管理員檢查，再執行操作。8

實際上，以下幾層控制仍然各自發揮作用：

1. 插件是否可用： 工作區是否允許使用該插件。
2. 應用程式存取權： 相關連接應用程式或功能，是否已為指定角色啟用。
3. 操作權限： 使用者是否有權執行讀取或寫入操作。
4. 審批要求： 操作執行前，ChatGPT 是否需要先取得確認。

OpenAI 的插件文件將上述視為分開的治理控制，因此，單純安裝插件，並不代表使用者可以無限制執行其中所有操作。1

OpenAI 自己點樣用類似流程？

OpenAI 表示，公司的 IT 團隊正透過 Slack 上的 ChatGPT Work 代理，處理及分流員工 IT 申請。代理會取得相關背景資料、核對已批准的政策、完成受支援的工作；如果申請超出現有流程範圍，就會交由人員跟進。8

OpenAI 在公布相關結果時表示，這些已部署的流程約能處理 45% 的 IT 工單量。公司亦稱，相關儀表板協助清理積壓工單，即使支援需求量大約增加一倍，仍然能夠維持處理進度。8

這個例子反映出 Admin 插件的運作方向：將有清晰規則、受政策約束的工作交給自動化處理，同時把不尋常或敏感的個案保留給人員介入。

管理員可以喺邊度啟用？

管理員可以先在 ChatGPT 工作區設定 啟用插件，然後在 ChatGPT Work 的網頁版或桌面應用程式內，從 Plugins 目錄 安裝。插件亦可以在 Codex 使用。8

OpenAI 目前的插件指引指出，Plugins 目錄可在 ChatGPT 網頁版及桌面版使用，亦包括 ChatGPT Work 及 ChatGPT Codex。至於個別成員能否安裝或使用某個插件，則視乎方案、工作區設定、使用者角色、使用介面，以及插件底層應用程式所需的權限。910

重點：不是取代 Admin Console，而是減少來回操作

OpenAI 的 Admin 插件，較適合理解為一個用對話操作部分 Admin Console 功能的控制層。它可以把工作區分析、存取權管理、用量控制、開支審批、報告及定期流程放在同一個工作流程之內，但前提始終是管理員原本已經擁有的權限及政策。

對團隊而言，它的價值未必在於取代 Admin Console，而是在於縮短由「發現管理問題」到「決定如何處理」，再到「確認變更已完成」之間的距離。