Google Workspace Intelligence 開放 Gemini 即時讀取企業脈絡：管理員要點及合規風險

Google 於 2026 年 4 月 22 日公布 Workspace Intelligence，將一層持續運作的「語意層」加入 Workspace，讓 Gemini 可以從 Gmail、Drive、Docs、Sheets、Calendar 及 Chat 等服務即時擷取相關內容。換句話說，使用者不一定要逐份附加檔案，或者將背景資料逐段貼入提示，Gemini 也能按權限搜尋合適的企業脈絡。

對企業 IT、私隱及合規團隊而言，這不只是 Gemini 多了一項功能，而是企業資料的「被發現方式」有所改變。Google 提供管理員控制，亦表示原有權限仍然有效；不過，預設可用並不代表企業可以跳過私隱、合規及紀錄管理評估。

Workspace Intelligence 改變了甚麼？

Workspace Intelligence 的運作方式近似「檢索增強生成」（Retrieval-Augmented Generation，RAG）：使用者提交提示後，Gemini 可以即時搜尋已建立索引的 Workspace 內容，再以相關結果作為回答依據。Google 將它形容為連接不同 Workspace 服務的統一語意層，外界報道則普遍將這個過程稱為即時 RAG。

實際使用上，Gemini 可以跨服務整理資料、回答問題、總結內容、草擬文件，亦可以協助使用者在 Workspace 內尋找資料。關鍵限制是：Gemini 只能使用提出要求的使用者本身已有權限查看的內容；Workspace Intelligence 並不是用來繞過檔案、訊息或行事曆事件的存取控制。

Google 建議為了獲得最佳功能表現，保留所有可用資料來源。不過，這是產品效能上的建議，並不能取代企業自行進行的資料管治評估。

Google 對企業資料用途的說法

Google 就企業最常見的疑慮提出以下界線：

• Workspace 內容、提示及 Gemini 回覆，在未獲許可下不會用於訓練生成式 AI 模型。
• 相關資料不會用作廣告。
• 根據有關 Google 立場的報道，提示及生成回覆不會分享予客戶網域以外的其他使用者或組織。
• Google 表示，不會從文件及電郵訊息另行建立一個 AI 專用資料庫。

這些承諾，令「企業資料會否變成通用模型訓練材料」的疑慮有所不同。但它們並不代表企業的資料管治責任消失。Gemini 仍然可以將某位使用者分別獲准查看的電郵、Chat 訊息、行事曆及文件合併，再濃縮成一個容易複製或轉發的答案。

為甚麼有權限仍然可能帶來合規風險？

企業真正要問的，不只是：「使用者有冇權限打開這些內容？」還要問：「企業是否應該讓 AI 為這個目的，將這些內容放在一起整理及摘要？」

一名使用者可能本來已經可以分別查看不同電郵、聊天記錄、行事曆項目及文件。Workspace Intelligence 會令這些原本分散的資訊更容易一次過被搜尋和串連。這固然可以提升效率，但亦可能增加意外披露、不當再利用，或者內部查閱範圍實際擴大的機會。

處理個人資料、健康資料、員工資料、法律文件、客戶資料或財務資料的機構，可能會在評估期間限制部分來源，特別要考慮：

• 目的限制及資料最少化： 廣泛的預設搜尋，是否真的有必要配合指定業務目的？
• 保密及最小權限： 即使每份原始資料都受權限保護，AI 生成的摘要是否仍可能令使用者看到一幅平時不會自行拼合的完整圖像？
• 準確性及人工覆核： Gemini 的輸出在影響決策、正式紀錄、專業意見、受規管通訊或其他高風險工作前，是否必須由人員核實？
• 保留及電子資料搜查： 提示、回覆及對話紀錄會否被記錄、保留、監察，並如何按紀錄管理或電子取證政策處理？在 Gemini App 開啟對話歷程後，Google 文件列出的保留期限包括 3 個月、18 個月或 36 個月。
• 資料分隔： 人力資源、法律、保安、臨床營運、併購或交易團隊，是否需要比整體員工更嚴格的資料來源界線？
• 合約及跨境管控： 企業現有的資料處理條款、資料轉移安排及行業規定，是否支援預定用途？

受 GDPR、HIPAA 或金融業規則約束的機構，應由私隱、法律、保安及紀錄管理等相關負責人共同評估。Google 對模型訓練、廣告及權限的說法是重要保障，但本身並不足以證明每間企業都符合其目的限制、監督、保留及風險管理要求。

管理員如何限制 Workspace Intelligence 的資料來源？

Google 在 Admin console 提供控制項，讓管理員決定 Workspace Intelligence 可以主動搜尋哪些資料來源。相關設定可以套用至整個組織、組織單位（organizational unit，OU），或者設定群組。

實際操作流程如下：

1. 登入 Google Admin console，前往 Generative AI > Gemini for Workspace > Workspace Intelligence。
2. 選擇整個組織、某個組織單位，或要套用政策的設定群組。組織單位適合按部門管理；群組則可以跨部門套用政策。
3. 關閉不應讓 Gemini 主動搜尋的資料來源，例如 Gmail、Drive、Calendar 或 Chat。
4. 使用具代表性的帳戶及涉及敏感資料的情境進行測試。
5. 記錄已批准的設定、例外處理、監察方法及定期檢討時間表。

現有文件描述的是組織、組織單位及群組層級的控制，並沒有針對這項 Workspace Intelligence 設定提供個別終端使用者開關。因此，如果只有部分團隊可以使用某些 grounding source，組織政策及群組成員管理就尤其重要。

停用資料來源，不等於完全封鎖資料

停用某個來源，並不會令 Gemini 完全無法接觸該來源。這項設定只會停止生成式 AI 功能主動搜尋已停用的來源；如果使用者在提示中自行加入指定項目，Gemini 仍然可以使用該項目作為上下文。

例如，管理員停用 Drive 作為 Workspace Intelligence 來源後，使用者仍可以要求 Gemini 分析一份自己指定的 Drive 檔案。Gemini 可以參考這份檔案，但不會再主動搜尋其他 Drive 內容。

因此，內部政策應清楚區分兩件事：停用來源是減少 AI 的自動發現能力，並不等同於阻止使用者刻意將文件提交給 Gemini。

較穩妥的企業推出方案

對不少企業而言，選擇未必只有「全部開啟」或「完全停用 Gemini」。分階段推出，可以在保留生產力功能的同時，讓管治團隊有時間測試新的資料檢索模式。

企業可以先從風險較低的資料來源或使用者群組開始，確認權限及管理範圍按預期運作，再測試涉及機密或受規管資料的提示。同時，應檢視使用情況如何被監察，以及對話資料如何保留。只有在私隱、保安、法律及紀錄管理負責人同意控制措施後，才逐步擴大使用範圍。

Workspace Intelligence 令 Gemini 更容易取得及運用背景資料，但同時也改變了企業資訊的發現模式。對管理員來說，最重要的決定不是 Gemini 能否接觸 Workspace 資料，而是：它應該主動搜尋哪些來源、服務哪些使用者，以及在甚麼管治條件下運作。