Google Workspace Intelligence 默认开放后，企业该如何管好 Gemini 的数据访问？

Google 于 2026 年 4 月 22 日宣布 Workspace Intelligence。这一功能可以理解为位于 Google Workspace 与 Gemini 之间的持续运行的“上下文层”：用户不必每次都手动上传文件、复制邮件内容或补充背景，Gemini 就能从 Gmail、Drive、Docs、Sheets、Calendar 和 Chat 等 Workspace 服务中实时检索相关信息。

对企业 IT、隐私和合规团队而言，真正的变化不只是 Gemini 变得更好用，而是原本分散在不同应用、流程和使用习惯中的信息，更容易被统一检索和汇总。Google 提供了管理员控制项，并表示现有访问权限仍然有效；但默认启用并不意味着企业可以跳过隐私、合规和记录管理评估。

Workspace Intelligence 改变了什么？

Workspace Intelligence 的工作方式接近“检索增强生成”（Retrieval-Augmented Generation，简称 RAG）：用户提交提示词后，Gemini 可以实时搜索已索引的 Workspace 内容，再利用相关结果生成回答。Google 将其描述为连接多个 Workspace 服务的统一语义层，相关报道则将这一过程称为实时 RAG。

实际使用中，Gemini 可以借助跨服务上下文回答问题、总结信息、起草内容，或帮助用户在 Workspace 中寻找资料。可被检索的内容仍受请求用户原有权限限制；Workspace Intelligence 并不是用来授予用户原本无法查看的文件、消息或日历事件的访问权。

Google 建议启用所有可用数据源，以获得最佳功能表现。 但这是产品体验层面的建议，不能替代企业自身的数据治理判断。

Google 对企业数据使用作出的说明

围绕企业最关心的数据使用问题，Google 给出的边界包括：

• 未经许可，Workspace 内容、提示词和生成结果不会用于训练生成式 AI 模型。
• 相关数据不会用于广告。
• 根据有关 Google 立场的报道，提示词和生成结果不会与客户域名之外的其他用户或组织共享。
• 据相关报道，Google 不会从文档和邮件中另建一个专门用于 AI 的数据库。

这些说明区分了“检索企业内容”和“把企业内容作为通用模型训练材料”两种不同做法。不过，它们并不意味着企业的治理责任随之消失。Gemini 仍然可能把某个用户分别获准查看的邮件、聊天、日历和文档组合起来，并整理成一份便于转发和再次使用的答案。

为什么已有权限，仍可能带来合规风险？

企业需要问的，不只是“用户能不能打开这些内容”，还包括：“企业是否允许 AI 助手为了这个目的，把这些内容合并并概括出来？”

例如，用户可能本来就有权分别查看某些邮件、Chat 消息、日历安排和文档。Workspace Intelligence 会让这些信息更容易被同时发现。这能提高效率，却也可能增加意外披露、不当复用或过度内部检索的风险。

因此，处理个人信息、健康信息、员工数据、法律材料、客户信息或财务信息的组织，可能需要在评估期间限制部分数据源，重点审查以下问题：

• 目的限制与数据最小化： 广泛的默认检索是否确有必要，是否超出具体业务目的所需范围？
• 保密与最小权限： 即使每条底层内容都经过权限控制，AI 生成的摘要是否仍可能让用户看到一幅平时不会主动拼接出的完整信息图景？
• 准确性与人工复核： Gemini 的输出在影响决策、形成记录、提供建议、发送受监管通信或开展其他重要工作前，是否必须经过人工验证？
• 留存与法律取证： 提示词、回答和对话记录如何记录、留存、监控，以及如何按照记录管理或电子取证政策处理？在 Gemini App 开启对话历史后，Google 文档列出的留存选项为 3 个月、18 个月或 36 个月。
• 数据分区： 人力资源、法务、安全、临床运营、并购或交易团队，是否需要比普通员工更严格的数据源边界？
• 合同与跨境控制： 组织现有的数据处理条款、跨境传输安排和行业特定要求，是否支持计划中的使用方式？

对于受到 GDPR、《健康保险流通与责任法案》（HIPAA）或金融行业监管要求约束的组织，这些问题应由相应的隐私、法务、安全和记录管理负责人共同评估。Google 关于模型训练、广告和权限控制的说明是重要保障，但并不能自动证明某种使用方式符合每个组织在处理目的、监督、留存和风险管理方面的要求。

管理员如何限制 Workspace Intelligence 的数据源？

Google 在管理控制台中提供了 Workspace Intelligence 数据源设置。管理员可以决定 Gemini 是否主动搜索 Gmail、Drive、Calendar 或 Chat 等来源，并将政策应用于整个组织、某个组织部门（OU）或配置组。

一个可行的操作流程是：

1. 登录 Google 管理控制台，进入 生成式 AI > Workspace 版 Gemini > Workspace Intelligence。
2. 选择要应用政策的组织、组织部门或配置组。组织部门适合按部门设置规则，配置组则可跨部门应用同一政策。
3. 关闭不应被主动搜索的具体来源，例如 Gmail、Drive、Calendar 或 Chat。
4. 使用具有代表性的员工账号，并针对敏感数据场景测试配置是否按预期生效。
5. 记录已批准的设置、例外流程、监控方式和定期复核计划。

目前提供的文档描述的是组织、组织部门和配置组层面的控制，并未说明针对这一 Workspace Intelligence 设置提供单个终端用户的独立开关。因此，如果只有某些团队可以使用特定数据源，组织结构和群组成员关系就尤其重要。

关闭数据源，并不等于彻底阻断该来源

关闭某个来源后，生成式 AI 功能不会再主动搜索该来源，但用户仍然可以在提示词中明确添加某个具体项目作为上下文。

例如，管理员关闭 Drive 作为 Workspace Intelligence 数据源后，用户仍可要求 Gemini 分析自己主动提供的某个 Drive 文件。Gemini 可以读取这份指定文件，但不会再主动搜索 Drive 中的其他内容。

这一区别应当写进内部政策：关闭数据源减少的是自动发现能力，并不等于禁止用户有意把某份文档提交给 Gemini。

更稳妥的企业上线方式

对许多企业来说，选择并非只有“全部启用”或“完全禁用 Gemini”。分阶段上线通常更容易在生产力和治理之间取得平衡。

企业可以先从风险较低的数据源或用户群体开始，验证权限和管理员范围设置是否符合预期，再测试涉及机密或受监管信息的提示词。同时，应检查使用情况如何监控、对话数据如何留存，以及相关记录是否满足内部政策要求。只有在隐私、安全、法务和记录管理负责人认可控制措施后，再逐步扩大范围。

Workspace Intelligence 通过降低查找和提供背景信息的成本，让 Gemini 更有用；但它也改变了组织内部的信息发现方式。管理员真正需要决定的，不是 Gemini 能否访问 Workspace 数据，而是：它应当主动搜索哪些来源、面向哪些用户，以及在什么治理条件下运行。