Shanghai Jahwa biến WorkBuddy thành mô hình vận hành AI liên phòng ban như thế nào?

Điểm đáng chú ý trong cách Shanghai Jahwa triển khai WorkBuddy không chỉ nằm ở con số hiệu suất tăng hơn 4,5 lần, mà ở cách doanh nghiệp mở rộng công cụ này. Thay vì dùng AI như một chatbot trả lời câu hỏi, các nhóm đã chuyển những công việc lặp lại, có quy tắc thành quy trình được kiểm thử và các “Skill” có thể tái sử dụng. Nhờ đó, kinh nghiệm vốn nằm ở từng nhân viên được chuyển thành nguồn lực vận hành chung của tổ chức. 4

Tuy nhiên, cần đọc các con số này một cách thận trọng: đây là kết quả do doanh nghiệp báo cáo trong các nghiên cứu tình huống, chưa phải số liệu năng suất được kiểm toán độc lập.

Từ thử nghiệm ở hai phòng ban đến chín phòng ban

WorkBuddy được cho là bắt đầu được Shanghai Jahwa thử nghiệm tại bộ phận IT và nhân sự vào tháng 4/2026, trước khi được đưa vào vận hành thường xuyên ở chín phòng ban. Phạm vi triển khai gồm chuỗi cung ứng, marketing thương hiệu, R&D, tài chính, nhân sự và IT; công ty báo cáo hiệu suất trung bình của nhân viên tăng hơn 4,5 lần. 4

Mô hình mở rộng này có thể tóm tắt qua bốn bước:

1. Tìm những công việc có tính lặp lại. Mỗi bộ phận xác định các quy trình thường xuyên phải thu thập, đối chiếu, định dạng, phân tích dữ liệu hoặc lập báo cáo.
2. Chuyển quy tắc nghiệp vụ thành quy trình. Nhân viên phân rã cách công việc được thực hiện, sau đó dùng WorkBuddy để tạo script hoặc các Skill có cấu trúc.
3. Kiểm thử bằng dữ liệu thực tế trong quá khứ. Các nhóm đối chiếu kết quả, sửa lỗi và bổ sung những trường hợp ngoại lệ phát hiện trong quá trình thử nghiệm.
4. Tái sử dụng kết quả. Khi quy trình đủ ổn định, nhân viên có thể chạy lại nhiều lần và chia sẻ với đồng nghiệp hoặc các phòng ban khác.

Cách làm này biến việc ứng dụng AI thành bài toán thiết kế quy trình, chứ không đơn thuần là cài thêm một phần mềm. Nhân viên am hiểu nghiệp vụ vẫn chịu trách nhiệm phán đoán và kiểm soát chất lượng, còn tác nhân AI xử lý phần lớn công việc thực thi lặp đi lặp lại.

Nhân viên dùng WorkBuddy vào những việc gì?

Các trường hợp sử dụng được báo cáo không chỉ dừng ở việc soạn thảo văn bản. Trong tháng gần nhất được trích dẫn, 67% người dùng áp dụng WorkBuddy cho công việc nghiệp vụ chuyên môn, 63% dùng cho xử lý và phân tích dữ liệu, còn 57% dùng cho tự động hóa hoặc vận hành, bảo trì. Đây là tỷ lệ sử dụng theo nhóm hoạt động, không phải thước đo cho biết mỗi hoạt động đã tiết kiệm bao nhiêu thời gian. 7

Một số ví dụ tại Shanghai Jahwa gồm:

• R&D: nghiên cứu nguyên liệu mỹ phẩm và các quy định liên quan.
• Tài chính: chuyển quy tắc xét duyệt hoàn ứng thành quy trình lặp lại được và tự động tạo báo cáo sàng lọc đầu tư.
• Nhân sự: tạo nhắc nhở cho quản lý và nhân viên khi sắp hết thời gian thử việc.
• Chuỗi cung ứng: tự động cập nhật các bảng điều khiển tại nhiều phân xưởng.
• Marketing thương hiệu: xây dựng hiểu biết về người tiêu dùng, phân tích nội dung và tạo tài liệu marketing.

Bộ phận marketing cũng được cho là đã chuyển khoảng 70% các buổi tổng hợp hàng tuần theo dạng trình chiếu sang trang HTML. Những trang này có thể chia sẻ trong toàn công ty, cập nhật trực tuyến và xem ngay mà không cần chờ phát hành lại một bộ slide tĩnh.

Bài toán chuỗi cung ứng cho thấy mô hình hoạt động ra sao

Ví dụ rõ nhất đến từ công việc đối soát cước logistics. Hoạt động B2C của Shanghai Jahwa sử dụng các nền tảng Tmall, JD và Douyin. Chi phí kho bãi, xử lý, giao hàng cùng các khoản khác được phân tán trong bảy nhóm hóa đơn thô. Sau 18 tháng, tập dữ liệu đã lên tới khoảng 60 triệu dòng. Trước đây, quy trình xử lý hàng tháng dựa chủ yếu vào Excel và mất 5–6 người-ngày; khi tệp quá lớn, việc mở hoặc xử lý dữ liệu cũng có thể trở nên khó khăn.

Zhang Ying, quản lý vận hành chuỗi cung ứng có nền tảng kinh tế học nhưng không biết lập trình, đã chia quy trình hàng tháng thành các bước nhỏ. WorkBuddy tạo mã Python cho từng bước, sau đó Zhang liên tục kiểm thử bằng dữ liệu lịch sử của 18 tháng. Khi phát hiện ngoại lệ hoặc quy tắc nghiệp vụ mới, cô bổ sung chúng vào các Skill có thể dùng lại.

Các thay đổi được báo cáo gồm:

• Phân tích hóa đơn hàng tháng: từ 2 người-ngày xuống 15 phút.
• Tạo bảng dữ liệu nền cho biểu đồ hình cánh bướm: từ 1 người-ngày xuống 2 phút.
• Tạo bảng điều khiển trực quan: từ 1,5 người-ngày xuống 3 phút.
• Toàn bộ quy trình hàng tháng: từ 5–6 người-ngày xuống dưới 20 phút.
• Mức tăng hiệu suất cao nhất ở một tác vụ riêng lẻ: tối đa 150 lần.

Kết quả không chỉ là một bảng tính được xử lý nhanh hơn. Bảng điều khiển hoàn thiện cho phép lọc theo thương hiệu, nền tảng, nhóm chi phí và giá trị đơn hàng trung bình. Quản lý cũng có thể mở liên kết để xem dữ liệu mới nhất thay vì chờ một báo cáo mới được dựng lại.

Vì sao cách triển khai này có thể mở rộng?

Trường hợp của Shanghai Jahwa cho thấy việc đưa tác nhân AI vào doanh nghiệp dễ lan rộng hơn khi các công việc đầu tiên có ba đặc điểm:

• Được thực hiện đủ thường xuyên để việc tự động hóa mang lại lợi ích rõ ràng.
• Có các quy tắc có thể giải thích và kiểm thử.
• Có đầu ra đối chiếu được với hồ sơ hiện có hoặc kỳ vọng nghiệp vụ.

Đối soát logistics phù hợp với cả ba điều kiện. Đây là quy trình lặp lại, nặng về dữ liệu, nhưng vẫn cần một người hiểu cấu trúc hóa đơn, nhận diện ngoại lệ và đánh giá kết quả có hợp lý về mặt kinh doanh hay không. WorkBuddy đẩy nhanh phần thao tác máy móc mà không loại bỏ vai trò giám sát nghiệp vụ.

Nguyên tắc tương tự được áp dụng ở tài chính, nhân sự, R&D và marketing. Mỗi nhóm cung cấp bối cảnh cùng phán đoán chuyên môn; tác nhân AI giúp đóng gói phần việc lặp lại thành quy trình có thể chạy lại và, trong một số trường hợp, chia sẻ rộng hơn trong tổ chức. 4

Tăng năng suất, không đồng nghĩa tự động thay thế việc làm

Lập luận thực tế hơn của Tencent từ trường hợp này không phải là AI sẽ thay thế nhân viên văn phòng. Mức tăng được báo cáo đến từ việc các chuyên gia nghiệp vụ xác định quy tắc, kiểm tra kết quả, sửa ngoại lệ và biến những quy trình thành công thành tài sản có thể tái sử dụng trong tổ chức. 4

Đây là điểm khác biệt giữa một chatbot và một Skill đã được kiểm thử. Chatbot có thể cung cấp một câu trả lời cho từng lần hỏi; còn Skill có thể lưu giữ cách doanh nghiệp thực hiện một công việc định kỳ. Giá trị sẽ tăng lên khi nhiều phòng ban cùng tạo và dùng lại quy trình, thay vì mỗi sáng kiến tự động hóa chỉ tồn tại như một thử nghiệm riêng lẻ.

Dù vậy, không nên tự động áp dụng các con số nổi bật này cho mọi công ty hay mọi vị trí. Bằng chứng hiện có mô tả kết quả Shanghai Jahwa báo cáo ở một số quy trình được lựa chọn, chứ chưa chứng minh năng suất của toàn bộ nhân viên đã tăng 4,5 lần qua một đánh giá độc lập. Bài học có cơ sở hơn nằm ở mô hình vận hành: bắt đầu từ công việc lặp lại và đo lường được, giữ chuyên gia trong vòng kiểm soát, kiểm thử bằng dữ liệu thực tế và chia sẻ những gì đã chứng minh hiệu quả.