Khi công ty bị giả danh tuyển dụng: kế hoạch phản ứng và mẫu thông báo

Lặp lại cảnh báo ở nơi ứng viên nhìn thấy tin tuyển dụng

Chỉ đăng cảnh báo trên website là chưa đủ nếu ứng viên đang gặp nội dung giả trên nền tảng việc làm hoặc mạng xã hội nghề nghiệp. Vì các vụ giả danh tuyển dụng có thể bắt đầu từ job site và mạng nghề nghiệp , hãy thêm phiên bản ngắn của cảnh báo vào các mô tả công việc đang mở, hồ sơ công ty trên nền tảng tuyển dụng và những trang tuyển dụng nơi doanh nghiệp đang hiện diện.

Một số thông báo công khai của nhà tuyển dụng cho thấy cách viết có thể rất trực diện. Trong các tin tuyển dụng liên quan đến Airbus, có thông báo nêu rằng công ty sẽ không yêu cầu bất kỳ trao đổi tiền bạc nào trong quy trình tuyển dụng và các trường hợp mạo danh cần được báo cáo . Một tin tuyển dụng liên quan đến Airbus khác nói công ty không gửi thư mời làm việc từ các dịch vụ email miễn phí và không ủy quyền cho bất kỳ ai thu tiền để đổi lấy việc làm . Một tin tuyển dụng của Vestas cũng đưa cảnh báo về gian lận tuyển dụng liên quan đến email giả mạo từ những người tự nhận làm việc cho công ty .

Bài học rất đơn giản: hãy chỉ đường xác minh thật rõ, và nói không mập mờ về chuyện tiền bạc.

Khi nào nên đăng riêng trên LinkedIn?

Hãy cân nhắc đăng thông báo trên LinkedIn nếu hoạt động mạo danh có vẻ vẫn đang diễn ra, nếu tin giả được gửi qua LinkedIn, hoặc nếu ứng viên nhiều khả năng sẽ vào trang công ty trên LinkedIn để kiểm tra. Một thông báo ngắn có thể giảm rủi ro cho ứng viên mà không biến sự việc thành một khủng hoảng truyền thông lớn hơn.

Thông điệp nên tập trung vào việc bảo vệ ứng viên:

• hướng mọi người về trang Tuyển dụng chính thức;
• nói rõ các cá nhân không được ủy quyền không phải là đại diện của công ty;
• nhắc ứng viên không chuyển tiền hoặc gửi thông tin nhạy cảm qua kênh chưa xác thực;
• cung cấp email báo cáo/xác minh chính thức.

Tránh nêu tên người bị nghi mạo danh, đăng ảnh chụp màn hình, nhắc lại quá chi tiết vị trí tuyển dụng giả, hoặc mô tả các bước điều tra nội bộ, trừ khi HR, Pháp chế, An ninh thông tin và Truyền thông đã cùng phê duyệt nội dung.

Thiết lập một kênh báo cáo có người theo dõi

Hãy dùng một kênh báo cáo dễ thấy, chẳng hạn careers@company.com, recruitment@company.com, hoặc một hộp thư bảo mật chuyên trách. Đặt cùng một địa chỉ liên hệ trong thông báo trên trang Tuyển dụng, mô tả công việc, hồ sơ công ty và bài đăng mạng xã hội.

Nên yêu cầu ứng viên chuyển tiếp hoặc gửi:

• ảnh chụp màn hình tin nhắn;
• tên người gửi, địa chỉ email, số điện thoại và URL hồ sơ;
• liên kết đến tin tuyển dụng, biểu mẫu hoặc tài liệu đáng ngờ;
• thời điểm nhận tin nhắn;
• mọi yêu cầu chuyển tiền, cung cấp thông tin ngân hàng, giấy tờ định danh hoặc dữ liệu cá nhân nhạy cảm.

Trong nội bộ, cần có một đầu mối phân loại và xử lý báo cáo. Ở nhiều công ty, việc phản ứng có thể cần sự phối hợp của Talent Acquisition, HR, Pháp chế, Truyền thông doanh nghiệp, An ninh thông tin và Chăm sóc khách hàng.

Thông điệp công khai nên nói gì — và nên tránh gì

Thông báo hiệu quả về gian lận tuyển dụng thường ngắn, nhất quán và đặt ứng viên lên trước.

Nên nói:

• Vui lòng xác minh mọi vị trí tuyển dụng qua trang Tuyển dụng chính thức của chúng tôi.
• Những cá nhân này không được ủy quyền đại diện cho công ty.
• Chúng tôi không yêu cầu ứng viên thanh toán bất kỳ khoản tiền nào trong quy trình tuyển dụng, nếu điều này đúng với quy trình thực tế của công ty.
• Nếu bạn không chắc một tin nhắn có phải thật hay không, hãy liên hệ với chúng tôi qua địa chỉ email đã xác minh này.

Nên tránh:

• công khai tên người bị nghi là nhà tuyển dụng giả;
• chia sẻ ảnh chụp màn hình có thể làm lộ dữ liệu ứng viên;
• ám chỉ hệ thống của công ty bị xâm nhập khi điều đó chưa được xác nhận;
• khẳng định mọi hoạt động tuyển dụng hợp lệ chỉ diễn ra qua một kênh duy nhất nếu thực tế không phải vậy;
• mô tả chi tiết biện pháp bảo mật hoặc quy trình điều tra nội bộ.

Mẫu: cảnh báo gian lận tuyển dụng trên trang Tuyển dụng

Cảnh báo gian lận tuyển dụng

Chúng tôi được biết rằng có thể đang có những cá nhân không được ủy quyền liên hệ với ứng viên và tự nhận tuyển dụng thay mặt cho [Tên công ty].

Vui lòng xác minh mọi cơ hội việc làm tại [Tên công ty] qua trang Tuyển dụng chính thức của chúng tôi: [liên kết trang tuyển dụng].

[Tên công ty] không yêu cầu ứng viên thanh toán, cung cấp thông tin ngân hàng hoặc chuyển tiền trong quy trình tuyển dụng. Chúng tôi khuyến nghị ứng viên không chia sẻ thông tin cá nhân nhạy cảm qua các tin nhắn hoặc kênh liên hệ chưa được xác thực.

Nếu bạn được liên hệ về một vị trí tại [Tên công ty] và không chắc thông tin đó có chính xác hay không, vui lòng liên hệ với chúng tôi tại [email tuyển dụng]. Nếu bạn cho rằng mình đã nhận được tin nhắn đáng ngờ, vui lòng không phản hồi, không bấm vào liên kết, không thanh toán và không chia sẻ thông tin cá nhân cho đến khi đã xác minh được nguồn liên hệ.

Sự an toàn và niềm tin của ứng viên rất quan trọng với chúng tôi. Chúng tôi khuyến khích bất kỳ ai có lo ngại liên hệ trực tiếp với công ty.

Hãy điều chỉnh mẫu này theo đúng quy trình tuyển dụng thật của doanh nghiệp. Ví dụ, nếu công ty chỉ thu thập giấy tờ định danh, thông tin trả lương hoặc thông tin ngân hàng sau khi ứng viên đã ký thư mời làm việc, hãy nói rõ điều đó và giải thích rằng việc thu thập chỉ diễn ra qua kênh chính thức đã xác minh.

Mẫu: thông báo ngắn trên job board hoặc hồ sơ công ty

Thông báo về gian lận tuyển dụng

Vui lòng cảnh giác với các cá nhân không được ủy quyền tự nhận tuyển dụng thay mặt cho [Tên công ty]. Ứng viên nên xác minh các vị trí đang mở qua trang Tuyển dụng chính thức của chúng tôi: [liên kết trang tuyển dụng].

[Tên công ty] không yêu cầu ứng viên trả tiền trong quy trình tuyển dụng. Để xác minh một vị trí hoặc báo cáo liên hệ đáng ngờ, vui lòng liên hệ [email tuyển dụng].

Mẫu: thông báo trên LinkedIn

Chúng tôi được biết về một số hoạt động tuyển dụng không được ủy quyền, trong đó có cá nhân có thể đang tự nhận đại diện cho [Tên công ty].

Sự an toàn và niềm tin của ứng viên rất quan trọng với chúng tôi. Vui lòng xác minh các cơ hội việc làm tại [Tên công ty] qua kênh tuyển dụng chính thức tại [liên kết trang tuyển dụng]. Chúng tôi không yêu cầu ứng viên thanh toán hoặc cung cấp thông tin ngân hàng trong quy trình tuyển dụng.

Nếu bạn được liên hệ về một vị trí tại [Tên công ty] và không chắc thông tin đó có chính xác hay không, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi tại [email tuyển dụng]. Chúng tôi khuyến khích ứng viên thận trọng và báo cáo các liên hệ đáng ngờ.

Mẫu: thông báo nội bộ cho HR và đội tuyển dụng

Chúng ta được biết về một vấn đề có thể liên quan đến việc mạo danh tuyển dụng, trong đó có cá nhân không được ủy quyền tự nhận tuyển dụng cho [Tên công ty]. Những cá nhân này không được phép đại diện cho công ty.

Nếu ứng viên liên hệ, hãy hướng dẫn họ xác minh vị trí qua trang Tuyển dụng chính thức và đề nghị họ chuyển tiếp tin nhắn đáng ngờ, ảnh chụp màn hình, thông tin người gửi và liên kết liên quan đến [email báo cáo]. Không trao đổi trực tiếp với các hồ sơ bị nghi là gian lận. Chuyển các báo cáo mới đến [đầu mối/nhóm phụ trách] để theo dõi và rà soát.

Checklist xử lý nhanh

• Đăng cảnh báo dễ thấy trên trang Tuyển dụng chính thức.
• Thêm phiên bản ngắn vào các mô tả công việc đang hoạt động và hồ sơ công ty trên nền tảng việc làm.
• Tạo một hộp thư báo cáo có người theo dõi và chỉ định đầu mối nội bộ.
• Báo cáo hồ sơ giả, tin nhắn giả hoặc tin tuyển dụng giả cho nền tảng liên quan.
• Tìm kiếm trên các job board và mạng xã hội lớn để phát hiện tin trùng lặp dùng tên công ty.
• Lưu bằng chứng: ảnh chụp màn hình, URL, tên người gửi, email, số điện thoại, thời điểm liên hệ và yêu cầu thanh toán nếu có.
• Xác nhận vị trí được nhắc đến là vị trí thật, đã đóng hay hoàn toàn không tồn tại trước khi phản hồi ứng viên.
• Thống nhất thông điệp đã phê duyệt giữa Talent Acquisition, HR, Pháp chế, Truyền thông, An ninh thông tin và Chăm sóc khách hàng.
• Theo dõi báo cáo để nhận diện các tên, tên miền, hồ sơ, số điện thoại hoặc kịch bản lặp lại.
• Rà soát thông báo định kỳ và cập nhật nếu cách thức mạo danh thay đổi.

Kết luận

Nếu ứng viên vẫn có thể bị tiếp cận bởi nội dung giả, sự im lặng khiến họ không biết phải xác minh ở đâu. Hãy đăng một cảnh báo bình tĩnh trên trang Tuyển dụng, lặp lại cảnh báo tại nơi ứng viên nhìn thấy công việc, cung cấp một kênh báo cáo được theo dõi, và giữ mọi phát ngôn công khai ở mức chính xác, thực tế. Phản ứng tốt nhất là bảo vệ ứng viên trước, đồng thời tránh những tuyên bố vội vàng có thể tạo rủi ro pháp lý, an ninh hoặc uy tín cho doanh nghiệp.