Kiến trúc này phân chia rõ vai trò:

• Microsoft 365 Copilot: giao diện nơi nhân viên tương tác với AI
• Workday Sana Agent: lớp xử lý yêu cầu và truy cập dữ liệu Workday
• Nền tảng Workday: hệ thống ghi nhận chính thức (system of record) quản lý quy trình, quyền truy cập và phê duyệt

Nhờ vậy, nhân viên vẫn có trải nghiệm AI tiện lợi nhưng doanh nghiệp không phải hy sinh các cơ chế kiểm soát vốn có của hệ thống HR và tài chính.

Các tác vụ HR nhân viên có thể thực hiện

Sana agent đóng vai trò như trợ lý HR tự phục vụ ngay trong Copilot. Nhân viên có thể thực hiện nhiều việc thường ngày như:

• Kiểm tra số ngày nghỉ phép còn lại
• Xem phiếu lương hoặc thông tin payroll
• Hỏi các câu hỏi về chính sách nhân sự

Tất cả có thể thực hiện ngay trong Copilot mà không cần mở riêng ứng dụng Workday.

Những việc quản lý có thể làm

Không chỉ nhân viên, các manager cũng có thể xử lý công việc quản lý trực tiếp từ Copilot.

Ví dụ được nhắc đến trong thông báo ra mắt là khả năng xem và phê duyệt bảng chấm công (timesheet) của nhân viên.

Dù yêu cầu xuất phát từ Copilot, toàn bộ quy trình phê duyệt vẫn diễn ra trong Workday. Điều này đảm bảo các bước phê duyệt, lịch sử kiểm toán và quy tắc nội bộ vẫn giữ nguyên.

Các tác vụ tài chính mà agent hỗ trợ

Sana Self‑Service Agent cũng mở rộng sang các quy trình tài chính cơ bản liên quan đến nhân viên. Ví dụ:

• Gửi hoặc quản lý yêu cầu hoàn chi phí (expense)
• Tra cứu thông tin tài chính liên quan đến tài khoản nhân viên

Do các hành động này được thực thi trong Workday, chúng vẫn tuân theo cùng một bộ quy tắc nghiệp vụ và quy trình phê duyệt như khi thao tác trực tiếp trong hệ thống.

Vì sao dữ liệu và quản trị vẫn được đảm bảo

Một mối lo lớn khi đưa AI vào doanh nghiệp là việc bỏ qua các kiểm soát bảo mật và quy trình nội bộ. Thiết kế của tích hợp này nhằm tránh điều đó.

Workday vẫn là môi trường thực thi chính, còn Copilot chỉ đóng vai trò kích hoạt hành động.

Điều này đồng nghĩa:

• Quyền truy cập theo vai trò vẫn do Workday quản lý
• Quy trình phê duyệt và workflow tiếp tục chạy trong Workday
• Chính sách và kiểm soát tuân thủ vẫn được áp dụng đầy đủ

Tài liệu triển khai của Microsoft cũng yêu cầu cấu hình các thành phần bảo mật Workday như xác thực, integration user và security group để kiểm soát quyền truy cập chính xác.

Vì sao triển khai tương đối dễ cho đội IT

Thay vì phải xây dựng chatbot HR riêng từ đầu, Microsoft cung cấp sẵn framework Employee Self‑Service agent cùng gói mở rộng Workday.

Vì vậy đội IT chủ yếu cần cấu hình kết nối giữa hai hệ thống thay vì phát triển tích hợp hoàn toàn mới.

Các bước triển khai phổ biến gồm:

• Thiết lập SSO giữa Microsoft và Workday
• Tạo integration user và security group trong Workday
• Cài đặt Workday extension package trong Copilot Studio

Dù vẫn cần quản trị viên Workday và kiểm tra bảo mật, kiến trúc sẵn có giúp giảm đáng kể khối lượng phát triển tùy chỉnh.

Một phần trong chiến lược AI chung của Workday và Microsoft

Việc đưa Sana vào Copilot không phải là tích hợp đơn lẻ. Nó nằm trong chiến lược lớn hơn giữa Workday và Microsoft nhằm xây dựng hệ sinh thái AI agent doanh nghiệp có thể tương tác với nhau.

Hai công ty đang phát triển hạ tầng để các agent được tạo bằng công cụ Microsoft như Azure AI Foundry hoặc Copilot Studio có thể đăng ký và quản lý trong Workday Agent System of Record (ASOR).

Theo mô hình này:

• Microsoft cung cấp giao diện AI và các ứng dụng năng suất
• Workday cung cấp ngữ cảnh nghiệp vụ, dữ liệu và hệ thống vận hành cho HR và tài chính

Việc ra mắt Sana Self‑Service Agent trong Copilot cho thấy cách hai lớp này kết hợp với nhau trong thực tế.

Xu hướng lớn: AI agent ngay trong “flow of work”

Sự tích hợp này phản ánh xu hướng mới trong phần mềm doanh nghiệp: thay vì buộc nhân viên chuyển qua lại giữa nhiều hệ thống, AI agent trở thành lớp giao tiếp chung giữa các ứng dụng.

Trong mô hình đó, các công cụ năng suất như Microsoft 365 trở thành nơi tương tác chính, còn các hệ thống như Workday vẫn giữ vai trò nền tảng xử lý dữ liệu và quy trình. Sana Self‑Service Agent là ví dụ điển hình cho nỗ lực kết hợp trải nghiệm AI hội thoại với kiểm soát doanh nghiệp chặt chẽ.

Kiến trúc này phân chia rõ vai trò:

• Microsoft 365 Copilot: giao diện nơi nhân viên tương tác với AI
• Workday Sana Agent: lớp xử lý yêu cầu và truy cập dữ liệu Workday
• Nền tảng Workday: hệ thống ghi nhận chính thức (system of record) quản lý quy trình, quyền truy cập và phê duyệt

Nhờ vậy, nhân viên vẫn có trải nghiệm AI tiện lợi nhưng doanh nghiệp không phải hy sinh các cơ chế kiểm soát vốn có của hệ thống HR và tài chính.

Các tác vụ HR nhân viên có thể thực hiện

Sana agent đóng vai trò như trợ lý HR tự phục vụ ngay trong Copilot. Nhân viên có thể thực hiện nhiều việc thường ngày như:

• Kiểm tra số ngày nghỉ phép còn lại
• Xem phiếu lương hoặc thông tin payroll
• Hỏi các câu hỏi về chính sách nhân sự

Tất cả có thể thực hiện ngay trong Copilot mà không cần mở riêng ứng dụng Workday.

Những việc quản lý có thể làm

Không chỉ nhân viên, các manager cũng có thể xử lý công việc quản lý trực tiếp từ Copilot.

Ví dụ được nhắc đến trong thông báo ra mắt là khả năng xem và phê duyệt bảng chấm công (timesheet) của nhân viên.

Dù yêu cầu xuất phát từ Copilot, toàn bộ quy trình phê duyệt vẫn diễn ra trong Workday. Điều này đảm bảo các bước phê duyệt, lịch sử kiểm toán và quy tắc nội bộ vẫn giữ nguyên.

Các tác vụ tài chính mà agent hỗ trợ

Sana Self‑Service Agent cũng mở rộng sang các quy trình tài chính cơ bản liên quan đến nhân viên. Ví dụ:

• Gửi hoặc quản lý yêu cầu hoàn chi phí (expense)
• Tra cứu thông tin tài chính liên quan đến tài khoản nhân viên

Do các hành động này được thực thi trong Workday, chúng vẫn tuân theo cùng một bộ quy tắc nghiệp vụ và quy trình phê duyệt như khi thao tác trực tiếp trong hệ thống.

Vì sao dữ liệu và quản trị vẫn được đảm bảo

Một mối lo lớn khi đưa AI vào doanh nghiệp là việc bỏ qua các kiểm soát bảo mật và quy trình nội bộ. Thiết kế của tích hợp này nhằm tránh điều đó.

Workday vẫn là môi trường thực thi chính, còn Copilot chỉ đóng vai trò kích hoạt hành động.

Điều này đồng nghĩa:

• Quyền truy cập theo vai trò vẫn do Workday quản lý
• Quy trình phê duyệt và workflow tiếp tục chạy trong Workday
• Chính sách và kiểm soát tuân thủ vẫn được áp dụng đầy đủ

Tài liệu triển khai của Microsoft cũng yêu cầu cấu hình các thành phần bảo mật Workday như xác thực, integration user và security group để kiểm soát quyền truy cập chính xác.

Vì sao triển khai tương đối dễ cho đội IT

Thay vì phải xây dựng chatbot HR riêng từ đầu, Microsoft cung cấp sẵn framework Employee Self‑Service agent cùng gói mở rộng Workday.

Vì vậy đội IT chủ yếu cần cấu hình kết nối giữa hai hệ thống thay vì phát triển tích hợp hoàn toàn mới.

Các bước triển khai phổ biến gồm:

• Thiết lập SSO giữa Microsoft và Workday
• Tạo integration user và security group trong Workday
• Cài đặt Workday extension package trong Copilot Studio

Dù vẫn cần quản trị viên Workday và kiểm tra bảo mật, kiến trúc sẵn có giúp giảm đáng kể khối lượng phát triển tùy chỉnh.

Một phần trong chiến lược AI chung của Workday và Microsoft

Việc đưa Sana vào Copilot không phải là tích hợp đơn lẻ. Nó nằm trong chiến lược lớn hơn giữa Workday và Microsoft nhằm xây dựng hệ sinh thái AI agent doanh nghiệp có thể tương tác với nhau.

Hai công ty đang phát triển hạ tầng để các agent được tạo bằng công cụ Microsoft như Azure AI Foundry hoặc Copilot Studio có thể đăng ký và quản lý trong Workday Agent System of Record (ASOR).

Theo mô hình này:

• Microsoft cung cấp giao diện AI và các ứng dụng năng suất
• Workday cung cấp ngữ cảnh nghiệp vụ, dữ liệu và hệ thống vận hành cho HR và tài chính

Việc ra mắt Sana Self‑Service Agent trong Copilot cho thấy cách hai lớp này kết hợp với nhau trong thực tế.

Xu hướng lớn: AI agent ngay trong “flow of work”

Sự tích hợp này phản ánh xu hướng mới trong phần mềm doanh nghiệp: thay vì buộc nhân viên chuyển qua lại giữa nhiều hệ thống, AI agent trở thành lớp giao tiếp chung giữa các ứng dụng.

Trong mô hình đó, các công cụ năng suất như Microsoft 365 trở thành nơi tương tác chính, còn các hệ thống như Workday vẫn giữ vai trò nền tảng xử lý dữ liệu và quy trình. Sana Self‑Service Agent là ví dụ điển hình cho nỗ lực kết hợp trải nghiệm AI hội thoại với kiểm soát doanh nghiệp chặt chẽ.