Bên trong các AI agent Sana của Workday: Tự động hóa hỗ trợ IT và quy trình công tác doanh nghiệp

Điểm khác biệt là Workday không định vị Sana chỉ là chatbot trả lời câu hỏi. Công ty gọi các agent này là AI “có thể hành động” (action‑taking) – nghĩa là chúng có thể trực tiếp thực hiện công việc thay cho người dùng.

Do chạy ngay bên trong nền tảng Workday, các agent này truy cập cùng nguồn dữ liệu thời gian thực mà hệ thống HR và tài chính của doanh nghiệp đang sử dụng.

Nhờ đó, chúng hiểu được bối cảnh tổ chức như:

• Vai trò và phòng ban của nhân viên
• Cấu trúc báo cáo và chuỗi phê duyệt
• Quyền truy cập hệ thống
• Chính sách công tác và chi tiêu của công ty

Dựa trên thông tin đó, AI có thể tự xác định các bước cần thực hiện và tự động kích hoạt quy trình phù hợp, đồng thời vẫn tuân thủ các quy định quản trị và bảo mật của doanh nghiệp.

Sana for IT Service Management (ITSM)

Sana for ITSM tập trung vào việc tự động hóa các quy trình hỗ trợ nội bộ – đặc biệt là những công việc cần phối hợp giữa HR, IT và tài chính.

Một số tình huống phổ biến mà hệ thống có thể xử lý gồm:

• Quy trình onboarding và offboarding nhân viên, bao gồm cấp hoặc thu hồi quyền truy cập hệ thống
• Thay đổi quyền truy cập khi nhân viên chuyển phòng ban hoặc vai trò
• Các yêu cầu IT thường gặp như đặt lại mật khẩu hoặc xin cấp phần mềm
• Các ticket dịch vụ nội bộ liên quan đến HR, tài chính và IT

Vì agent hoạt động trực tiếp trên dữ liệu tổ chức của Workday, hệ thống có thể tự xác định ai cần quyền truy cập nào, hệ thống nào cần cập nhật và ai phải phê duyệt.

Thay vì nhân viên gửi ticket rồi chờ nhiều bộ phận xử lý, AI có thể tự điều phối toàn bộ quy trình phía sau – kích hoạt cấp quyền, gửi phê duyệt và cập nhật hệ thống tự động.

Sana Travel Agent

Agent thứ hai, Sana Travel Agent, nhắm tới một vấn đề phổ biến khác: quy trình công tác doanh nghiệp thường bị chia nhỏ giữa nhiều hệ thống đặt vé, phê duyệt và quản lý chi phí.

Workday cố gắng gom tất cả bước này vào một workflow hội thoại duy nhất.

Thông qua agent, nhân viên có thể:

• Lập kế hoạch chuyến công tác
• Đặt vé máy bay, khách sạn
• Kiểm tra xem lựa chọn có tuân thủ chính sách công ty hay không
• Gửi phê duyệt cho quản lý
• Tự động tạo và theo dõi báo cáo chi phí

Cách tiếp cận này giúp kết nối việc đặt chuyến đi và quản lý chi tiêu thành một quy trình liền mạch, đồng thời cho phép bộ phận tài chính theo dõi chi phí gần như theo thời gian thực.

AI sử dụng dữ liệu tổ chức và chính sách nội bộ như thế nào

Một nguyên tắc thiết kế quan trọng của các agent Sana là chúng chạy ngay tại nơi dữ liệu gốc (system of record) tồn tại – tức là bên trong nền tảng Workday.

Điều này cho phép hệ thống sử dụng trực tiếp:

• Dữ liệu HR và tài chính thời gian thực
• Bối cảnh tổ chức như vai trò và cấu trúc quản lý
• Chính sách bảo mật, kiểm soát và quản trị đã được cấu hình

Nhờ vậy, AI có thể thực hiện hành động phù hợp với từng công ty, ví dụ:

• đảm bảo chuyến công tác tuân thủ chính sách
• gửi yêu cầu phê duyệt đúng quản lý
• cấp quyền hệ thống đúng theo vai trò của nhân viên

Nói cách khác, giao diện hội thoại không chỉ trả lời câu hỏi mà còn thực thi quy trình doanh nghiệp theo đúng quy định nội bộ.

Thời điểm ra mắt và khả năng triển khai

Workday đã phát hành Sana from Workday, bao gồm giao diện AI hội thoại, cho khách hàng toàn cầu từ tháng 3/2026.

Sau đó, tại Sana AI Summit ngày 21/5/2026 ở New York, công ty công bố thêm hai agent mới: Sana for ITSM và Sana Travel Agent.

Tuy nhiên, trong các thông báo chính thức, Workday chưa công bố thời điểm phát hành rộng rãi (general availability) cho hai công cụ này. Chúng mới được giới thiệu và trình diễn tại sự kiện, nhưng lịch triển khai đầy đủ cho khách hàng vẫn chưa được xác định rõ.

Xu hướng lớn hơn: từ chatbot sang AI agent thực thi công việc

Cách tiếp cận của Workday phản ánh một xu hướng đang nổi lên trong phần mềm doanh nghiệp: chuyển từ chatbot chỉ cung cấp thông tin sang AI agent có thể trực tiếp thực hiện công việc trong hệ thống kinh doanh.

Bằng cách nhúng các agent này ngay trong nền tảng HR và tài chính, Workday hy vọng giảm bớt việc chuyển qua lại giữa nhiều công cụ, hàng đợi ticket và các quy trình phê duyệt thủ công.

Nếu mô hình này hoạt động hiệu quả, những công việc quen thuộc trong doanh nghiệp — từ onboarding nhân viên đến hoàn trả chi phí công tác — có thể dần trở thành một cuộc hội thoại đơn giản được hỗ trợ bởi workflow tự động phía sau.