มีคนแอบอ้างเป็นรีครูตเตอร์ของบริษัทคุณ ควรทำอย่างไร

ตัวอย่างจากประกาศงานสาธารณะแสดงให้เห็นว่าภาษาคำเตือนไม่ต้องซับซ้อน ประกาศงานที่เกี่ยวข้องกับ Airbus ระบุว่าบริษัทจะไม่ขอการแลกเปลี่ยนเป็นเงินในกระบวนการสรรหา และควรรายงานการแอบอ้างชื่อ Airbus อีกประกาศหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับ Airbus ระบุว่าบริษัทไม่ส่งข้อเสนองานจากบริการอีเมลฟรี และไม่อนุญาตให้ใครเก็บเงินเพื่อแลกกับงาน ส่วนประกาศของ Vestas มีคำเตือนเรื่อง recruitment fraud หรือการหลอกลวงด้านการสรรหา โดยกล่าวถึงอีเมลปลอมจากผู้ที่แอบอ้างว่าทำงานให้บริษัท

บทเรียนคือ ทำให้เส้นทางตรวจสอบเห็นชัด และทำให้คำเตือนเรื่องการจ่ายเงินไม่มีช่องให้ตีความผิด

เมื่อไรควรมีโพสต์บน LinkedIn แยกต่างหาก

ควรโพสต์บน LinkedIn เมื่อการแอบอ้างยังอาจเกิดขึ้นอยู่ เมื่อข้อความปลอมเริ่มจาก LinkedIn หรือเมื่อผู้สมัครมีแนวโน้มจะเข้ามาดูหน้าบริษัทบน LinkedIn เพื่อหาความมั่นใจ โพสต์สั้น ๆ ช่วยลดความเสี่ยงของผู้สมัครได้ โดยไม่จำเป็นต้องทำให้เรื่องกลายเป็นประเด็นสาธารณะที่ใหญ่กว่าเดิม

ให้โพสต์มุ่งที่การปกป้องผู้สมัคร:

• ชี้ไปยังหน้า Careers หรือช่องทางสมัครงานทางการ
• ระบุว่าบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาตไม่ใช่ตัวแทนของบริษัท
• เตือนว่าไม่ควรส่งเงินหรือข้อมูลอ่อนไหวผ่านช่องทางที่ยังตรวจสอบไม่ได้
• ให้ที่อยู่อีเมลสำหรับรายงานหรือขอตรวจสอบ

หลีกเลี่ยงการระบุชื่อผู้ที่สงสัยว่าแอบอ้าง การเผยแพร่ภาพหน้าจอ การเล่ารายละเอียดตำแหน่งปลอมซ้ำ หรือการอธิบายขั้นตอนสืบสวนภายใน เว้นแต่ฝ่าย HR, กฎหมาย, ความปลอดภัย และสื่อสารองค์กรอนุมัติถ้อยคำแล้ว

ตั้งช่องทางรายงานเดียวที่มีคนดูแลจริง

ใช้ช่องทางรายงานเดียวที่มองเห็นง่าย เช่น careers@company.com, recruitment@company.com หรืออีเมลด้านความปลอดภัยเฉพาะกิจ แล้วใส่ช่องทางเดียวกันนี้ไว้ในประกาศบนหน้า Careers, ข้อความบน job board และโพสต์โซเชียล

ขอให้ผู้สมัครส่งข้อมูลต่อไปนี้มาเพื่อประกอบการตรวจสอบ:

• ภาพหน้าจอของข้อความที่ได้รับ
• ชื่อผู้ส่ง อีเมล เบอร์โทรศัพท์ และ URL โปรไฟล์
• ลิงก์ไปยังประกาศงาน แบบฟอร์ม หรือเอกสารที่น่าสงสัย
• วันและเวลาของข้อความ
• คำขอให้โอนเงิน ส่งข้อมูลบัญชีธนาคาร เอกสารยืนยันตัวตน หรือข้อมูลส่วนบุคคลอ่อนไหว

ภายในองค์กรควรกำหนดเจ้าของเรื่องสำหรับคัดกรองและติดตามเคส ในหลายบริษัท การรับมือมักเกี่ยวข้องกับ Talent Acquisition, HR, กฎหมาย, สื่อสารองค์กร, Information Security และ Customer Support

ข้อความสาธารณะควรพูดอะไร และไม่ควรพูดอะไร

ข้อความเกี่ยวกับ recruitment fraud ที่ดีควรสั้น สม่ำเสมอ และยึดผู้สมัครเป็นศูนย์กลาง

ควรพูดว่า:

• โปรดตรวจสอบตำแหน่งงานผ่านหน้า Careers ทางการของเรา
• บุคคลเหล่านี้ไม่ได้รับอนุญาตให้เป็นตัวแทนของบริษัท
• บริษัทไม่เรียกเก็บเงินจากผู้สมัครในกระบวนการสรรหา หากเป็นจริงตามกระบวนการของบริษัท
• หากไม่แน่ใจว่าข้อความเป็นของจริงหรือไม่ โปรดติดต่อเราที่อีเมลที่ยืนยันได้นี้

ควรหลีกเลี่ยง:

• การระบุชื่อผู้ต้องสงสัยว่าเป็นรีครูตเตอร์ปลอมต่อสาธารณะ
• การแชร์ภาพหน้าจอที่อาจเปิดเผยข้อมูลของผู้สมัคร
• การทำให้เข้าใจว่าระบบของบริษัทถูกเจาะ เว้นแต่ยืนยันแล้วว่าเป็นเช่นนั้นจริง
• การสัญญาว่าการสรรหาที่ถูกต้องทั้งหมดเกิดผ่านช่องทางเดียวเท่านั้น เว้นแต่เป็นความจริงตามกระบวนการของบริษัท
• การเปิดเผยรายละเอียดมาตรการความปลอดภัยหรือขั้นตอนสืบสวนภายใน

เทมเพลต: ประกาศเตือนบนหน้า Careers

ประกาศเตือนการแอบอ้างในกระบวนการสรรหางาน

เรารับทราบว่าอาจมีบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาตติดต่อผู้สมัคร โดยแอบอ้างว่าดำเนินการสรรหางานในนามของ [ชื่อบริษัท]

โปรดตรวจสอบตำแหน่งงานทั้งหมดของ [ชื่อบริษัท] ผ่านหน้า Careers ทางการของเราเท่านั้น: [ลิงก์หน้า Careers]

[ชื่อบริษัท] ไม่ขอให้ผู้สมัครชำระเงิน ให้รายละเอียดบัญชีธนาคาร หรือโอนเงินในฐานะส่วนหนึ่งของกระบวนการสรรหางาน เราขอแนะนำให้ผู้สมัครไม่เปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลอ่อนไหวผ่านข้อความหรือช่องทางที่ยังตรวจสอบไม่ได้

หากคุณได้รับการติดต่อเกี่ยวกับตำแหน่งงานของ [ชื่อบริษัท] และไม่แน่ใจว่าเป็นของจริงหรือไม่ โปรดติดต่อเราที่ [อีเมลรับเรื่อง] หากคุณคิดว่าได้รับข้อความที่น่าสงสัย โปรดอย่าตอบกลับ อย่าคลิกลิงก์ อย่าชำระเงิน และอย่าเปิดเผยข้อมูลส่วนบุคคลจนกว่าจะตรวจสอบการติดต่อดังกล่าวแล้ว

ความไว้วางใจและความปลอดภัยของผู้สมัครเป็นเรื่องสำคัญสำหรับเรา หากมีข้อกังวล โปรดติดต่อเราโดยตรง

ปรับเทมเพลตนี้ให้ตรงกับกระบวนการสรรหาจริงของบริษัท เช่น หากบริษัทขอเอกสารยืนยันตัวตน ข้อมูลเงินเดือน หรือรายละเอียดบัญชีธนาคารเฉพาะหลังมีการลงนามรับข้อเสนอแล้ว ให้เขียนให้ชัดว่าเกิดขึ้นในขั้นตอนไหน และเกิดผ่านช่องทางทางการที่ตรวจสอบได้เท่านั้น

เทมเพลต: ข้อความสั้นสำหรับ job board หรือโปรไฟล์บริษัท

ประกาศเตือนการหลอกลวงด้านการสรรหางาน

โปรดใช้ความระมัดระวังต่อบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาตซึ่งอ้างว่าสรรหางานในนามของ [ชื่อบริษัท] ผู้สมัครควรตรวจสอบตำแหน่งงานจริงผ่านหน้า Careers ทางการของเรา: [ลิงก์หน้า Careers]

[ชื่อบริษัท] ไม่เรียกเก็บเงินจากผู้สมัครในกระบวนการสรรหางาน หากต้องการตรวจสอบตำแหน่งงานหรือรายงานการติดต่อที่น่าสงสัย โปรดติดต่อ [อีเมลรับเรื่อง]

เทมเพลต: โพสต์ LinkedIn

เราได้รับแจ้งว่ามีกิจกรรมการสรรหางานที่ไม่ได้รับอนุญาต โดยอาจมีบุคคลแอบอ้างว่าเป็นตัวแทนของ [ชื่อบริษัท]

ความไว้วางใจและความปลอดภัยของผู้สมัครเป็นเรื่องสำคัญสำหรับเรา โปรดตรวจสอบโอกาสงานของ [ชื่อบริษัท] ผ่านช่องทางสมัครงานทางการที่ [ลิงก์หน้า Careers] เราไม่ขอให้ผู้สมัครชำระเงินหรือให้รายละเอียดบัญชีธนาคารในกระบวนการสรรหางาน

หากคุณได้รับการติดต่อเกี่ยวกับตำแหน่งงานของ [ชื่อบริษัท] และไม่แน่ใจว่าเป็นของจริงหรือไม่ โปรดติดต่อเราโดยตรงที่ [อีเมลรับเรื่อง] เราขอให้ผู้สมัครใช้ความระมัดระวังและรายงานการติดต่อที่น่าสงสัย

เทมเพลต: ข้อความมาตรฐานสำหรับทีม HR และ Recruiting ภายใน

เรารับทราบประเด็นที่อาจมีการแอบอ้างในกระบวนการสรรหางาน โดยมีบุคคลที่ไม่ได้รับอนุญาตอ้างว่าสรรหางานให้ [ชื่อบริษัท] บุคคลเหล่านี้ไม่ได้รับอนุญาตให้เป็นตัวแทนของบริษัท

หากมีผู้สมัครติดต่อเข้ามา ให้แนะนำให้ตรวจสอบตำแหน่งงานผ่านหน้า Careers ทางการของเรา และขอให้ส่งต่อข้อความน่าสงสัย ภาพหน้าจอ รายละเอียดผู้ส่ง และลิงก์ที่เกี่ยวข้องมายัง [อีเมลรับเรื่อง] ห้ามติดต่อหรือโต้ตอบกับโปรไฟล์ที่สงสัยว่าเป็นการหลอกลวงโดยตรง และให้ส่งต่อรายงานใหม่ไปยัง [เจ้าของเรื่อง/ทีมที่รับผิดชอบ] เพื่อบันทึกและตรวจสอบ

เช็กลิสต์ลงมือทำ

• เผยแพร่ประกาศเตือน recruitment fraud บนหน้า Careers ทางการให้เห็นชัด
• เพิ่มข้อความเตือนฉบับสั้นในประกาศงานที่เปิดรับและโปรไฟล์บริษัทในแพลตฟอร์มต่าง ๆ
• ตั้งกล่องอีเมลหรือแบบฟอร์มรายงานที่มีผู้ดูแล และกำหนดเจ้าของเรื่องภายใน
• รายงานโปรไฟล์ปลอม ข้อความปลอม หรือประกาศงานปลอมต่อแพลตฟอร์มที่เกี่ยวข้อง
• ค้นหาประกาศซ้ำหรือประกาศน่าสงสัยบน job board และโซเชียลแพลตฟอร์มหลักโดยใช้ชื่อบริษัทของคุณ
• เก็บหลักฐาน เช่น ภาพหน้าจอ URL ชื่อผู้ส่ง อีเมล เบอร์โทรศัพท์ วันเวลา และคำขอให้ชำระเงิน
• ตรวจสอบก่อนตอบผู้สมัครว่า ตำแหน่งที่ถูกอ้างถึงเป็นตำแหน่งจริง ปิดรับแล้ว หรือไม่มีอยู่จริง
• จัดข้อความให้ตรงกันระหว่าง Talent Acquisition, HR, กฎหมาย, สื่อสารองค์กร, Information Security และ Customer Support
• บันทึกรายงานเพื่อดูรูปแบบซ้ำ เช่น ชื่อ โดเมน โปรไฟล์ เบอร์โทรศัพท์ หรือสคริปต์ข้อความที่ใช้ซ้ำ
• ทบทวนประกาศเป็นระยะ และอัปเดตหากรูปแบบการแอบอ้างเปลี่ยนไป

สรุป

หากผู้สมัครยังอาจตกเป็นเป้า ความเงียบจะทำให้พวกเขาไม่มีทางยืนยันที่เชื่อถือได้ สิ่งที่ควรทำคือออกประกาศบนหน้า Careers อย่างสงบ เตือนซ้ำในช่องทางที่ผู้สมัครพบงานของคุณ เปิดช่องทางรายงานเดียวที่มีคนดูแล และยึดข้อเท็จจริงในทุกข้อความสาธารณะ การรับมือที่ดีที่สุดคือปกป้องผู้สมัครก่อน พร้อมหลีกเลี่ยงคำกล่าวอ้างที่อาจเพิ่มความเสี่ยงด้านกฎหมาย ความปลอดภัย หรือชื่อเสียงของบริษัท