คำตอบการวิจัย
ประเด็นสำคัญ Google เปิดตัว Workspace Intelligence เมื่อวันที่ 22 เมษายน 2026 ช่วยให้ Gemini ดึงบริบทแบบเรียลไทม์จากแหล่งข้อมูลใน Workspace เช่น Gmail, Drive, Docs, Sheets, Calendar และ Chat Google ระบุว่าข้อมูล Workspace พรอมต์ และคำตอบจะไม่ถูกใช้ฝึกโมเดล generative AI หรือใช้เพื่อโฆษณา และจะไม่ถูกแชร์ออกนอกโดเมนของลูกค้า ผู้ดูแลระบบสามารถปิดแหล่งข้อมูลเป็นรายรายการได้ในระดับองค์กร หน่วยงานย่อย หรือกลุ่ม แต่การปิดจะหยุดการค้นหาอัตโนมัติ ไม่ได้ป้องกันผู้ใช้จากการแนบไฟล์เฉพาะรายการให้ Gemini โดยตรง How does Google’s Workspace Intelligence, introduced in April 2026, give Gemini AI assistant default, real-time Retrieval-Augmented Generati AI-generated illustration of Workspace Intelligence connecting enterprise data sources to Gemini. AI พรอมต์ Create a landscape editorial hero image for this Studio Global article: How does Google’s Workspace Intelligence, introduced in April 2026, give Gemini AI assistant default, real-time Retrieval-Augmented Generati. Article summary: Workspace Intelligence is an always-on-by-default grounding layer for Gemini in Workspace: it retrieves relevant, permission-respecting context from Gmail, Chat, Calendar, and Drive—including Docs and Sheets—at query tim. Topic tags: general, general web. Style: premium digital editorial illustration, source-backed research mood, clean composition, high detail, modern web publication hero. Use reference image context only for broad subject, composition, and topical grounding; do not copy the exact image. Avoid: logos, brand marks, copyrighted characters, real person likenesses, fake screenshots, UI text, readable text, watermarks, charts with fake numbers, clic
openai.com Google ประกาศ Workspace Intelligence เมื่อวันที่ 22 เมษายน 2026 ในฐานะชั้นข้อมูลถาวรที่ช่วยให้ Gemini เข้าใจบริบทจากบริการต่าง ๆ ใน Google Workspace แบบรวมศูนย์และเรียลไทม์ แทนที่ผู้ใช้จะต้องคัดลอกข้อมูลหรือแนบไฟล์ทุกชิ้นที่เกี่ยวข้องกับคำถาม Gemini สามารถดึงเนื้อหาจาก Gmail, Drive, Docs, Sheets, Calendar และ Chat มาใช้ประกอบคำตอบได้
สำหรับฝ่ายไอทีและผู้ดูแลระบบองค์กร การเปลี่ยนแปลงนี้มีนัยสำคัญ เพราะทำให้ Gemini เข้าถึงข้อมูลที่เดิมอาจแยกอยู่คนละแอป คนละกระบวนการทำงาน หรือไม่ถูกค้นพบพร้อมกันได้ง่ายขึ้น แม้ Google จะมีเครื่องมือควบคุมและระบุว่าสิทธิ์เดิมของผู้ใช้ยังคงมีผล แต่การเปิดใช้งานเป็นค่าเริ่มต้นไม่ได้ทำให้การตรวจสอบด้านความเป็นส่วนตัว การปฏิบัติตามกฎระเบียบ และการจัดการเอกสารหมดความจำเป็น
Workspace Intelligence เปลี่ยนวิธีทำงานของ Gemini อย่างไร
ในเชิงเทคนิค Workspace Intelligence ทำหน้าที่คล้ายชั้น Retrieval-Augmented Generation (RAG) หรือระบบที่ค้นข้อมูลมาใช้เป็นบริบทก่อนสร้างคำตอบ เมื่อผู้ใช้ส่งพรอมต์ Gemini สามารถค้นเนื้อหาใน Workspace ที่ผ่านการจัดทำดัชนีไว้แบบเรียลไทม์ แล้วนำผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้องมาใช้ประกอบคำตอบ Google อธิบายระบบนี้ว่าเป็น semantic layer แบบรวมศูนย์ที่เชื่อมบริการต่าง ๆ ใน Workspace ขณะที่รายงานภายนอกอธิบายกระบวนการดังกล่าวว่าเป็น RAG แบบเรียลไทม์
คนยังถาม คำตอบสั้น ๆ สำหรับ "Workspace Intelligence ของ Google เปิดทางให้ Gemini เข้าถึงข้อมูลองค์กรโดยค่าเริ่มต้น" คืออะไร Google เปิดตัว Workspace Intelligence เมื่อวันที่ 22 เมษายน 2026 ช่วยให้ Gemini ดึงบริบทแบบเรียลไทม์จากแหล่งข้อมูลใน Workspace เช่น Gmail, Drive, Docs, Sheets, Calendar และ Chat
ประเด็นสำคัญที่ต้องตรวจสอบก่อนคืออะไร? Google เปิดตัว Workspace Intelligence เมื่อวันที่ 22 เมษายน 2026 ช่วยให้ Gemini ดึงบริบทแบบเรียลไทม์จากแหล่งข้อมูลใน Workspace เช่น Gmail, Drive, Docs, Sheets, Calendar และ Chat Google ระบุว่าข้อมูล Workspace พรอมต์ และคำตอบจะไม่ถูกใช้ฝึกโมเดล generative AI หรือใช้เพื่อโฆษณา และจะไม่ถูกแชร์ออกนอกโดเมนของลูกค้า
ฉันควรทำอย่างไรต่อไปในทางปฏิบัติ? ผู้ดูแลระบบสามารถปิดแหล่งข้อมูลเป็นรายรายการได้ในระดับองค์กร หน่วยงานย่อย หรือกลุ่ม แต่การปิดจะหยุดการค้นหาอัตโนมัติ ไม่ได้ป้องกันผู้ใช้จากการแนบไฟล์เฉพาะรายการให้ Gemini โดยตรง
คำตอบการวิจัย
ประเด็นสำคัญ Google เปิดตัว Workspace Intelligence เมื่อวันที่ 22 เมษายน 2026 ช่วยให้ Gemini ดึงบริบทแบบเรียลไทม์จากแหล่งข้อมูลใน Workspace เช่น Gmail, Drive, Docs, Sheets, Calendar และ Chat Google ระบุว่าข้อมูล Workspace พรอมต์ และคำตอบจะไม่ถูกใช้ฝึกโมเดล generative AI หรือใช้เพื่อโฆษณา และจะไม่ถูกแชร์ออกนอกโดเมนของลูกค้า ผู้ดูแลระบบสามารถปิดแหล่งข้อมูลเป็นรายรายการได้ในระดับองค์กร หน่วยงานย่อย หรือกลุ่ม แต่การปิดจะหยุดการค้นหาอัตโนมัติ ไม่ได้ป้องกันผู้ใช้จากการแนบไฟล์เฉพาะรายการให้ Gemini โดยตรง How does Google’s Workspace Intelligence, introduced in April 2026, give Gemini AI assistant default, real-time Retrieval-Augmented Generati AI-generated illustration of Workspace Intelligence connecting enterprise data sources to Gemini. AI พรอมต์ Create a landscape editorial hero image for this Studio Global article: How does Google’s Workspace Intelligence, introduced in April 2026, give Gemini AI assistant default, real-time Retrieval-Augmented Generati. Article summary: Workspace Intelligence is an always-on-by-default grounding layer for Gemini in Workspace: it retrieves relevant, permission-respecting context from Gmail, Chat, Calendar, and Drive—including Docs and Sheets—at query tim. Topic tags: general, general web. Style: premium digital editorial illustration, source-backed research mood, clean composition, high detail, modern web publication hero. Use reference image context only for broad subject, composition, and topical grounding; do not copy the exact image. Avoid: logos, brand marks, copyrighted characters, real person likenesses, fake screenshots, UI text, readable text, watermarks, charts with fake numbers, clic
openai.com Google ประกาศ Workspace Intelligence เมื่อวันที่ 22 เมษายน 2026 ในฐานะชั้นข้อมูลถาวรที่ช่วยให้ Gemini เข้าใจบริบทจากบริการต่าง ๆ ใน Google Workspace แบบรวมศูนย์และเรียลไทม์ แทนที่ผู้ใช้จะต้องคัดลอกข้อมูลหรือแนบไฟล์ทุกชิ้นที่เกี่ยวข้องกับคำถาม Gemini สามารถดึงเนื้อหาจาก Gmail, Drive, Docs, Sheets, Calendar และ Chat มาใช้ประกอบคำตอบได้
สำหรับฝ่ายไอทีและผู้ดูแลระบบองค์กร การเปลี่ยนแปลงนี้มีนัยสำคัญ เพราะทำให้ Gemini เข้าถึงข้อมูลที่เดิมอาจแยกอยู่คนละแอป คนละกระบวนการทำงาน หรือไม่ถูกค้นพบพร้อมกันได้ง่ายขึ้น แม้ Google จะมีเครื่องมือควบคุมและระบุว่าสิทธิ์เดิมของผู้ใช้ยังคงมีผล แต่การเปิดใช้งานเป็นค่าเริ่มต้นไม่ได้ทำให้การตรวจสอบด้านความเป็นส่วนตัว การปฏิบัติตามกฎระเบียบ และการจัดการเอกสารหมดความจำเป็น
Workspace Intelligence เปลี่ยนวิธีทำงานของ Gemini อย่างไร
ในเชิงเทคนิค Workspace Intelligence ทำหน้าที่คล้ายชั้น Retrieval-Augmented Generation (RAG) หรือระบบที่ค้นข้อมูลมาใช้เป็นบริบทก่อนสร้างคำตอบ เมื่อผู้ใช้ส่งพรอมต์ Gemini สามารถค้นเนื้อหาใน Workspace ที่ผ่านการจัดทำดัชนีไว้แบบเรียลไทม์ แล้วนำผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้องมาใช้ประกอบคำตอบ Google อธิบายระบบนี้ว่าเป็น semantic layer แบบรวมศูนย์ที่เชื่อมบริการต่าง ๆ ใน Workspace ขณะที่รายงานภายนอกอธิบายกระบวนการดังกล่าวว่าเป็น RAG แบบเรียลไทม์
คนยังถาม คำตอบสั้น ๆ สำหรับ "Workspace Intelligence ของ Google เปิดทางให้ Gemini เข้าถึงข้อมูลองค์กรโดยค่าเริ่มต้น" คืออะไร Google เปิดตัว Workspace Intelligence เมื่อวันที่ 22 เมษายน 2026 ช่วยให้ Gemini ดึงบริบทแบบเรียลไทม์จากแหล่งข้อมูลใน Workspace เช่น Gmail, Drive, Docs, Sheets, Calendar และ Chat
ประเด็นสำคัญที่ต้องตรวจสอบก่อนคืออะไร? Google เปิดตัว Workspace Intelligence เมื่อวันที่ 22 เมษายน 2026 ช่วยให้ Gemini ดึงบริบทแบบเรียลไทม์จากแหล่งข้อมูลใน Workspace เช่น Gmail, Drive, Docs, Sheets, Calendar และ Chat Google ระบุว่าข้อมูล Workspace พรอมต์ และคำตอบจะไม่ถูกใช้ฝึกโมเดล generative AI หรือใช้เพื่อโฆษณา และจะไม่ถูกแชร์ออกนอกโดเมนของลูกค้า
ฉันควรทำอย่างไรต่อไปในทางปฏิบัติ? ผู้ดูแลระบบสามารถปิดแหล่งข้อมูลเป็นรายรายการได้ในระดับองค์กร หน่วยงานย่อย หรือกลุ่ม แต่การปิดจะหยุดการค้นหาอัตโนมัติ ไม่ได้ป้องกันผู้ใช้จากการแนบไฟล์เฉพาะรายการให้ Gemini โดยตรง
ในทางปฏิบัติ Gemini จึงสามารถใช้บริบทข้ามบริการเพื่อ:
ตอบคำถามและสรุปข้อมูล
ร่างเอกสารหรือข้อความ
ช่วยค้นหาไฟล์และข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
เชื่อมโยงข้อมูลจากอีเมล แชต ปฏิทิน และเอกสารเข้าด้วยกัน
อย่างไรก็ตาม ขอบเขตข้อมูลยังผูกกับสิทธิ์เดิมของผู้ใช้ Gemini ไม่ได้มีจุดประสงค์เพื่อมอบสิทธิ์ใหม่ในการดูไฟล์ ข้อความ หรือกิจกรรมในปฏิทินที่ผู้ใช้ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงอยู่แล้ว
Google แนะนำให้เปิดแหล่งข้อมูลทั้งหมดเพื่อให้ฟีเจอร์ทำงานได้เต็มประสิทธิภาพ
Google ระบุว่าจะใช้ข้อมูลขององค์กรอย่างไร Google ระบุขอบเขตการใช้ข้อมูลที่สำคัญต่อองค์กรไว้หลายประการ ได้แก่:
ข้อมูลใน Workspace พรอมต์ และคำตอบจะไม่ถูกใช้ฝึกโมเดล generative AI หากไม่ได้รับอนุญาต
ข้อมูลจะไม่ถูกใช้เพื่อการโฆษณา
พรอมต์และคำตอบที่สร้างขึ้นจะไม่ถูกแชร์กับผู้ใช้อื่นหรือองค์กรอื่นนอกโดเมนของลูกค้า ตามรายงานเกี่ยวกับจุดยืนของ Google
Google ไม่ได้สร้างฐานข้อมูลแยกต่างหากสำหรับ AI จากเอกสารและอีเมลขององค์กร ตามข้อมูลที่มีการรายงาน
คำยืนยันเหล่านี้ช่วยแยกความแตกต่างระหว่างการค้นข้อมูลมาอ้างอิงในขณะตอบ กับการนำข้อมูลบริษัทไปใช้เป็นวัตถุดิบฝึกโมเดลทั่วไป แต่ไม่ได้หมายความว่าภาระด้านธรรมาภิบาลข้อมูลขององค์กรจะหายไป เพราะ Gemini ยังสามารถนำข้อมูลหลายรายการที่ผู้ใช้มีสิทธิ์เข้าถึงอยู่แล้วมารวมเป็นคำตอบสั้น ๆ ที่นำไปแชร์ต่อได้ง่าย
เหตุใดการค้นข้อมูลตามสิทธิ์เดิมยังอาจสร้างความเสี่ยงด้านกฎระเบียบ คำถามสำคัญจึงไม่ได้มีเพียงว่า “ผู้ใช้เปิดดูข้อมูลนี้ได้หรือไม่” แต่ยังรวมถึง “องค์กรควรอนุญาตให้ AI รวมและสรุปข้อมูลเหล่านี้เพื่อวัตถุประสงค์นี้หรือไม่”
ผู้ใช้อาจมีสิทธิ์ดูอีเมล แชต รายการปฏิทิน และเอกสารแต่ละรายการอยู่แล้ว Workspace Intelligence ทำให้ข้อมูลที่กระจายกันเหล่านี้ถูกค้นพบและนำมารวมกันได้สะดวกขึ้น ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน แต่ก็อาจเพิ่มโอกาสการเปิดเผยข้อมูลโดยไม่ตั้งใจ การนำข้อมูลไปใช้ผิดวัตถุประสงค์ หรือการค้นหาข้อมูลภายในองค์กรในวงกว้างเกินความจำเป็น
องค์กรที่จัดการข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลสุขภาพ ข้อมูลพนักงาน ข้อมูลทางกฎหมาย ข้อมูลลูกค้า หรือข้อมูลการเงิน จึงอาจเลือกจำกัดแหล่งข้อมูลในระหว่างประเมินประเด็นต่อไปนี้:
วัตถุประสงค์และการเก็บข้อมูลเท่าที่จำเป็น: การค้นข้อมูลแบบกว้างเป็นค่าเริ่มต้นจำเป็นต่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่กำหนดไว้จริงหรือไม่ความลับและสิทธิ์เท่าที่จำเป็น: คำตอบที่สร้างขึ้นอาจเผยให้เห็นภาพรวมที่กว้างกว่าการที่ผู้ใช้เปิดดูข้อมูลแต่ละรายการด้วยตนเอง แม้ข้อมูลต้นทางทุกชิ้นจะมีการกำหนดสิทธิ์แล้วก็ตามความถูกต้องและการตรวจสอบโดยมนุษย์: ผลลัพธ์จาก Gemini ควรได้รับการตรวจสอบก่อนนำไปใช้ประกอบการตัดสินใจ เอกสารทางการ คำแนะนำ การสื่อสารที่อยู่ภายใต้กฎระเบียบ หรือการดำเนินงานที่มีผลกระทบสูงการเก็บรักษาและการค้นคืนเอกสาร: องค์กรต้องกำหนดวิธีบันทึก เก็บรักษา ตรวจสอบ และจัดการพรอมต์ คำตอบ และประวัติการสนทนาตามนโยบายด้านเอกสารหรือ e-discovery หากเปิดประวัติการสนทนาใน Gemini App Google ระบุตัวเลือกการเก็บรักษาไว้ที่ 3, 18 หรือ 36 เดือน การแบ่งส่วนข้อมูล: ฝ่ายทรัพยากรบุคคล กฎหมาย ความปลอดภัย การควบรวมกิจการและการซื้อกิจการ งานคลินิก หรือการซื้อขายหลักทรัพย์ อาจต้องใช้ขอบเขตแหล่งข้อมูลที่เข้มงวดกว่าพนักงานทั่วไปข้อกำหนดตามสัญญาและการโอนข้อมูลข้ามประเทศ: เงื่อนไขการประมวลผลข้อมูล การโอนข้อมูล และข้อกำหนดเฉพาะของแต่ละอุตสาหกรรมรองรับการใช้งานที่วางแผนไว้หรือไม่ สำหรับองค์กรที่อยู่ภายใต้ GDPR, HIPAA หรือกฎระเบียบด้านการเงิน ควรให้ผู้รับผิดชอบด้านความเป็นส่วนตัว กฎหมาย ความปลอดภัย และการจัดการเอกสารร่วมกันประเมินประเด็นเหล่านี้ คำยืนยันของ Google เรื่องการฝึกโมเดล โฆษณา และการบังคับใช้สิทธิ์ถือเป็นมาตรการคุ้มครองที่สำคัญ แต่ไม่ได้รับรองโดยอัตโนมัติว่าองค์กรจะปฏิบัติตามข้อกำหนดทุกด้านเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ การกำกับดูแล การเก็บรักษาเอกสาร หรือการบริหารความเสี่ยง
ผู้ดูแลระบบจำกัดแหล่งข้อมูลของ Workspace Intelligence ได้อย่างไร Google มีการตั้งค่าใน Admin console สำหรับกำหนดว่า Workspace Intelligence จะค้นแหล่งข้อมูลใดได้บ้าง การตั้งค่าสามารถใช้กับทั้งองค์กร หน่วยงานย่อย หรือ configuration group ได้
ขั้นตอนการจัดการโดยทั่วไปมีดังนี้:
เปิด Google Admin console แล้วไปที่ Generative AI > Gemini for Workspace > Workspace Intelligence
เลือกทั้งองค์กร หน่วยงานย่อย หรือ configuration group ที่ต้องการใช้กฎดังกล่าว หน่วยงานย่อยเหมาะกับนโยบายตามแผนก ส่วนกลุ่มสามารถใช้กับสมาชิกจากหลายแผนกได้
ปิดเฉพาะแหล่งข้อมูลที่ไม่ต้องการให้ระบบค้นหาเชิงรุก เช่น Gmail, Drive, Calendar หรือ Chat
ทดสอบการตั้งค่าด้วยบัญชีผู้ใช้และสถานการณ์ข้อมูลอ่อนไหวที่เป็นตัวแทนของการใช้งานจริง
บันทึกการตั้งค่าที่อนุมัติ ข้อยกเว้น กระบวนการติดตามตรวจสอบ และรอบเวลาทบทวนนโยบาย
เอกสารที่มีอยู่ระบุการควบคุมในระดับองค์กร หน่วยงานย่อย และกลุ่ม มากกว่าจะเป็นสวิตช์สำหรับผู้ใช้รายบุคคลโดยเฉพาะสำหรับ Workspace Intelligence ดังนั้นการออกแบบนโยบายและการจัดสมาชิกในกลุ่มจึงมีความสำคัญ โดยเฉพาะเมื่อองค์กรต้องการให้บางทีมใช้แหล่งข้อมูลบางประเภทได้ แต่ไม่ต้องการเปิดให้ทั้งบริษัท
ปิดแหล่งข้อมูลแล้ว ไม่ได้แปลว่า Gemini ใช้ข้อมูลนั้นไม่ได้เลย การปิดแหล่งข้อมูลจะหยุดฟีเจอร์ generative AI จากการค้นเนื้อหาในแหล่งนั้นโดยอัตโนมัติ แต่ไม่ได้ป้องกันผู้ใช้จากการเพิ่มรายการใดรายการหนึ่งเป็นบริบทด้วยตนเอง
ตัวอย่างเช่น หากผู้ดูแลระบบปิด Drive ในฐานะแหล่งข้อมูลของ Workspace Intelligence ผู้ใช้ยังสามารถขอให้ Gemini วิเคราะห์ไฟล์ Drive เฉพาะไฟล์ที่นำมาแนบหรือระบุให้ใช้ได้ Gemini จะอ่านไฟล์นั้น แต่จะไม่ค้นหาไฟล์อื่น ๆ ใน Drive เพื่อประกอบคำตอบ
ความแตกต่างนี้ควรเขียนไว้อย่างชัดเจนในนโยบายภายในองค์กร การปิดแหล่งข้อมูลช่วยลดการค้นพบข้อมูลโดยอัตโนมัติ แต่ไม่ใช่การบล็อกผู้ใช้จากการส่งเอกสารให้ Gemini โดยเจตนา
แนวทางเปิดใช้งานที่รอบคอบกว่า “เปิดทั้งหมดหรือปิดทั้งหมด” สำหรับองค์กรจำนวนมาก ทางเลือกไม่ได้มีแค่การเปิดทุกอย่างหรือปิด Gemini ทั้งระบบ การทยอยเปิดใช้งานเป็นระยะช่วยให้พนักงานได้ประโยชน์จากฟีเจอร์เพิ่มประสิทธิภาพ ขณะเดียวกันฝ่ายกำกับดูแลก็มีเวลาทดสอบพฤติกรรมการค้นข้อมูลแบบใหม่นี้
องค์กรอาจเริ่มจากแหล่งข้อมูลหรือกลุ่มผู้ใช้ที่มีความเสี่ยงต่ำ ตรวจสอบว่าสิทธิ์และขอบเขตของนโยบายทำงานตามที่ออกแบบไว้ ทดสอบพรอมต์ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลลับหรือข้อมูลภายใต้กฎระเบียบ และทบทวนวิธีติดตามการใช้งานกับการเก็บรักษาประวัติการสนทนา จากนั้นจึงค่อยขยายสิทธิ์เมื่อฝ่ายกฎหมาย ความเป็นส่วนตัว ความปลอดภัย และการจัดการเอกสารเห็นชอบร่วมกัน
Workspace Intelligence ทำให้ Gemini มีประโยชน์มากขึ้นด้วยการลดขั้นตอนค้นหาและป้อนบริบท แต่ในอีกด้านหนึ่งก็เปลี่ยนรูปแบบการค้นพบข้อมูลขององค์กรด้วย การตัดสินใจสำคัญของผู้ดูแลระบบจึงไม่ใช่เพียงว่า Gemini เข้าถึงข้อมูล Workspace ได้หรือไม่ แต่คือ ควรให้ Gemini ค้นหาแหล่งข้อมูลใด ให้ผู้ใช้กลุ่มใด และภายใต้เงื่อนไขด้านธรรมาภิบาลแบบไหน
knowledge.workspace.google.com Turn the Gemini App on or off - Google Workspace Help ในทางปฏิบัติ Gemini จึงสามารถใช้บริบทข้ามบริการเพื่อ:
ตอบคำถามและสรุปข้อมูล
ร่างเอกสารหรือข้อความ
ช่วยค้นหาไฟล์และข้อมูลที่เกี่ยวข้อง
เชื่อมโยงข้อมูลจากอีเมล แชต ปฏิทิน และเอกสารเข้าด้วยกัน
อย่างไรก็ตาม ขอบเขตข้อมูลยังผูกกับสิทธิ์เดิมของผู้ใช้ Gemini ไม่ได้มีจุดประสงค์เพื่อมอบสิทธิ์ใหม่ในการดูไฟล์ ข้อความ หรือกิจกรรมในปฏิทินที่ผู้ใช้ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงอยู่แล้ว
Google แนะนำให้เปิดแหล่งข้อมูลทั้งหมดเพื่อให้ฟีเจอร์ทำงานได้เต็มประสิทธิภาพ
Google ระบุว่าจะใช้ข้อมูลขององค์กรอย่างไร Google ระบุขอบเขตการใช้ข้อมูลที่สำคัญต่อองค์กรไว้หลายประการ ได้แก่:
ข้อมูลใน Workspace พรอมต์ และคำตอบจะไม่ถูกใช้ฝึกโมเดล generative AI หากไม่ได้รับอนุญาต
ข้อมูลจะไม่ถูกใช้เพื่อการโฆษณา
พรอมต์และคำตอบที่สร้างขึ้นจะไม่ถูกแชร์กับผู้ใช้อื่นหรือองค์กรอื่นนอกโดเมนของลูกค้า ตามรายงานเกี่ยวกับจุดยืนของ Google
Google ไม่ได้สร้างฐานข้อมูลแยกต่างหากสำหรับ AI จากเอกสารและอีเมลขององค์กร ตามข้อมูลที่มีการรายงาน
คำยืนยันเหล่านี้ช่วยแยกความแตกต่างระหว่างการค้นข้อมูลมาอ้างอิงในขณะตอบ กับการนำข้อมูลบริษัทไปใช้เป็นวัตถุดิบฝึกโมเดลทั่วไป แต่ไม่ได้หมายความว่าภาระด้านธรรมาภิบาลข้อมูลขององค์กรจะหายไป เพราะ Gemini ยังสามารถนำข้อมูลหลายรายการที่ผู้ใช้มีสิทธิ์เข้าถึงอยู่แล้วมารวมเป็นคำตอบสั้น ๆ ที่นำไปแชร์ต่อได้ง่าย
เหตุใดการค้นข้อมูลตามสิทธิ์เดิมยังอาจสร้างความเสี่ยงด้านกฎระเบียบ คำถามสำคัญจึงไม่ได้มีเพียงว่า “ผู้ใช้เปิดดูข้อมูลนี้ได้หรือไม่” แต่ยังรวมถึง “องค์กรควรอนุญาตให้ AI รวมและสรุปข้อมูลเหล่านี้เพื่อวัตถุประสงค์นี้หรือไม่”
ผู้ใช้อาจมีสิทธิ์ดูอีเมล แชต รายการปฏิทิน และเอกสารแต่ละรายการอยู่แล้ว Workspace Intelligence ทำให้ข้อมูลที่กระจายกันเหล่านี้ถูกค้นพบและนำมารวมกันได้สะดวกขึ้น ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน แต่ก็อาจเพิ่มโอกาสการเปิดเผยข้อมูลโดยไม่ตั้งใจ การนำข้อมูลไปใช้ผิดวัตถุประสงค์ หรือการค้นหาข้อมูลภายในองค์กรในวงกว้างเกินความจำเป็น
องค์กรที่จัดการข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลสุขภาพ ข้อมูลพนักงาน ข้อมูลทางกฎหมาย ข้อมูลลูกค้า หรือข้อมูลการเงิน จึงอาจเลือกจำกัดแหล่งข้อมูลในระหว่างประเมินประเด็นต่อไปนี้:
วัตถุประสงค์และการเก็บข้อมูลเท่าที่จำเป็น: การค้นข้อมูลแบบกว้างเป็นค่าเริ่มต้นจำเป็นต่อวัตถุประสงค์ทางธุรกิจที่กำหนดไว้จริงหรือไม่ความลับและสิทธิ์เท่าที่จำเป็น: คำตอบที่สร้างขึ้นอาจเผยให้เห็นภาพรวมที่กว้างกว่าการที่ผู้ใช้เปิดดูข้อมูลแต่ละรายการด้วยตนเอง แม้ข้อมูลต้นทางทุกชิ้นจะมีการกำหนดสิทธิ์แล้วก็ตามความถูกต้องและการตรวจสอบโดยมนุษย์: ผลลัพธ์จาก Gemini ควรได้รับการตรวจสอบก่อนนำไปใช้ประกอบการตัดสินใจ เอกสารทางการ คำแนะนำ การสื่อสารที่อยู่ภายใต้กฎระเบียบ หรือการดำเนินงานที่มีผลกระทบสูงการเก็บรักษาและการค้นคืนเอกสาร: องค์กรต้องกำหนดวิธีบันทึก เก็บรักษา ตรวจสอบ และจัดการพรอมต์ คำตอบ และประวัติการสนทนาตามนโยบายด้านเอกสารหรือ e-discovery หากเปิดประวัติการสนทนาใน Gemini App Google ระบุตัวเลือกการเก็บรักษาไว้ที่ 3, 18 หรือ 36 เดือน การแบ่งส่วนข้อมูล: ฝ่ายทรัพยากรบุคคล กฎหมาย ความปลอดภัย การควบรวมกิจการและการซื้อกิจการ งานคลินิก หรือการซื้อขายหลักทรัพย์ อาจต้องใช้ขอบเขตแหล่งข้อมูลที่เข้มงวดกว่าพนักงานทั่วไปข้อกำหนดตามสัญญาและการโอนข้อมูลข้ามประเทศ: เงื่อนไขการประมวลผลข้อมูล การโอนข้อมูล และข้อกำหนดเฉพาะของแต่ละอุตสาหกรรมรองรับการใช้งานที่วางแผนไว้หรือไม่ สำหรับองค์กรที่อยู่ภายใต้ GDPR, HIPAA หรือกฎระเบียบด้านการเงิน ควรให้ผู้รับผิดชอบด้านความเป็นส่วนตัว กฎหมาย ความปลอดภัย และการจัดการเอกสารร่วมกันประเมินประเด็นเหล่านี้ คำยืนยันของ Google เรื่องการฝึกโมเดล โฆษณา และการบังคับใช้สิทธิ์ถือเป็นมาตรการคุ้มครองที่สำคัญ แต่ไม่ได้รับรองโดยอัตโนมัติว่าองค์กรจะปฏิบัติตามข้อกำหนดทุกด้านเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ การกำกับดูแล การเก็บรักษาเอกสาร หรือการบริหารความเสี่ยง
ผู้ดูแลระบบจำกัดแหล่งข้อมูลของ Workspace Intelligence ได้อย่างไร Google มีการตั้งค่าใน Admin console สำหรับกำหนดว่า Workspace Intelligence จะค้นแหล่งข้อมูลใดได้บ้าง การตั้งค่าสามารถใช้กับทั้งองค์กร หน่วยงานย่อย หรือ configuration group ได้
ขั้นตอนการจัดการโดยทั่วไปมีดังนี้:
เปิด Google Admin console แล้วไปที่ Generative AI > Gemini for Workspace > Workspace Intelligence
เลือกทั้งองค์กร หน่วยงานย่อย หรือ configuration group ที่ต้องการใช้กฎดังกล่าว หน่วยงานย่อยเหมาะกับนโยบายตามแผนก ส่วนกลุ่มสามารถใช้กับสมาชิกจากหลายแผนกได้
ปิดเฉพาะแหล่งข้อมูลที่ไม่ต้องการให้ระบบค้นหาเชิงรุก เช่น Gmail, Drive, Calendar หรือ Chat
ทดสอบการตั้งค่าด้วยบัญชีผู้ใช้และสถานการณ์ข้อมูลอ่อนไหวที่เป็นตัวแทนของการใช้งานจริง
บันทึกการตั้งค่าที่อนุมัติ ข้อยกเว้น กระบวนการติดตามตรวจสอบ และรอบเวลาทบทวนนโยบาย
เอกสารที่มีอยู่ระบุการควบคุมในระดับองค์กร หน่วยงานย่อย และกลุ่ม มากกว่าจะเป็นสวิตช์สำหรับผู้ใช้รายบุคคลโดยเฉพาะสำหรับ Workspace Intelligence ดังนั้นการออกแบบนโยบายและการจัดสมาชิกในกลุ่มจึงมีความสำคัญ โดยเฉพาะเมื่อองค์กรต้องการให้บางทีมใช้แหล่งข้อมูลบางประเภทได้ แต่ไม่ต้องการเปิดให้ทั้งบริษัท
ปิดแหล่งข้อมูลแล้ว ไม่ได้แปลว่า Gemini ใช้ข้อมูลนั้นไม่ได้เลย การปิดแหล่งข้อมูลจะหยุดฟีเจอร์ generative AI จากการค้นเนื้อหาในแหล่งนั้นโดยอัตโนมัติ แต่ไม่ได้ป้องกันผู้ใช้จากการเพิ่มรายการใดรายการหนึ่งเป็นบริบทด้วยตนเอง
ตัวอย่างเช่น หากผู้ดูแลระบบปิด Drive ในฐานะแหล่งข้อมูลของ Workspace Intelligence ผู้ใช้ยังสามารถขอให้ Gemini วิเคราะห์ไฟล์ Drive เฉพาะไฟล์ที่นำมาแนบหรือระบุให้ใช้ได้ Gemini จะอ่านไฟล์นั้น แต่จะไม่ค้นหาไฟล์อื่น ๆ ใน Drive เพื่อประกอบคำตอบ
ความแตกต่างนี้ควรเขียนไว้อย่างชัดเจนในนโยบายภายในองค์กร การปิดแหล่งข้อมูลช่วยลดการค้นพบข้อมูลโดยอัตโนมัติ แต่ไม่ใช่การบล็อกผู้ใช้จากการส่งเอกสารให้ Gemini โดยเจตนา
แนวทางเปิดใช้งานที่รอบคอบกว่า “เปิดทั้งหมดหรือปิดทั้งหมด” สำหรับองค์กรจำนวนมาก ทางเลือกไม่ได้มีแค่การเปิดทุกอย่างหรือปิด Gemini ทั้งระบบ การทยอยเปิดใช้งานเป็นระยะช่วยให้พนักงานได้ประโยชน์จากฟีเจอร์เพิ่มประสิทธิภาพ ขณะเดียวกันฝ่ายกำกับดูแลก็มีเวลาทดสอบพฤติกรรมการค้นข้อมูลแบบใหม่นี้
องค์กรอาจเริ่มจากแหล่งข้อมูลหรือกลุ่มผู้ใช้ที่มีความเสี่ยงต่ำ ตรวจสอบว่าสิทธิ์และขอบเขตของนโยบายทำงานตามที่ออกแบบไว้ ทดสอบพรอมต์ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลลับหรือข้อมูลภายใต้กฎระเบียบ และทบทวนวิธีติดตามการใช้งานกับการเก็บรักษาประวัติการสนทนา จากนั้นจึงค่อยขยายสิทธิ์เมื่อฝ่ายกฎหมาย ความเป็นส่วนตัว ความปลอดภัย และการจัดการเอกสารเห็นชอบร่วมกัน
Workspace Intelligence ทำให้ Gemini มีประโยชน์มากขึ้นด้วยการลดขั้นตอนค้นหาและป้อนบริบท แต่ในอีกด้านหนึ่งก็เปลี่ยนรูปแบบการค้นพบข้อมูลขององค์กรด้วย การตัดสินใจสำคัญของผู้ดูแลระบบจึงไม่ใช่เพียงว่า Gemini เข้าถึงข้อมูล Workspace ได้หรือไม่ แต่คือ ควรให้ Gemini ค้นหาแหล่งข้อมูลใด ให้ผู้ใช้กลุ่มใด และภายใต้เงื่อนไขด้านธรรมาภิบาลแบบไหน
knowledge.workspace.google.com Turn the Gemini App on or off - Google Workspace Help 
pasqualepillitteri.itGoogle Workspace Intelligence: the Semantic Layer that Unifies ...
workspace.google.comNew Workspace Intelligence delivers unified, real-time ...
mallory.aiGoogle Workspace Enables Gemini Access to Enterprise Data ...
zdnet.comGoogle Workspace lets Gemini access your company data by default - how to shut it down