Osobnym tematem dyplomatycznym stała się trasa lotu. Samolot przeleciał nad Bułgarią — państwem UE i członkiem NATO — mimo ograniczeń dotyczących rosyjskiego lotnictwa. Bułgarskie władze poinformowały, że wydały zgodę po formalnym wniosku Serbii, a lot miał charakter humanitarny i służył reagowaniu na katastrofy oraz sytuacje nadzwyczajne.
Było to zatem konkretne, jednorazowo zatwierdzone zezwolenie na przelot, a nie dowód na ogólne zniesienie sankcji czy powrót rosyjskich samolotów do rutynowego korzystania z europejskiej przestrzeni powietrznej. Według doniesień maszyna znajdowała się nad Bułgarią mniej więcej od godz. 20.14 do 21.05 19 sierpnia, po czym wylądowała w Niszu.
Najpoważniejszy pożar wybuchł w Deliblatskiej Peščarze — chronionym obszarze przyrodniczym na północny wschód od Belgradu. Ogień pojawił się 5 sierpnia, a według władz i doniesień medialnych do 7 sierpnia objął co najmniej 700 hektarów. Rozprzestrzenianiu się płomieni sprzyjały ekstremalne upały, długotrwała susza i silny wiatr. W tym samym czasie w różnych częściach Serbii płonęły kolejne obszary.
Wraz z rozwojem sytuacji rosły także szacunki dotyczące zniszczeń. Późniejsze lokalne doniesienia mówiły o około 3065 hektarach objętych pożarem i trzech dużych oraz dwóch mniejszych ogniskach, które wciąż monitorowano. W innym raporcie serbskich służb ratunkowych podano, że do 19 sierpnia ogień dotknął ponad 3500 hektarów. Różnice między tymi liczbami wynikają z tego, że pożar nadal był aktywny, a ostateczna ocena strat nie została jeszcze zakończona.
Kryzys nie ograniczał się do jednego rezerwatu. Serbskie władze informowały o wielu pożarach otwartych terenów, a w pożarze w pobliżu Smederewa zginął mężczyzna — wynikało z doniesień powołujących się na służby ratunkowe i serbskiego nadawcę publicznego RTS.
Mimo skali pożaru w Deliblatskiej Peščarze udało się obronić zagrożone domy. Z pobliskiej osady przeprowadzono jednak ewakuację, gdy silny wiatr skierował płomienie w stronę zabudowań.
W wielu relacjach samolot określano jako gaśniczy Ił-76P. Bułgarskie media podały jednak oznaczenie Ił-76TD, co tworzy rozbieżność w dostępnych opisach wariantu maszyny. Wspólny element tych doniesień jest jasny: chodziło o transportowy samolot Ił-76 wyposażony w specjalny system zrzutu wody do gaszenia pożarów.
Rosyjskie służby ratunkowe informowały, że samolot może zrzucić podczas jednego nalotu do 42 ton wody na najbardziej intensywny odcinek pożaru, pokrywając obszar o wymiarach do 700 na 65 metrów. Później ministerstwo podało, że pierwszy zrzut nad Deliblatską Peščarą również wyniósł 42 tony.
Był to duży, lądowy samolot-zbiornik, a nie amfibia pobierająca wodę z jeziora lub morza. Jego przewaga polegała na możliwości dostarczenia ogromnego ładunku bezpośrednio nad aktywny front ognia. Maszyna uzupełniała działania ekip naziemnych, śmigłowców i pozostałego sprzętu ratowniczego.
Pierwszy zrzut pokazał, do czego samolot został przeznaczony, ale same dostępne doniesienia nie pozwalają stwierdzić, w jakim stopniu zmienił on ogólny przebieg akcji. W rezerwacie wciąż pozostawały aktywne ogniska, a urzędnicy podkreślali, że pełny rozmiar strat ekologicznych będzie znany dopiero po ugaszeniu pożaru.
Rosyjskie Ministerstwo ds. Sytuacji Nadzwyczajnych podało, że Ił-76 został wysłany „na polecenie” prezydenta Władimira Putina. Taką wersję powtarzały rosyjskie media państwowe i inne relacje, jednocześnie informując, że prośba o pomoc wyszła bezpośrednio ze strony serbskiej.
To pozwala mówić o oficjalnie przedstawionym przez Rosję procesie autoryzacji decyzji. Nie stanowi natomiast niezależnego dowodu na osobiste zaangażowanie Putina w planowanie lotu, wybór samolotu czy kierowanie akcją gaśniczą. Za szczegóły operacji odpowiadało rosyjskie ministerstwo oraz zespoły wysłane do Serbii.
Wysłanie Ił-76 dobrze pokazało pragmatyczny charakter serbskiej polityki balansowania między Rosją a Unią Europejską. Belgrad mógł skorzystać z unijnego mechanizmu pomocy kryzysowej, lecz gdy uznał, że w systemie nie ma dostępnych maszyn o odpowiedniej pojemności, przyjął rosyjską ofertę.
Dla Moskwy oznaczało to uzyskanie widocznej, humanitarnej roli w kraju związanym z Rosją politycznie i kulturowo. W Bułgarii misja wywołała jednak dyskomfort i pytania o to, dlaczego Serbia zwróciła się do Moskwy zamiast do UE oraz jak należy stosować wyjątki humanitarne w warunkach szerszych napięć.
Nie oznacza to, że Europa nie ma systemu reagowania na pożary. Incydent pokazał raczej słabość wspólnego systemu w okresie regionalnego szczytu zapotrzebowania. Gdy upały, susza i wiatr powodują pożary w wielu krajach naraz, samoloty mogą być już zaangażowane gdzie indziej — nawet wtedy, gdy kolejne państwo mierzy się z poważnym kryzysem. Prośba Serbii ujawniła niedobór natychmiast dostępnych dodatkowych zdolności, a nie brak europejskiej współpracy.
Misja Ił-76 rozwiązała doraźny problem: do strefy pożaru dotarł samolot o dużej ładowności, podczas gdy — według serbskich władz — unijne zasoby nie mogły w tym momencie zapewnić podobnej zdolności. Jednocześnie jego przylot pokazał, jak reagowanie na katastrofy splata się z sankcjami, zgodami na przelot i sygnałami politycznymi.
Dla Serbii kalkulacja była prosta: potrzebna była możliwie największa dostępna zdolność gaśnicza, niezależnie od tego, czy pochodziła z UE, czy z Rosji. Dla Europy był to sygnał ostrzegawczy, że regionalne porozumienia dotyczące walki z pożarami zależą nie tylko od formalnych mechanizmów, lecz także od tego, czy samoloty fizycznie są dostępne wtedy, gdy kilka kryzysów osiąga szczyt jednocześnie.