Google Workspace Intelligence gir Gemini tilgang til bedriftens data som standard

I praksis kan Gemini bruke kontekst på tvers av tjenester til å svare på spørsmål, oppsummere informasjon, skrive utkast og hjelpe brukere med å finne innhold i Workspace. Tilgangen er begrenset av rettighetene brukeren allerede har. Workspace Intelligence skal altså ikke gi tilgang til filer, meldinger eller kalenderoppføringer som brukeren ellers ikke kunne se.

Google anbefaler å la alle tilgjengelige kilder være aktivert for best mulig funksjonalitet. Det er imidlertid en anbefaling knyttet til produktets ytelse – ikke en erstatning for virksomhetens egen vurdering av datastyring.

Dette sier Google om bruk av virksomhetsdata

Google oppgir flere grenser for hvordan dataene skal brukes:

• Workspace-innhold, instruksjoner og genererte svar brukes ikke til å trene generative KI-modeller uten tillatelse.
• Dataene brukes ikke til annonsering.
• Instruksjoner og genererte svar deles ikke med andre brukere eller organisasjoner utenfor kundens domene, ifølge omtaler av Googles standpunkt.
• Google opplyser at selskapet ikke oppretter en separat, KI-spesifikk database basert på dokumenter og e-postmeldinger.

Disse løftene skiller mellom å hente frem informasjon for å besvare en forespørsel og å bruke virksomhetsdata som generelt treningsmateriale for en modell. De fjerner likevel ikke virksomhetens styringsansvar. Gemini kan fortsatt kombinere informasjon som en bruker har individuell tilgang til, og presentere den i et kort og enkelt videresendbart svar.

Hvorfor tilgangsstyrt søk fortsatt kan gi etterlevelsesrisiko

Det sentrale styringsspørsmålet er ikke bare: «Kan brukeren åpne dette innholdet?» Det er også: «Bør en KI-assistent kombinere og oppsummere dette innholdet for dette formålet?»

En bruker kan allerede ha tilgang til separate e-poster, chatter, kalenderoppføringer og dokumenter. Workspace Intelligence kan gjøre det langt enklere å finne disse delene samlet. Det kan gi bedre produktivitet, men også øke risikoen for utilsiktet deling, uegnet gjenbruk eller for omfattende intern kartlegging av informasjon.

Virksomheter som håndterer personopplysninger, helseopplysninger, medarbeiderdata, juridisk materiale, kundeinformasjon eller finansielle opplysninger, kan derfor velge å begrense kildene mens de vurderer:

• Formål og dataminimering: om et bredt, standardisert søk faktisk er nødvendig for det konkrete forretningsformålet.
• Konfidensialitet og minste privilegium: om en generert oppsummering kan gi et bredere helhetsbilde enn brukeren normalt ville satt sammen manuelt, selv når alle enkeltkildene er tilgjengelige.
• Nøyaktighet og menneskelig kontroll: om Gemini-svar må kvalitetssikres før de brukes i beslutninger, dokumentasjon, rådgivning, regulert kommunikasjon eller annet arbeid med vesentlige konsekvenser.
• Lagring og innsyn: hvordan instruksjoner, svar og samtalehistorikk loggføres, oppbevares, overvåkes og håndteres etter regler om arkivering eller elektronisk bevisinnhenting. Når samtalehistorikk i Gemini-appen er aktivert, dokumenterer Google valgbare lagringsperioder på 3, 18 eller 36 måneder.
• Segmentering: om avdelinger som HR, juridisk, sikkerhet, klinisk drift, oppkjøp og fusjoner eller handel trenger strengere kildebegrensninger enn resten av virksomheten.
• Avtaler og grensekryssende behandling: om databehandleravtaler, overføringsordninger og sektorspesifikke krav støtter den planlagte bruken.

Virksomheter som er omfattet av GDPR, HIPAA eller regler for finanssektoren, bør la relevante personvern-, juridisk-, sikkerhets- og arkivansvarlige vurdere disse spørsmålene. Googles uttalelser om modelltrening, annonsering og tilgangsrettigheter er viktige sikkerhetstiltak, men fastslår ikke alene at bruken oppfyller alle virksomhetens krav til formål, tilsyn, lagring eller risikostyring.

Slik begrenser administratorer kildene

I administrasjonskonsollen kan administratorer bestemme hvilke datakilder Workspace Intelligence aktivt kan søke i. Innstillingene kan gjelde hele organisasjonen, en organisasjonsenhet eller en konfigurasjonsgruppe.

En praktisk fremgangsmåte er:

1. Åpne Google Admin-konsollen og gå til Generative AI > Gemini for Workspace > Workspace Intelligence.
2. Velg organisasjonen, en organisasjonsenhet eller en konfigurasjonsgruppe som innstillingen skal gjelde for. Organisasjonsenheter kan brukes til avdelingsbaserte regler, mens grupper kan brukes på tvers av avdelinger.
3. Deaktiver kilden eller kildene som ikke skal søkes aktivt, for eksempel Gmail, Drive, Kalender eller Chat.
4. Test innstillingen med representative brukere og scenarier som inneholder sensitive data.
5. Dokumenter godkjente innstillinger, unntak, overvåking og tidspunkt for ny vurdering.

Dokumentasjonen beskriver styring på organisasjons-, organisasjonsenhets- og gruppenivå, ikke en egen bryter for hver enkelt sluttbruker for akkurat denne Workspace Intelligence-innstillingen. Derfor blir utformingen av reglene og medlemskapet i grupper særlig viktig når bare enkelte team skal ha tilgang til bestemte kilder.

Viktig begrensning: Deaktivering blokkerer ikke manuell deling

Når en kilde slås av, blir den ikke fullstendig utilgjengelig for Gemini. Innstillingen hindrer generative KI-funksjoner i å søke aktivt i den deaktiverte kilden, men en bruker kan fortsatt legge et bestemt element inn som kontekst.

Hvis Drive for eksempel er deaktivert som kilde for Workspace Intelligence, kan brukeren fortsatt be Gemini om å analysere en bestemt Drive-fil som legges ved. Gemini kan da bruke denne filen, men vil ikke søke aktivt i andre Drive-filer.

Dette skillet bør gjenspeiles i interne regler. Å deaktivere en kilde reduserer automatisk gjenfinning; det er ikke det samme som å hindre brukere i å sende et dokument til Gemini med hensikt.

En mer forsvarlig innføring

For mange virksomheter er valget ikke nødvendigvis «aktiver alt» eller «slå av Gemini». En trinnvis innføring kan bevare nyttige produktivitetsfunksjoner, samtidig som styringsteamene får tid til å teste hvordan den nye søkemodellen fungerer.

Start med kilder eller brukergrupper med lavere risiko. Kontroller at tilgangsrettigheter og administrativ avgrensning virker som forventet, og test forespørsler som omhandler konfidensiell eller regulert informasjon. Gå gjennom hvordan bruken overvåkes og hvordan samtaledata lagres. Utvid deretter tilgangen først når personvern-, sikkerhets-, juridisk- og arkivansvarlige er enige om kontrollene.

Workspace Intelligence gjør Gemini mer nyttig ved å redusere friksjonen ved å finne og legge til kontekst. Samtidig endrer funksjonen hvordan virksomheten oppdager og sammenstiller informasjon. Det viktigste spørsmålet for administratorer er derfor ikke bare om Gemini kan få tilgang til Workspace-data, men hvilke kilder Gemini skal kunne søke aktivt i, for hvilke brukere og under hvilke styringsbetingelser.