AIでメールや応募書類を書いていい？下書きに使い、最後は自分で確認を

結論から言うと、生成AIはメール、応募書類、プロフィール文、履歴書・職務経歴書の一部など、さまざまな文章の作成を手伝えます。とはいえ、「AIが書いたものをそのまま送る」のはおすすめできません。

安全で実用的なのは、自分が事実を出す → AIに下書きや整理を頼む → 最後に自分で確認するという使い方です。特に応募書類では、正確さ、相手に合った表現、自分らしさ、個人情報の扱いが重要になります。

AIによる文章作成は、仕事やキャリアのツールに入り始めている

AIの文章作成機能は、もはや実験的な機能だけではありません。MicrosoftはMicrosoft 365 Copilotについて、次世代AI、Microsoft Graph上の業務データ、Microsoft 365アプリを組み合わせ、仕事の生産性や創造性を支援するものだと説明しています 。また、Microsoftの資料では、Outlookを含む領域に生成AI機能を組み込んでいることも示されています 。LinkedInについても、MicrosoftのDMA関連資料で、2024年3月以降に複数の生成AI機能を開発・統合したとされています 。

つまり、AIによる文章支援は、メール、仕事、キャリア関連の環境にすでに入ってきています。ただし、それは「AIが書いた文章なら常に正しい」「個人情報を入れても安全」「どの応募先でも使ってよい」という意味ではありません。

AIが得意なのは「ゼロから丸投げ」より「手元の情報を整える」こと

AIが特に役立つのは、伝えたい内容はあるけれど、文章の形にするのが難しいときです。たとえば次のような使い方です。

• 最初の下書きを作る：問い合わせメール、社内連絡、応募先へのメッセージ、志望動機のたたき台など。
• トーンを調整する：やわらかく、丁寧に、簡潔に、ビジネスらしく、少しだけカジュアルにする。
• 構成を整える：箇条書きを段落にする、話の順番を入れ替える、長い文章を短くする。
• 読みやすくする：文法、言い回し、敬語、重複表現を見直す。
• 複数案を出す：件名を3案出す、短い版と詳しい版を作る、同じ内容を別の言い方にする。

大事なのは、AIの文章を「完成品」ではなく「提案」として見ることです。目的、相手、トーン、長さ、入れてよい事実を具体的に伝えるほど、後で確認しやすい下書きになります。

応募書類では、時間短縮はできる。でも「自分の代わり」にはならない

応募書類でAIを使うなら、まず自分のメモを用意します。たとえば「なぜその仕事に関心があるのか」「求人内容と合う経験は何か」「伝えたい強みは何か」といった材料です。AIはそれをもとに、志望動機や自己PRのたたき台を作るのに役立ちます。

ただし、応募書類では人間による確認が特に重要です。

1. 事実を作らない：学歴、職歴、在籍期間、使用ツール、担当プロジェクト、成果は必ず正確にします。
2. 応募先に合わせる：どこにでも出せる文章は、読み手にもそう見えやすいものです。求人内容と自分の実体験を結びつけます。
3. 自分の言葉に直す：書類では立派に見えても、面接でまったく違う話し方になると違和感につながります。
4. 利用ルールを確認する：AI利用が許可されているか、望ましくないとされているか、申告が必要かは、企業、学校、大学、応募プラットフォームなどによって異なります。
5. 個人情報や機密情報を入れすぎない：住所、連絡先、社内資料、顧客情報、未公開の業務内容などをAIツールに入れる前に、そのサービスの利用規約やプライバシー関連の説明を確認しましょう。

メールや応募書類に使えるプロンプト例

よい結果は、よい入力から始まります。最低限、目的、相手、トーン、長さ、使ってよい事実を入れましょう。さらに「書いていない情報は追加しない」と指定すると、確認しやすくなります。

メールの下書きを頼むプロンプト

次の条件で、短くて丁寧なメールを作成してください。
宛先：[相手]
目的：[このメールで達成したいこと]
入れてほしい内容：[3〜5個の箇条書き]
トーン：丁寧、明確、かしこまりすぎない。
長さ：最大[X]字。
注意：私が書いていない事実は追加しないでください。

応募書類のたたき台を作るプロンプト

応募書類の志望動機・自己PRの下書きを作成してください。
職種：[職種名]
企業名：[企業名]
応募したい理由：[理由]
求人内容に合う私の経験：[箇条書き]
伝えたい強み：[箇条書き]
トーン：自然で、誠実で、過度に大げさではない。
注意：資格、数値、経験、実績を作らないでください。

すでに書いた文章を整えるプロンプト

次の文章を、読みやすく自然な表現に整えてください。
目的：より簡潔で、丁寧で、プロフェッショナルにすること。
条件：内容の意味は変えず、新しい事実は追加しないでください。
文章：[ここに本文を貼る]

送信・提出前のチェックリスト

AIが作ったメールや応募書類を使う前に、少なくとも次を確認しましょう。

• 名前、日付、会社名、部署名、役職、添付ファイル名は正しいか。
• 学歴、職歴、資格、経験、成果に誇張や誤りがないか。
• 相手との関係に合ったトーンか。応募先、顧客、上司、同僚、学校では適切な距離感が異なります。
• 文章が具体的か。誰にでも当てはまる内容になっていないか。
• 不要な個人情報や機密情報が入っていないか。
• AI利用に関するルール、申告義務、禁止事項がないか。

まとめ

AIは、メールや応募書類の下書き、言い換え、要約、構成整理、表現の調整に役立ちます。Microsoft 365、Outlook、LinkedInのような仕事・キャリア関連の環境にも生成AI機能が入りつつあることは、公開資料からも確認できます 。

ただし、最後に責任を持つのは送る本人です。自分で事実を用意し、AIに形を整えさせ、内容・個人情報・トーン・利用ルールを確認してから送信する。この流れを守ることが、AIを便利に、かつ安全に使うための基本です。