Cara Kerja Agen Sana Self‑Service Workday di Microsoft 365 Copilot

Karena semua tindakan akhirnya dijalankan di Workday, organisasi tetap mempertahankan tata kelola, audit trail, dan kontrol keamanan yang sudah ada.

Tugas HR yang Bisa Dilakukan Karyawan

Bagi karyawan, agen ini berfungsi seperti asisten HR self‑service yang tertanam di alat kerja harian mereka.

Beberapa tugas yang bisa dilakukan langsung dari Copilot antara lain:

• Mengecek saldo cuti atau time‑off
• Melihat slip gaji atau detail payroll
• Mengajukan pertanyaan terkait kebijakan HR

Semua ini dapat dilakukan tanpa keluar dari Microsoft 365, sehingga pengguna tidak perlu membuka aplikasi Workday secara terpisah.

Tugas Persetujuan untuk Manajer

Manajer juga dapat menjalankan tugas supervisi rutin lewat Copilot.

Salah satu contoh yang ditonjolkan saat peluncuran adalah kemampuan untuk meninjau dan menyetujui timesheet karyawan. Meskipun permintaan dimulai dari Copilot, alur persetujuan tetap berjalan di Workday sesuai proses bisnis yang sudah ada.

Dengan demikian, rute persetujuan, kebijakan perusahaan, dan jejak audit tetap sama seperti jika tindakan dilakukan langsung di Workday.

Tugas Keuangan yang Didukung

Selain HR, agen ini juga mencakup beberapa skenario self‑service keuangan.

Contohnya meliputi:

• Mengelola atau mengirim permintaan reimbursement atau expense
• Mengecek informasi keuangan yang terkait dengan akun karyawan

Karena terhubung langsung ke workflow finansial Workday, semua interaksi tersebut tetap mengikuti aturan bisnis dan kontrol yang sama seperti pada antarmuka Workday tradisional.

Bagaimana Keamanan dan Tata Kelola Tetap Terjaga

Salah satu fokus utama integrasi ini adalah memastikan bahwa penggunaan AI tidak melewati kontrol enterprise yang sudah ada.

Alih‑alih memberi Copilot akses langsung ke data mentah Workday, sistem mempertahankan Workday sebagai lingkungan eksekusi utama. Copilot hanya memicu tindakan melalui agen dan menerima hasilnya.

Artinya:

• Role‑based permissions dari Workday tetap menentukan data yang bisa diakses pengguna
• Proses bisnis dan persetujuan tetap dijalankan melalui workflow Workday
• Kebijakan dan kontrol kepatuhan tetap ditegakkan oleh platform Workday

Panduan integrasi Microsoft juga menyebutkan bahwa implementasi memerlukan konfigurasi komponen keamanan Workday seperti kebijakan autentikasi, integration user, dan security group untuk memastikan akses tetap terkontrol.

Mengapa Implementasinya Relatif Mudah untuk Tim IT

Organisasi tidak perlu membangun chatbot atau agen AI kustom untuk menghubungkan Copilot dengan Workday.

Microsoft menyediakan kerangka Employee Self‑Service agent yang dapat diperluas dengan Workday extension pack. Dengan pendekatan ini, tim IT lebih banyak melakukan konfigurasi daripada pengembangan dari nol.

Langkah implementasi umumnya mencakup:

• Mengaktifkan single sign‑on (SSO) Workday dan integration user
• Mengatur security group dan kebijakan autentikasi
• Menginstal paket ekstensi Workday di Copilot Studio

Meskipun tetap membutuhkan administrator Workday dan peninjauan keamanan, arsitektur bawaan ini mengurangi kebutuhan pengembangan integrasi kustom.

Bagian dari Strategi AI Bersama Workday dan Microsoft

Peluncuran agen Sana di Copilot merupakan bagian dari kolaborasi lebih luas antara Workday dan Microsoft untuk membangun ekosistem agen AI enterprise yang saling terhubung.

Dalam kolaborasi ini, agen AI yang dibuat menggunakan alat Microsoft seperti Azure AI Foundry atau Copilot Studio dapat didaftarkan dan dikelola melalui Workday Agent System of Record (ASOR).

Konsepnya membagi peran platform:

• Microsoft menyediakan permukaan AI dan aplikasi produktivitas tempat pengguna bekerja
• Workday menyediakan konteks bisnis, data HR/keuangan, dan sistem operasional yang mengatur proses

Integrasi Sana di Copilot menjadi contoh nyata bagaimana dua lapisan tersebut bekerja bersama—AI hadir di alat kerja sehari‑hari, tetapi sistem enterprise tetap mengendalikan data, izin, dan proses bisnis.

Tren Besar: Agen AI di “Flow of Work”

Integrasi ini mencerminkan perubahan desain perangkat lunak enterprise. Alih‑alih memaksa karyawan berpindah‑pindah aplikasi, agen AI kini berperan sebagai lapisan percakapan terpadu di atas berbagai sistem perusahaan.

Dalam model ini, alat produktivitas seperti Microsoft 365 menjadi lapisan interaksi, sementara platform seperti Workday tetap menjadi sistem resmi yang menjalankan logika bisnis dan memastikan tata kelola tetap terjaga. Sana Self‑Service Agent menunjukkan bagaimana perusahaan mencoba menggabungkan kenyamanan AI percakapan dengan kontrol enterprise yang ketat.