Cara Agen AI Sana Workday Mengotomatiskan Dukungan TI dan Workflow Perjalanan Dinas

Banyak proses kerja di perusahaan besar—mulai dari onboarding karyawan, tiket dukungan TI, hingga pengaturan perjalanan dinas—biasanya tersebar di berbagai sistem dan memerlukan beberapa tahap persetujuan. Workday mencoba menyederhanakan kompleksitas ini dengan memperkenalkan dua agen AI baru: Sana untuk IT Service Management (ITSM) dan Sana Travel Agent.

Keduanya dibangun di atas Sana from Workday, antarmuka AI percakapan yang diluncurkan pada 2026 untuk membantu karyawan mencari informasi sekaligus mengeksekusi tugas langsung di dalam platform Workday.

Antarmuka AI Percakapan untuk Pekerjaan Perusahaan

Sana berfungsi sebagai antarmuka AI terpadu di dalam Workday. Karyawan, manajer, maupun administrator dapat mengajukan permintaan dengan bahasa alami—misalnya meminta akses aplikasi baru, merencanakan perjalanan dinas, atau menanyakan status permintaan.

Berbeda dengan chatbot tradisional yang hanya menjawab pertanyaan, Workday memposisikan agen Sana sebagai AI yang dapat mengambil tindakan langsung. Artinya, sistem tidak hanya memberi informasi tetapi juga menyelesaikan workflow di belakang layar.

Karena agen ini berjalan langsung di platform Workday, mereka menggunakan data organisasi yang sama dengan aplikasi inti perusahaan, seperti:

• Peran karyawan, departemen, dan struktur pelaporan
• Rantai persetujuan internal
• Hak akses dan kebijakan keamanan
• Kebijakan perjalanan dan pengeluaran perusahaan

Dengan konteks ini, AI dapat menentukan langkah apa yang diperlukan dan menjalankannya secara otomatis sesuai aturan perusahaan.

Sana untuk IT Service Management (ITSM)

Sana untuk ITSM berfokus pada otomatisasi layanan internal yang biasanya melibatkan beberapa tim—seperti HR, TI, dan keuangan.

Contoh proses yang bisa ditangani meliputi:

• Onboarding dan offboarding karyawan, termasuk pemberian atau pencabutan akses sistem
• Perubahan akses ketika karyawan pindah peran atau departemen
• Permintaan TI sehari‑hari seperti reset password atau instalasi software
• Tiket layanan internal yang melibatkan HR, keuangan, atau TI

Karena agen ini terhubung langsung dengan data organisasi di Workday, sistem dapat menentukan siapa yang berhak mendapatkan akses tertentu, sistem mana yang perlu diperbarui, dan siapa yang harus memberikan persetujuan.

Alih‑alih membuat tiket dan menunggu respons dari beberapa tim, agen AI dapat mengoordinasikan langkah‑langkah tersebut secara otomatis—mengaktifkan izin akses, mengirim permintaan persetujuan, dan memperbarui sistem terkait.

Sana Travel Agent

Agen kedua, Sana Travel Agent, menargetkan masalah umum lain di perusahaan: proses perjalanan dinas yang sering terpisah antara platform pemesanan, sistem persetujuan, dan pengelolaan biaya.

Dengan agen ini, seluruh proses perjalanan dapat dilakukan melalui satu percakapan.

Melalui Sana Travel Agent, pengguna dapat:

• Merencanakan dan memesan perjalanan dinas
• Memastikan pemesanan sesuai kebijakan perjalanan perusahaan
• Memicu persetujuan dari manajer
• Secara otomatis membuat dan melacak laporan biaya

Pendekatan ini memungkinkan tim keuangan memantau pengeluaran perjalanan secara real‑time sekaligus memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.

Bagaimana Agen Menggunakan Data Organisasi

Prinsip utama desain agen ini adalah bahwa mereka berjalan langsung di sistem sumber data perusahaan—yaitu platform HR dan keuangan Workday.

Karena itu, agen dapat memanfaatkan:

• Data HR dan keuangan real‑time yang tersimpan di Workday
• Konteks organisasi, seperti struktur pelaporan dan peran karyawan
• Kontrol keamanan dan kebijakan tata kelola yang sudah dikonfigurasi

Konteks tersebut memungkinkan AI mengeksekusi tindakan sesuai aturan perusahaan—misalnya memastikan perjalanan disetujui oleh manajer yang tepat atau memberikan akses sistem sesuai definisi peran karyawan.

Dengan kata lain, antarmuka percakapan ini tidak hanya menjawab pertanyaan, tetapi juga menjalankan workflow yang mengikuti aturan kepatuhan perusahaan.

Ketersediaan dan Jadwal Peluncuran

Workday meluncurkan Sana from Workday, termasuk antarmuka AI percakapannya, kepada pelanggan di seluruh dunia pada Maret 2026.

Pada acara Sana AI Summit di New York pada 21 Mei 2026, perusahaan memperkenalkan dua agen tambahan: Sana untuk ITSM dan Sana Travel Agent.

Namun, materi pengumuman tersebut belum menyebutkan jadwal ketersediaan umum yang pasti untuk kedua agen baru ini. Mereka diperkenalkan dan didemonstrasikan pada acara tersebut, tetapi Workday belum mengonfirmasi kapan semua pelanggan dapat menggunakannya secara luas.

Pergeseran Besar: Dari Asisten AI ke Agen Workflow

Strategi Workday mencerminkan tren yang lebih luas di dunia perangkat lunak perusahaan. AI tidak lagi sekadar menjadi asisten yang memberi jawaban, tetapi berkembang menjadi agen yang dapat mengeksekusi pekerjaan langsung di dalam sistem bisnis.

Dengan menanamkan agen ini langsung ke platform HR dan keuangan, Workday mencoba menghilangkan gesekan yang selama ini muncul akibat perpindahan antara banyak aplikasi, tiket layanan, dan proses persetujuan manual.

Jika pendekatan ini berhasil, berbagai proses kantor sehari‑hari—mulai dari onboarding karyawan hingga penggantian biaya perjalanan—bisa berubah menjadi percakapan singkat yang langsung memicu workflow otomatis di belakang layar.