Peut-on envoyer ses documents à une IA ? Le tri à faire avant de copier-coller

Dans cet article, l’expression IA grand public non approuvée désigne un service cloud ou un outil d’IA que votre organisation n’a pas validé, et pour lequel vous n’avez pas de réponse vérifiable sur la conservation, la réutilisation commerciale ou technique, les droits d’accès, le suivi, les options de retrait et la gestion des incidents. Cela ne signifie pas qu’aucune IA ne peut traiter de données sensibles ; cela signifie qu’il faut d’abord un cadre de gouvernance clair et contrôlable.

La réponse courte : si vous ne pouvez pas expliquer le risque, n’envoyez pas l’original

Les données personnelles identifiables, les informations confidentielles d’une entreprise et les documents publics non publiés ne devraient pas être copiés tels quels dans une IA grand public non approuvée. Même si la demande paraît anodine — résumer, traduire, reformuler, corriger, déboguer — le contenu envoyé peut révéler une personne, un client, une stratégie interne, un identifiant technique ou une information protégée.

La règle la plus prudente est simple : si le texte brut pourrait nuire à une personne, à une organisation, à une procédure ou à une obligation de conformité en cas de fuite, ne l’envoyez pas tel quel. Réduisez-le, masquez-le, reformulez-le, ou utilisez un environnement validé par votre organisation.

Données personnelles, secret d’entreprise, document public : comment trier ?

Les 5 questions à poser avant de téléverser un fichier

Si vous ne savez pas répondre à l’une de ces questions, gardez le document original hors de l’IA grand public.

1. Le contenu contient-il des données personnelles ou sensibles ? Si le document peut identifier une personne ou créer un risque de vie privée, il ne doit pas être copié tel quel. Les risques de confidentialité des systèmes LLM et leurs mesures d’atténuation sont au cœur du document du CEPD.
2. Le service conserve-t-il les entrées ou les sorties ? Et pendant combien de temps ? La conservation des données fait partie des sujets explicitement listés par le NIST pour la gestion des risques de l’IA générative.
3. Les données peuvent-elles être réutilisées, retraitées ou exploitées pour améliorer le service ? Existe-t-il une option de retrait ? Le NIST cite les usages commerciaux, la protection des données, leur conservation et les options de retrait parmi les points de gouvernance.
4. Qui a le droit d’utiliser l’outil, et l’usage est-il traçable ? Le NIST mentionne les qualifications des utilisateurs, la limitation de l’usage anonyme et la surveillance ; en pratique, une organisation doit savoir qui utilise l’outil, pour quel besoin et avec quels types de données.
5. Votre organisation a-t-elle prévu une analyse d’impact, une réponse aux incidents et des contrôles proportionnés au risque ? Ces éléments figurent également dans les points de gestion des risques associés à l’IA générative.

Écrire dans le prompt « garde ce document confidentiel » ne remplace pas une politique de conservation, un contrôle d’accès, un mécanisme de retrait, un suivi d’usage ni une procédure de réponse aux incidents.

Feu vert, orange, rouge : une règle pratique

Cette grille transforme les principes de protection, de conservation et de contrôle du risque en réflexes de travail. Elle ne remplace ni un avis juridique, ni les règles de sécurité, de protection des données ou d’archivage de votre organisation.

Feu vert : envisageable, mais pas automatique

Vous pouvez envisager l’usage d’une IA si le contenu est :

• déjà public, peu sensible et utilisé dans un cadre que vous avez le droit d’exploiter ;
• réellement anonymisé ou réécrit de sorte qu’il ne permette pas raisonnablement de retrouver une personne, un client, un dossier ou une information interne ;
• limité à l’information nécessaire pour poser la question, au lieu d’envoyer tout un contrat, tout un tableau client, tout un dossier administratif ou tout un dépôt de code.

Même public, un document peut rester risqué. S’il contient des données personnelles ou des informations sensibles, il faut revenir aux règles de protection des données et de minimisation.

Feu orange : reformuler, masquer ou passer par une validation

Ces contenus ne sont pas forcément impossibles à traiter par IA, mais ils ne devraient pas être déposés dans un outil non approuvé :

• informations sur des clients, salariés, fournisseurs, usagers, patients, étudiants, administrés ou parties à un dossier ;
• brouillons de contrat, données financières, présentations internes, comptes rendus de réunion, avis juridiques ou projets de politique publique ;
• code source, documentation technique, schémas d’architecture, surtout s’ils peuvent contenir des clés, jetons d’accès, identifiants, vulnérabilités ou détails d’infrastructure ; le NIST cite le développement logiciel sécurisé et les contrôles fondés sur le risque parmi les sujets de gouvernance.
• documents internes d’une administration, courriers non publiés, notes de décision, éléments d’évaluation ou documents de coopération entre services ; les usages publics de l’IA générative doivent aussi tenir compte des risques liés aux informations personnelles ou sensibles.

Pour ce type de contenu, la bonne démarche consiste à retirer les éléments inutiles, utiliser des exemples fictifs, agréger les données, ou passer par un outil et une procédure approuvés par l’organisation.

Feu rouge : ne pas envoyer dans une IA grand public

Certains contenus doivent rester hors des outils non contrôlés :

• données dont la sortie du périmètre est interdite par la loi, un contrat ou une règle interne ;
• documents classifiés ou hautement sensibles, notamment liés à la sécurité, à l’enquête, à l’application de la loi, à une procédure disciplinaire ou à une sélection d’achat ;
• mots de passe, clés API, clés privées, certificats, jetons d’accès ou toute information permettant d’entrer dans un système ;
• données dont vous ne pouvez pas confirmer l’origine, l’autorisation d’usage, la durée de conservation, les conditions de suppression ou la possibilité de réutilisation.

Anonymiser, ce n’est pas seulement supprimer le nom

Retirer le prénom et le nom ne suffit pas toujours. Un numéro de dossier, une adresse e-mail, un numéro de téléphone, une adresse postale, un compte utilisateur, une fonction très rare, une combinaison de date et de lieu, ou quelques détails de contexte peuvent permettre de retrouver une personne ou une affaire.

C’est précisément ce type de risque que les documents sur les LLM et la vie privée cherchent à encadrer : avant tout envoi, il faut retirer les identifiants directs, les éléments indirectement identifiants et les champs qui ne sont pas nécessaires à la tâche.

Une méthode plus sûre consiste à :

• remplacer les vrais noms de personnes, d’entreprises ou de services par des intitulés neutres ;
• ne fournir que l’extrait indispensable ;
• transformer le document en scénario abstrait ;
• agréger les tableaux ou listes avant analyse ;
• utiliser un outil approuvé lorsque le texte original est réellement nécessaire.

Documents publics : le piège du déjà publié

Dans le secteur public, la question n’est pas simplement autorisé ou interdit. Le rapport du JRC sur l’IA générative consacre une partie à ses usages dans le secteur public, et une annexe du Parlement européen mentionne un cas fondé sur des données officielles du Bundestag tout en évitant les informations personnelles ou sensibles.

La frontière utile est donc la suivante :

• d’un côté, les données déjà publiées, peu sensibles et réutilisables dans les conditions prévues ;
• de l’autre, les courriers non publiés, notes internes, brouillons de décision, éléments d’enquête, documents d’instruction, procédures de sélection, données d’usagers ou informations sensibles.

Les premières peuvent parfois être utilisées, sous réserve de vérifier les conditions d’usage. Les secondes ne devraient pas être envoyées telles quelles dans une IA grand public non approuvée.

La règle de décision la plus simple

Si la fuite du document pourrait porter atteinte à une personne, à une entreprise, à une administration, à l’intérêt public ou à une obligation de conformité, ne transmettez pas l’original à une IA grand public.

Commencez par masquer, résumer et minimiser. Si la tâche exige vraiment le document complet, utilisez un outil validé, avec des règles claires sur la protection des données, la conservation, les droits d’accès, la surveillance, les options de retrait et la réponse aux incidents.