Shanghai Jahwan WorkBuddy-kokeilusta tuli yhdeksän osaston tekoälymalli

Shanghai Jahwan WorkBuddy-käyttöönotossa kiinnostavinta ei ole yksittäinen 4,5-kertainen tehokkuusluku vaan se, miten yhtiö onnistui laajentamaan ratkaisua. Tekoälyassistenttia ei otettu käyttöön yleisenä keskustelubottina, vaan toistuva ja sääntöpohjainen työ muutettiin testatuiksi työnkuluiksi ja uudelleenkäytettäviksi Skills-taidoiksi. Näin työntekijöiden henkilökohtainen osaaminen voitiin muuttaa koko organisaation yhteiseksi toimintatavaksi. 4

Tuloksiin kannattaa silti suhtautua maltilla: tehokkuusluvut perustuvat yhtiön raportoimiin tapaustutkimuksiin, eivät riippumattomaan tuottavuusauditointiin.

Kahden tiimin kokeilusta yhdeksään osastoon

WorkBuddy aloitti Shanghai Jahwan IT- ja HR-tiimien kokeiluna huhtikuussa 2026. Sen jälkeen käyttö laajeni säännölliseen tuotantoon yhdeksässä osastossa. Mukana olivat muun muassa toimitusketju, brändimarkkinointi, tuotekehitys, taloushallinto, henkilöstöhallinto ja IT. Yhtiö raportoi työntekijöiden keskimääräisen tehokkuuden kasvaneen yli 4,5-kertaiseksi. 4

Laajentuminen eteni neljän vaiheen kautta:

1. Toistuvan työn tunnistaminen. Kukin toiminto etsi tehtäviä, joihin liittyi jatkuvaa tietojen keräämistä, täsmäytystä, muotoilua, analysointia tai raportointia.
2. Liiketoimintasääntöjen muuttaminen työnkuluiksi. Työntekijät pilkkoivat työvaiheet auki ja käyttivät WorkBuddya skriptien tai jäsenneltyjen Skills-taitojen luomiseen.
3. Tulosten tarkistaminen oikealla historiadatalla. Tiimit testasivat tuotoksia, korjasivat virheitä ja lisäsivät mukaan testauksessa löytyneet poikkeustilanteet.
4. Toimivan ratkaisun uudelleenkäyttö. Kun työnkulku oli luotettava, sen pystyi ajamaan toistuvasti ja jakamaan muille työntekijöille tai osastoille.

Kyse oli siis enemmän prosessien suunnittelusta kuin uuden ohjelmiston asentamisesta. Liiketoiminnan tuntevat työntekijät vastasivat edelleen harkinnasta ja laadunvalvonnasta, kun taas agentti hoiti suuren osan toistuvasta suorittamisesta.

Mihin työntekijät käyttivät agenttia?

Käyttö ei rajoittunut tekstien luonnosteluun. Viimeisimmän raportoidun kuukauden aikana 67 prosenttia käyttäjistä hyödynsi WorkBuddyä liiketoiminnan erikoistehtävissä, 63 prosenttia tietojen käsittelyssä ja analysoinnissa sekä 57 prosenttia automaatiossa ja käyttö- tai ylläpitotehtävissä. Luvut kuvaavat raportoitua käyttöosuutta, eivät sitä, kuinka paljon aikaa kukin toiminto säästi. 7

Shanghai Jahwan esimerkkejä olivat muun muassa:

• Tuotekehitys: kosmetiikan raaka-aineiden ja niitä koskevien säädösten tutkiminen.
• Taloushallinto: kulukorvausten tarkistussääntöjen muuttaminen toistettavaksi prosessiksi ja sijoitusten esiseulontaraporttien tuottaminen.
• Henkilöstöhallinto: muistutusten luominen esimiehille ja työntekijöille koeajan päättymisestä.
• Toimitusketju: tuotannon eri työpajojen näyttötaulujen automaattinen päivittäminen.
• Brändimarkkinointi: kuluttajaymmärryksen tuottaminen, sisällön analysointi ja markkinointimateriaalien luominen.

Markkinointitiimi muutti lisäksi raportoidusti noin 70 prosenttia viikoittaisista esitysmuotoisista katsauksista HTML-sivuiksi. Niitä pystyi jakamaan koko yhtiössä, päivittämään verkossa ja tarkastelemaan ilman uuden staattisen esityspaketin lähettämistä.

Toimitusketjun laskutus näyttää mallin käytännössä

Selkein esimerkki tulee logistiikkalaskujen täsmäytyksestä. Shanghai Jahwan kuluttajaliiketoiminta toimi Tmallin, JD:n ja Douyinin kaltaisilla alustoilla, ja varastointi-, käsittely-, toimitus- ja muut kulut olivat hajallaan seitsemässä alkuperäisessä laskutusluokassa. 18 kuukauden aikana aineisto kasvoi noin 60 miljoonaan riviin. Exceliin perustuva kuukausiprosessi vei aiemmin viidestä kuuteen henkilötyöpäivää, ja suuret tiedostot saattoivat muuttua hankaliksi avata tai käsitellä.

Taloustieteilijän koulutuksen saanut toimitusketjun operatiivinen esihenkilö Zhang Ying ei osannut koodata. Hän pilkkoi kuukausittaisen prosessin pienempiin vaiheisiin, joita varten WorkBuddy loi Python-skriptejä. Zhang testasi niitä toistuvasti 18 kuukauden historiadatalla. Kun testaus paljasti poikkeuksia tai uusia liiketoimintasääntöjä, hän lisäsi ne uudelleenkäytettäviin Skills-taitoihin.

Raportoidut muutokset olivat seuraavat:

• Kuukausittainen laskutusanalyysi: kahdesta henkilötyöpäivästä 15 minuuttiin.
• Perhoskaavion pohjataulukko: yhdestä henkilötyöpäivästä kahteen minuuttiin.
• Visuaalinen dashboard: 1,5 henkilötyöpäivästä kolmeen minuuttiin.
• Koko kuukausiprosessi: viidestä tai kuudesta henkilötyöpäivästä alle 20 minuuttiin.
• Yksittäisen tehtävän suurin raportoitu tehostuminen: jopa 150-kertainen.

Lopputulos ei ollut vain aiempaa nopeampi taulukko. Valmiissa dashboardissa tuloksia pystyi suodattamaan esimerkiksi brändin, alustan, kululuokan ja keskiostoksen mukaan. Esihenkilöt saattoivat avata linkin ja tarkastella päivitettyjä tuloksia sen sijaan, että uusi raportti olisi pitänyt rakentaa alusta asti.

Miksi käyttöönotto levisi?

Tapaus viittaa siihen, että yritysagentit leviävät organisaatioissa todennäköisimmin silloin, kun ensimmäiset käyttökohteet täyttävät kolme ehtoa:

• työ toistuu riittävän usein, jotta automaatio kannattaa
• säännöt voidaan kuvata ja testata
• tuloksia voidaan verrata olemassa oleviin tietoihin tai liiketoiminnan odotuksiin

Logistiikan täsmäytys sopi tähän malliin erityisen hyvin. Työ oli toistuvaa ja datamäärältään suurta, mutta se vaati edelleen työntekijän, joka tunsi laskutusrakenteen, tunnisti poikkeamat ja pystyi arvioimaan, olivatko tulokset liiketoiminnan kannalta järkeviä. WorkBuddy nopeutti mekaanista työtä poistamatta asiantuntijan valvontaa.

Sama periaate toistui taloushallinnossa, HR:ssä, tuotekehityksessä ja markkinoinnissa. Tiimit toivat mukaan asiayhteyden ja harkinnan, kun taas agentti auttoi paketoimaan toistuvat työvaiheet työnkuluiksi, jotka voitiin ajaa uudelleen ja joissakin tapauksissa jakaa laajemmalle. 4

Tehokkuuskerroin ei tarkoita automaattisesti työpaikkojen korvaamista

Tencentin käyttöönotosta esittämä johtopäätös on siten käytännöllisempi ja rajatumpi kuin väite siitä, että tekoäly korvaisi toimistotyöntekijät. Raportoidut hyödyt syntyivät siitä, että asiantuntijat määrittelivät säännöt, tarkistivat tulokset, korjasivat poikkeamat ja muuttivat onnistuneet prosessit uudelleenkäytettäviksi organisaation resursseiksi. 4

Ero on olennainen. Keskustelubotti voi antaa yksittäisen vastauksen, mutta testattu Skill voi säilyttää tavan, jolla yritys hoitaa toistuvan tehtävän. Arvo kasvaa, kun useat osastot luovat ja käyttävät työnkulkuja uudelleen sen sijaan, että jokainen automaatio jäisi irralliseksi kokeiluksi.

Toisaalta Shanghai Jahwan lukuja ei voi suoraan yleistää kaikkiin yrityksiin tai tehtäviin. Saatavilla oleva aineisto kuvaa yhtiön raportoimia tuloksia valituissa työnkuluissa, eikä se todista riippumattomasti, että kaikkien työntekijöiden tuottavuus olisi kasvanut 4,5-kertaiseksi. Vakuuttavampi oppi on toimintamalli: aloita mitattavasta ja toistuvasta työstä, pidä asiantuntijat mukana, testaa tulokset oikealla datalla ja jaa toimivat ratkaisut.