Aus für Meeting Insights: Microsoft killt kostenlose Outlook-Funktion – Copilot wird zur Pflicht

Microsoft hat bestätigt, dass die Funktion Meeting Insights in Outlook in einer gestaffelten Einführung zwischen Mitte August und Anfang September 2026 eingestellt wird. Die Funktion, die automatisch relevante Dateien, aktuelle E-Mails und verwandte Inhalte in Einladungen zu Besprechungen anzeigte, um die Vorbereitung zu erleichtern, wird ersatzlos gestrichen . Die einzige Alternative ist die neue, auf Copilot basierende Funktion „Für diese Besprechung vorbereiten“, die ausschließlich lizenzierten Microsoft-365-Copilot-Abonnenten (dem Zusatzabo für 30 Euro pro Nutzer/Monat) vorbehalten ist .

Was genau wird eingestellt?

Meeting Insights wurde etwa 2020 als integrierte Outlook-Funktion eingeführt, die „kontextbezogene Unterstützung für alle“ bieten sollte . Die Funktion durchsuchte die Einladung zu einer Besprechung und zeigte automatisch eine kuratierte Liste mit dazugehörigen Dokumenten, aktuellen E-Mails und anderen relevanten Inhalten an, auf die die Besprechungsteilnehmer Zugriff hatten. Die Funktion war in Outlook im Web, im neuen Outlook für Windows und in Outlook Mobile für alle kommerziellen Microsoft-365- und Office-365-Kunden ohne zusätzliche Kosten verfügbar .

Wann wird es passieren?

Microsoft hat die Einstellung in einem gestaffelten Zeitfenster von Mitte August bis Anfang September 2026 angesetzt . Mehrere Quellen bestätigen diesen Zeitplan. Die Funktion wird in dieser Zeit aus Outlook im Web, dem neuen Outlook für Windows und Outlook Mobile verschwinden . Nach diesem Datum wird Meeting Insights auf keiner dieser Plattformen mehr angezeigt .

Was kostenlose Nutzer verlieren

Für Nutzer ohne eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz ist der Verlust total: Der Meeting-Insights-Bereich wird vollständig verschwinden, und es gibt keinen kostenlosen Ersatz . Konkret:

• Die kuratierte Liste mit dazugehörigen Dokumenten, E-Mails und kontextuellen Besprechungsinformationen wird in Outlook nicht mehr angezeigt .
• Es wird kein alternatives kostenloses Tool oder eine vereinfachte Version als Ersatz angeboten .
• Die Funktion stand seit ihrem Start allen kommerziellen Microsoft-365- und Office-365-Kunden ohne Aufpreis zur Verfügung .

Für Organisationen, die sich bei der Besprechungsvorbereitung auf Meeting Insights verlassen haben, bedeutet dies einen erheblichen Funktionsverlust ohne kostenlosen Ersatz.

Der kostenpflichtige Copilot-Ersatz

Microsoft ersetzt Meeting Insights durch eine Copilot-basierte Funktion namens „Für diese Besprechung vorbereiten“ (auch als Copilot-gesteuerte Besprechungsvorbereitung bezeichnet) . Dieser Ersatz ist ausschließlich für lizenzierte Microsoft-365-Copilot-Abonnenten gedacht, die das Zusatzabo für 30 Euro pro Nutzer/Monat zusätzlich zu ihrem bestehenden M365-Abo zahlen .

Microsoft gibt an, dass die Copilot-Version „bessere Einblicke“ bieten könne, die kontextuell relevante Besprechungsinhalte intelligenter aufbereitet. Dabei kommen große Sprachmodelle zum Einsatz, um den Zweck der Besprechung, Aktionspunkte, vorab zu lesende Unterlagen und verwandte Diskussionen zu verstehen, basierend auf den Berechtigungen der jeweiligen Teilnehmer . Das Unternehmen sagt, Copilot „könne bessere Einblicke liefern als die alte Meeting-Insights-Funktion, weil es den Kontext versteht und eine ‚intelligentere‘ Erfahrung bietet“ .

Nutzer ohne Copilot-Lizenz erhalten nichts anstelle von Meeting Insights – es gibt keine kostenlose Basisversion oder Testversion des Ersatzes .

Ein breiteres Muster: Kostenlose Funktionen hinter der Copilot-Bezahlschranke

Diese Einstellung ist das jüngste und deutlichste Beispiel für eine größere Microsoft-Strategie, die zwischen 2025 und 2026 beschleunigt wurde:

Copilot Chat in Office-Apps entfernt (15. April 2026): Microsoft hatte ab Ende 2025 allen kommerziellen M365-Nutzern kostenlosen Copilot Chat-Zugriff in Word, Excel, PowerPoint und OneNote angeboten. Am 15. April 2026 wurde dieser kostenlose Zugriff in den Apps entfernt. Jetzt können nur noch Inhaber einer kostenpflichtigen Microsoft-365-Copilot-Lizenz die KI-Funktionen in diesen Desktop- und Web-Apps nutzen . Für Organisationen mit mehr als 2.000 M365-Sitzen verschwand der Copilot-Button für nicht lizenzierte Nutzer vollständig .

Enterprise-Lizenzierungsdruck: Organisationen, die Copilot-Funktionen in der Office-Kernsuite nutzen möchten, müssen jetzt einen Microsoft-365-Copilot-Sitz für 30 Euro pro Nutzer und Monat erwerben – ein wiederkehrender Pro-Kopf-Aufwand, der sich für große Organisationen schnell summiert .

Durchgängiges Muster: In jedem Fall bietet Microsoft eine Funktion zunächst kostenlos oder im Standard-M365-Abo an, stellt sie später ein und bietet eine verbesserte Version nur noch gegen Aufpreis mit dem Copilot-Zusatzabo an . Meeting Insights ist eine Nicht-KI-Funktion, die eingestellt und durch ein KI-gestütztes Äquivalent ersetzt wird, das Geld kostet . Der breitere Rückzug von Copilot Chat hat aus einem Freemium-Test ein reines Bezahlprodukt gemacht .

Dies passt zu einem konsistenten Schema: kostenlose oder weit verbreitete Funktionen entfernen oder einstellen und dann ein leistungsfähigeres, KI-gesteuertes Substitut exklusiv für Copilot-Abonnenten anbieten – im Klartext: Funktionen werden bewusst geopfert, um die Einführung des kostenpflichtigen Copilot im Microsoft-Produktivitäts-Ökosystem voranzutreiben.