Workdays Sana Self‑Service Agent in Microsoft 365 Copilot: Funktionen, Aufgaben und Architektur

Unternehmenssoftware bewegt sich zunehmend in Richtung KI‑Agenten, die direkt in alltäglichen Arbeitstools eingebettet sind. Ein aktuelles Beispiel ist der Sana Self‑Service Agent von Workday, der nun innerhalb von Microsoft 365 Copilot verfügbar ist.

Die Integration ermöglicht es Mitarbeitenden und Führungskräften, mit Workday über natürliche Sprache zu interagieren – direkt in Microsoft‑Apps wie Outlook, Teams oder Word. Die eigentlichen Geschäftsprozesse laufen jedoch weiterhin im Hintergrund in Workday. Dadurch bleiben Governance, Genehmigungen und Sicherheitsregeln im System of Record erhalten.

So funktioniert der Sana Self‑Service Agent

Innerhalb von Microsoft 365 Copilot fungiert der Sana‑Agent als konversationelle Schnittstelle zu Workday. Nutzer können Fragen stellen oder Aktionen auslösen, als würden sie mit einem digitalen Assistenten chatten.

Der entscheidende Punkt: Copilot führt diese Aktionen nicht selbst aus. Stattdessen wird die Anfrage sicher an den Workday‑Agenten übergeben, der die Aufgabe im Workday‑System verarbeitet und das Ergebnis zurück an Copilot sendet.

Die Architektur trennt dabei klar drei Rollen:

• Microsoft 365 Copilot: Oberfläche, über die Mitarbeitende mit der KI interagieren
• Workday Sana Agent: führt Aktionen aus und greift auf Workday‑Daten zu
• Workday Plattform: System of Record mit Regeln, Genehmigungen und Compliance‑Kontrollen

So können Unternehmen eine Chat‑ähnliche Benutzererfahrung anbieten, ohne ihre etablierten Unternehmensprozesse zu umgehen.

HR‑Self‑Service für Mitarbeitende

Für Mitarbeitende funktioniert der Agent wie ein integrierter HR‑Assistent in ihren täglichen Tools.

Typische Aufgaben sind zum Beispiel:

• Urlaubs‑ oder Abwesenheitsguthaben prüfen
• Gehaltsabrechnungen anzeigen
• Fragen zu HR‑Richtlinien stellen

Diese Anfragen lassen sich direkt im Copilot‑Chat erledigen, ohne die Microsoft‑365‑Umgebung zu verlassen.

Aufgaben für Führungskräfte

Auch Führungskräfte können Routineaufgaben über Copilot erledigen.

Ein häufig genanntes Beispiel ist das Prüfen und Genehmigen von Timesheets. Obwohl die Anfrage aus Copilot kommt, läuft der eigentliche Genehmigungsworkflow weiterhin vollständig in Workday. Damit bleiben Routing‑Regeln, Audit‑Protokolle und Richtlinien unverändert.

Finanzaufgaben im Self‑Service

Neben HR‑Prozessen unterstützt der Agent auch Finanz‑Self‑Service‑Workflows.

Dazu gehören etwa:

• Spesen oder Ausgaben verwalten und einreichen
• Finanzbezogene Informationen zu Mitarbeiterkonten abrufen

Da diese Aktionen mit den Finanzmodulen von Workday verbunden sind, greifen weiterhin die gleichen Geschäftsregeln wie in der klassischen Workday‑Benutzeroberfläche.

Warum Governance und Sicherheit erhalten bleiben

Ein zentrales Ziel der Integration ist, dass KI‑Interaktionen keine Unternehmensrichtlinien umgehen.

Workday bleibt deshalb die autoritative Ausführungsumgebung. Copilot fungiert lediglich als Eingabe‑ und Anzeigeoberfläche.

Das bedeutet konkret:

• Rollenbasierte Berechtigungen aus Workday bestimmen weiterhin den Zugriff
• Genehmigungs‑ und Geschäftsprozesse laufen unverändert in Workday
• Compliance‑ und Richtlinienkontrollen werden weiterhin von der Workday‑Plattform durchgesetzt

Microsoft empfiehlt außerdem, bei der Integration Workday‑Sicherheitskomponenten wie Authentifizierungsrichtlinien, Integrationsnutzer und Sicherheitsgruppen korrekt zu konfigurieren, um den Zugriff sauber zu steuern.

Warum die Einführung für IT relativ unkompliziert ist

Unternehmen müssen keinen eigenen KI‑Assistenten entwickeln, um Copilot und Workday zu verbinden.

Microsoft stellt stattdessen ein Employee‑Self‑Service‑Agent‑Framework bereit, das über ein Workday‑Erweiterungspaket ergänzt wird. IT‑Teams konfigurieren hauptsächlich die Verbindung und Sicherheitsparameter, statt eine Integration komplett neu zu programmieren.

Typische Implementierungsschritte sind:

• Workday‑Single‑Sign‑On und Integrationsnutzer einrichten
• Sicherheitsgruppen und Authentifizierungsrichtlinien konfigurieren
• Workday‑Erweiterungspaket in Copilot Studio installieren

Zwar sind weiterhin Workday‑Administratoren und Sicherheitsprüfungen nötig, doch der vorgefertigte Integrationsansatz reduziert den Entwicklungsaufwand deutlich.

Teil einer größeren Workday‑Microsoft‑Strategie

Der Sana Self‑Service Agent ist Teil einer umfassenderen Kooperation zwischen Workday und Microsoft rund um unternehmensweite KI‑Agenten.

Beide Unternehmen arbeiten daran, dass Agenten, die beispielsweise mit Azure AI Foundry oder Copilot Studio erstellt werden, im Workday Agent System of Record (ASOR) registriert und verwaltet werden können.

Das Rollenmodell dahinter ist klar:

• Microsoft stellt Produktivitätsoberflächen und KI‑Interaktionen bereit
• Workday liefert Geschäftskontext, Daten und Governance für HR‑ und Finanzprozesse

Die Copilot‑Integration zeigt, wie dieses Zusammenspiel in der Praxis funktioniert: Mitarbeitende interagieren mit KI in vertrauten Tools, während Unternehmenssysteme weiterhin Datenzugriff, Berechtigungen und Prozesse kontrollieren.

Der größere Trend: KI‑Agenten im „Flow of Work“

Die Integration steht für einen breiteren Trend in der Unternehmenssoftware. Statt zwischen vielen Anwendungen zu wechseln, können Mitarbeitende Aufgaben zunehmend über eine konversationelle KI‑Schicht erledigen.

Produktivitätsplattformen wie Microsoft 365 werden dabei zur Interaktionsoberfläche, während Systeme wie Workday die eigentlichen Geschäftslogiken ausführen. Der Sana Self‑Service Agent ist ein Beispiel dafür, wie Unternehmen versuchen, beides zu kombinieren: die Bequemlichkeit von KI‑Assistenten und die Kontrolle klassischer Unternehmenssysteme.