Wie Workdays Sana‑KI‑Agenten IT‑Support und Geschäftsreisen automatisieren

Der Unterschied zu klassischen Chatbots: Laut Workday handelt es sich um „aktionsfähige“ KI‑Agenten, die nicht nur Antworten liefern, sondern Aufgaben tatsächlich ausführen können. Sie arbeiten direkt innerhalb der Workday‑Plattform und greifen dabei auf dieselben Echtzeit‑Daten aus HR‑, Finanz‑ und Organisationssystemen zu, die auch die Kernanwendungen nutzen.

Dadurch verstehen die Agenten automatisch den organisatorischen Kontext, etwa:

• Rolle, Abteilung und Reporting‑Struktur eines Mitarbeiters
• bestehende Genehmigungs‑ und Kontrollprozesse
• Sicherheits‑ und Zugriffsrichtlinien
• Reise‑ und Spesenrichtlinien des Unternehmens

Auf Basis dieser Informationen kann die KI entscheiden, welche Schritte erforderlich sind – und sie selbstständig ausführen, ohne gegen Governance‑ oder Compliance‑Regeln zu verstoßen.

Sana für IT Service Management (ITSM)

Der Agent Sana for ITSM zielt auf interne Serviceprozesse ab, die häufig mehrere Abteilungen betreffen – typischerweise HR, IT und Finance.

Zu den typischen Aufgaben gehören beispielsweise:

• Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden, inklusive Bereitstellung oder Entzug von Systemzugängen
• Änderungen von Zugriffsrechten, wenn Mitarbeitende die Rolle oder Abteilung wechseln
• alltägliche IT‑Anfragen wie Passwort‑Resets oder Softwarezugänge
• allgemeine Service‑Tickets aus HR‑, IT‑ oder Finanzprozessen

Da der Agent direkt mit den Organisationsdaten in Workday arbeitet, kann er automatisch erkennen, welche Systeme betroffen sind, welche Genehmigungen notwendig sind und welche Zugriffsrechte vergeben werden müssen.

Statt dass Mitarbeitende ein Ticket einreichen und mehrere Teams manuell eingreifen müssen, koordiniert der Agent die Schritte im Hintergrund – etwa Genehmigungen auslösen, Zugänge konfigurieren oder Systeme aktualisieren.

Der Sana Travel Agent

Mit dem Sana Travel Agent adressiert Workday einen weiteren häufig fragmentierten Prozess: Geschäftsreisen.

In vielen Unternehmen verteilen sich Reiseplanung, Buchung, Genehmigung und Spesenabrechnung auf verschiedene Plattformen. Der Travel Agent bündelt diese Schritte in einem einzigen Workflow.

Mitarbeitende können über die KI zum Beispiel:

• Geschäftsreisen planen und buchen
• sicherstellen, dass Buchungen den Unternehmensrichtlinien entsprechen
• automatische Genehmigungsprozesse starten
• Spesenabrechnungen automatisch erstellen und nachverfolgen

Für Finanz‑ und Managementteams entsteht gleichzeitig mehr Transparenz über Ausgaben, da Reise‑ und Spesendaten unmittelbar im System sichtbar sind.

Nutzung von Unternehmensdaten und Richtlinien

Ein zentrales Designprinzip der neuen Agenten ist, dass sie direkt im System of Record arbeiten – also dort, wo die relevanten Daten ohnehin gespeichert sind.

In diesem Fall bedeutet das: Sie laufen innerhalb der Workday‑Plattform und greifen auf bestehende Unternehmensinformationen zu, darunter:

• Echtzeit‑HR‑ und Finanzdaten aus Workday
• organisatorische Strukturen wie Teams und Berichtslinien
• definierte Sicherheits‑ und Governance‑Regeln
• unternehmensspezifische Richtlinien, etwa für Reisen oder Zugriffsrechte

Durch diesen Kontext kann die KI nicht nur Fragen beantworten, sondern Aktionen ausführen, die automatisch den Regeln des Unternehmens entsprechen – etwa die richtige Führungskraft für eine Reisegenehmigung bestimmen oder Systemzugänge gemäß Rollenprofil bereitstellen.

Verfügbarkeit und Einführung

Die übergeordnete Plattform Sana from Workday wurde im März 2026 vorgestellt und ist laut Workday bereits weltweit für Kunden verfügbar.

Die beiden neuen Agenten – Sana for ITSM und der Sana Travel Agent – wurden am 21. Mai 2026 beim Sana AI Summit in New York präsentiert.

In den offiziellen Ankündigungen wurde jedoch kein konkreter Termin für eine allgemeine Verfügbarkeit genannt. Sie wurden zunächst vorgestellt und demonstriert, ohne dass Workday einen festen Rollout‑Zeitplan für alle Kunden bestätigt hat.

Der größere Trend: KI‑Agenten statt Chatbots

Workdays Strategie passt zu einer größeren Entwicklung im Unternehmens‑KI‑Markt. Statt Chatbots, die nur Informationen liefern, entstehen zunehmend Agenten, die komplette Arbeitsabläufe selbst ausführen können.

Durch die direkte Integration in HR‑ und Finanzsysteme versucht Workday, typische Reibungspunkte im Arbeitsalltag zu reduzieren – etwa Ticket‑Queues, manuelle Genehmigungen oder den Wechsel zwischen verschiedenen Tools.

Sollte sich dieser Ansatz durchsetzen, könnten viele Routineprozesse im Unternehmen künftig so einfach werden wie eine kurze Unterhaltung mit einer KI – von der ersten Einrichtung eines neuen Mitarbeiters bis zur Abrechnung einer Geschäftsreise.