Det betyder, at Gemini kan bruge kontekst på tværs af tjenester til at besvare spørgsmål, opsummere information, skrive udkast og hjælpe brugeren med at finde relevant materiale. Adgangen er begrænset af den enkelte brugers eksisterende rettigheder. Workspace Intelligence skal altså ikke give adgang til filer, beskeder eller kalenderbegivenheder, som brugeren i forvejen ikke må se.

Google anbefaler, at organisationer lader alle tilgængelige kilder være aktiveret for at få den bedste funktionalitet. Det er imidlertid en anbefaling om produktets ydeevne – ikke en erstatning for virksomhedens egen datastyring og risikovurdering.

Hvad siger Google om brugen af virksomhedens data?

Google fremhæver flere grænser for, hvordan dataene bruges:

• Workspace-indhold, prompts og svar bruges ikke til at træne generative AI-modeller uden tilladelse.
• Dataene bruges ikke til annoncering.
• Prompts og genererede svar deles ifølge rapporteringen om Googles udmelding ikke med andre brugere eller organisationer uden for kundens domæne.
• Google oplyser, at der ikke oprettes en særskilt AI-database ud fra dokumenter og e-mails.

Disse løfter adskiller realtidsopslag fra at bruge virksomhedens indhold som generelt træningsmateriale til en AI-model. De betyder dog ikke, at virksomhedens egne styringskrav forsvinder. Gemini kan stadig kombinere oplysninger, som brugeren hver for sig har ret til at se, og præsentere dem i et kort og let delbart svar.

Hvorfor kan adgang baseret på tilladelser stadig give compliance-risici?

Det centrale spørgsmål er ikke kun: ”Kan brugeren åbne dette indhold?” Det er også: ”Bør en AI-assistent kombinere og opsummere indholdet til dette formål?”

En medarbejder kan allerede have adgang til separate e-mails, chats, kalenderaftaler og dokumenter. Workspace Intelligence gør det lettere at finde og samle disse oplysninger. Det kan øge produktiviteten, men også risikoen for utilsigtet videregivelse, uhensigtsmæssig genbrug eller en bredere intern informationssøgning, end organisationen normalt ville acceptere.

Virksomheder, der håndterer personoplysninger, helbredsoplysninger, medarbejderdata, juridiske oplysninger, kundeoplysninger eller finansielle data, kan derfor vælge at begrænse kilderne, mens de vurderer:

• Formål og dataminimering: Om en bred, som udgangspunkt aktiv søgning er nødvendig for det konkrete forretningsformål.
• Fortrolighed og mindst mulige privilegier: Om en genereret opsummering kan tegne et bredere billede, end brugeren normalt selv ville samle – også selv om alle de underliggende oplysninger er tilgængelige via brugerens rettigheder.
• Nøjagtighed og menneskelig kontrol: Om Gemini-svar skal kontrolleres, før de bruges til beslutninger, journalføring, rådgivning, reguleret kommunikation eller andet arbejde med væsentlige konsekvenser.
• Opbevaring og informationsindsigt: Hvordan prompts, svar og samtalehistorik logges, opbevares, overvåges og håndteres efter regler om journalføring eller e-discovery. Når historik i Gemini-appen er aktiveret, dokumenterer Google opbevaringsperioder på 3, 18 eller 36 måneder.
• Segmentering: Om eksempelvis HR, jura, sikkerhed, klinisk drift, opkøb og fusioner eller handel kræver strengere kildebegrænsninger end resten af organisationen.
• Kontraktlige og grænseoverskridende forhold: Om virksomhedens databehandleraftaler, overførselsgrundlag og branchespecifikke krav understøtter den planlagte anvendelse.

Organisationer, der er omfattet af GDPR, HIPAA eller regler i den finansielle sektor, bør lade de relevante privacy-, juridiske, sikkerhedsmæssige og records management-ansvarlige vurdere spørgsmålene. Googles udmeldinger om træning, annoncering og adgangstilladelser er vigtige sikkerhedsforanstaltninger, men dokumenterer ikke i sig selv, at alle krav til formål, kontrol, opbevaring eller risikostyring er opfyldt.

Sådan begrænser administratorer Workspace Intelligence

Google har indført kontroller i Admin-konsollen, så administratorer kan vælge, hvilke datakilder Workspace Intelligence aktivt må søge i. Indstillingerne kan gælde for hele organisationen, en organisatorisk enhed eller en konfigurationsgruppe.

En praktisk arbejdsgang er:

1. Åbn Google Admin-konsollen, og gå til Generative AI > Gemini for Workspace > Workspace Intelligence.
2. Vælg den organisation, organisatoriske enhed eller konfigurationsgruppe, som politikken skal gælde for. Organisatoriske enheder kan bruges til afdelingsbaserede regler, mens grupper kan anvende en politik på tværs af afdelinger.
3. Deaktivér de datakilder, der ikke skal søges aktivt i, eksempelvis Gmail, Drive, Kalender eller Chat.
4. Test indstillingen med repræsentative brugere og scenarier med følsomme data.
5. Dokumentér de godkendte indstillinger, undtagelser, overvågning og tidspunktet for næste gennemgang.

Den tilgængelige dokumentation beskriver kontroller på organisations-, enheds- og gruppeniveau. Den beskriver ikke en individuel kontakt for den enkelte slutbruger til netop denne Workspace Intelligence-indstilling. Derfor bliver politikdesign og gruppemedlemskaber særligt vigtige, hvis bestemte teams skal have adgang til andre kilder end resten af organisationen.

En deaktiveret kilde er ikke helt utilgængelig

Når en datakilde slås fra, bliver den ikke fuldstændig utilgængelig for Gemini. Indstillingen forhindrer generative AI-funktioner i aktivt at søge i den deaktiverede kilde, men brugeren kan stadig selv tilføje et konkret element som kontekst.

Hvis Drive eksempelvis er deaktiveret som Workspace Intelligence-kilde, kan brugeren stadig bede Gemini om at analysere en bestemt Drive-fil, som brugeren selv tilføjer. Gemini kan læse den konkrete fil, men søger ikke aktivt efter andre filer i Drive.

Den forskel bør fremgå tydeligt af interne politikker. En deaktiveret kilde reducerer automatisk informationssøgning; den blokerer ikke for, at brugeren bevidst sender et dokument til Gemini.

En mere robust udrulning

For mange virksomheder er valget ikke blot ”aktivér alt” eller ”deaktivér Gemini”. En trinvis udrulning kan bevare de produktivitetsmæssige fordele, mens organisationen tester den nye måde at hente kontekst på.

Start eventuelt med mindre følsomme kilder eller afgrænsede brugergrupper. Kontrollér, at adgangstilladelser og administrative afgrænsninger fungerer som forventet, og afprøv prompts, der involverer fortrolige eller regulerede oplysninger. Gennemgå samtidig overvågning og opbevaring af samtaledata.

Udvid først adgangen, når ansvarlige for privacy, sikkerhed, jura og journalføring er enige om kontrollerne. Workspace Intelligence gør Gemini mere nyttig ved at fjerne besværet ved at finde og indsætte kontekst. Men funktionen ændrer også organisationens informationsmodel.

Det afgørende spørgsmål for administratorer er derfor ikke kun, om Gemini kan få adgang til Workspace-data. Det er, hvilke kilder Gemini aktivt skal søge i, for hvilke brugere og under hvilke styringsmæssige betingelser.

Det betyder, at Gemini kan bruge kontekst på tværs af tjenester til at besvare spørgsmål, opsummere information, skrive udkast og hjælpe brugeren med at finde relevant materiale. Adgangen er begrænset af den enkelte brugers eksisterende rettigheder. Workspace Intelligence skal altså ikke give adgang til filer, beskeder eller kalenderbegivenheder, som brugeren i forvejen ikke må se.

Google anbefaler, at organisationer lader alle tilgængelige kilder være aktiveret for at få den bedste funktionalitet. Det er imidlertid en anbefaling om produktets ydeevne – ikke en erstatning for virksomhedens egen datastyring og risikovurdering.

Hvad siger Google om brugen af virksomhedens data?

Google fremhæver flere grænser for, hvordan dataene bruges:

• Workspace-indhold, prompts og svar bruges ikke til at træne generative AI-modeller uden tilladelse.
• Dataene bruges ikke til annoncering.
• Prompts og genererede svar deles ifølge rapporteringen om Googles udmelding ikke med andre brugere eller organisationer uden for kundens domæne.
• Google oplyser, at der ikke oprettes en særskilt AI-database ud fra dokumenter og e-mails.

Disse løfter adskiller realtidsopslag fra at bruge virksomhedens indhold som generelt træningsmateriale til en AI-model. De betyder dog ikke, at virksomhedens egne styringskrav forsvinder. Gemini kan stadig kombinere oplysninger, som brugeren hver for sig har ret til at se, og præsentere dem i et kort og let delbart svar.

Hvorfor kan adgang baseret på tilladelser stadig give compliance-risici?

Det centrale spørgsmål er ikke kun: ”Kan brugeren åbne dette indhold?” Det er også: ”Bør en AI-assistent kombinere og opsummere indholdet til dette formål?”

En medarbejder kan allerede have adgang til separate e-mails, chats, kalenderaftaler og dokumenter. Workspace Intelligence gør det lettere at finde og samle disse oplysninger. Det kan øge produktiviteten, men også risikoen for utilsigtet videregivelse, uhensigtsmæssig genbrug eller en bredere intern informationssøgning, end organisationen normalt ville acceptere.

Virksomheder, der håndterer personoplysninger, helbredsoplysninger, medarbejderdata, juridiske oplysninger, kundeoplysninger eller finansielle data, kan derfor vælge at begrænse kilderne, mens de vurderer:

• Formål og dataminimering: Om en bred, som udgangspunkt aktiv søgning er nødvendig for det konkrete forretningsformål.
• Fortrolighed og mindst mulige privilegier: Om en genereret opsummering kan tegne et bredere billede, end brugeren normalt selv ville samle – også selv om alle de underliggende oplysninger er tilgængelige via brugerens rettigheder.
• Nøjagtighed og menneskelig kontrol: Om Gemini-svar skal kontrolleres, før de bruges til beslutninger, journalføring, rådgivning, reguleret kommunikation eller andet arbejde med væsentlige konsekvenser.
• Opbevaring og informationsindsigt: Hvordan prompts, svar og samtalehistorik logges, opbevares, overvåges og håndteres efter regler om journalføring eller e-discovery. Når historik i Gemini-appen er aktiveret, dokumenterer Google opbevaringsperioder på 3, 18 eller 36 måneder.
• Segmentering: Om eksempelvis HR, jura, sikkerhed, klinisk drift, opkøb og fusioner eller handel kræver strengere kildebegrænsninger end resten af organisationen.
• Kontraktlige og grænseoverskridende forhold: Om virksomhedens databehandleraftaler, overførselsgrundlag og branchespecifikke krav understøtter den planlagte anvendelse.

Organisationer, der er omfattet af GDPR, HIPAA eller regler i den finansielle sektor, bør lade de relevante privacy-, juridiske, sikkerhedsmæssige og records management-ansvarlige vurdere spørgsmålene. Googles udmeldinger om træning, annoncering og adgangstilladelser er vigtige sikkerhedsforanstaltninger, men dokumenterer ikke i sig selv, at alle krav til formål, kontrol, opbevaring eller risikostyring er opfyldt.

Sådan begrænser administratorer Workspace Intelligence

Google har indført kontroller i Admin-konsollen, så administratorer kan vælge, hvilke datakilder Workspace Intelligence aktivt må søge i. Indstillingerne kan gælde for hele organisationen, en organisatorisk enhed eller en konfigurationsgruppe.

En praktisk arbejdsgang er:

1. Åbn Google Admin-konsollen, og gå til Generative AI > Gemini for Workspace > Workspace Intelligence.
2. Vælg den organisation, organisatoriske enhed eller konfigurationsgruppe, som politikken skal gælde for. Organisatoriske enheder kan bruges til afdelingsbaserede regler, mens grupper kan anvende en politik på tværs af afdelinger.
3. Deaktivér de datakilder, der ikke skal søges aktivt i, eksempelvis Gmail, Drive, Kalender eller Chat.
4. Test indstillingen med repræsentative brugere og scenarier med følsomme data.
5. Dokumentér de godkendte indstillinger, undtagelser, overvågning og tidspunktet for næste gennemgang.

Den tilgængelige dokumentation beskriver kontroller på organisations-, enheds- og gruppeniveau. Den beskriver ikke en individuel kontakt for den enkelte slutbruger til netop denne Workspace Intelligence-indstilling. Derfor bliver politikdesign og gruppemedlemskaber særligt vigtige, hvis bestemte teams skal have adgang til andre kilder end resten af organisationen.

En deaktiveret kilde er ikke helt utilgængelig

Når en datakilde slås fra, bliver den ikke fuldstændig utilgængelig for Gemini. Indstillingen forhindrer generative AI-funktioner i aktivt at søge i den deaktiverede kilde, men brugeren kan stadig selv tilføje et konkret element som kontekst.

Hvis Drive eksempelvis er deaktiveret som Workspace Intelligence-kilde, kan brugeren stadig bede Gemini om at analysere en bestemt Drive-fil, som brugeren selv tilføjer. Gemini kan læse den konkrete fil, men søger ikke aktivt efter andre filer i Drive.

Den forskel bør fremgå tydeligt af interne politikker. En deaktiveret kilde reducerer automatisk informationssøgning; den blokerer ikke for, at brugeren bevidst sender et dokument til Gemini.

En mere robust udrulning

For mange virksomheder er valget ikke blot ”aktivér alt” eller ”deaktivér Gemini”. En trinvis udrulning kan bevare de produktivitetsmæssige fordele, mens organisationen tester den nye måde at hente kontekst på.

Start eventuelt med mindre følsomme kilder eller afgrænsede brugergrupper. Kontrollér, at adgangstilladelser og administrative afgrænsninger fungerer som forventet, og afprøv prompts, der involverer fortrolige eller regulerede oplysninger. Gennemgå samtidig overvågning og opbevaring af samtaledata.

Udvid først adgangen, når ansvarlige for privacy, sikkerhed, jura og journalføring er enige om kontrollerne. Workspace Intelligence gør Gemini mere nyttig ved at fjerne besværet ved at finde og indsætte kontekst. Men funktionen ændrer også organisationens informationsmodel.

Det afgørende spørgsmål for administratorer er derfor ikke kun, om Gemini kan få adgang til Workspace-data. Det er, hvilke kilder Gemini aktivt skal søge i, for hvilke brugere og under hvilke styringsmæssige betingelser.