V praxi může Gemini využívat kontext napříč službami k odpovědím na dotazy, shrnování informací, tvorbě návrhů nebo hledání materiálů ve Workspace. Dostupný kontext je omezen oprávněními uživatele, který dotaz zadává. Workspace Intelligence nemá uživateli zpřístupnit soubory, zprávy ani události, které by sám nemohl zobrazit.

Google doporučuje ponechat všechny dostupné zdroje zapnuté, aby funkce fungovala co nejlépe. Jde však o doporučení z hlediska výkonu produktu, nikoli o náhradu vlastního posouzení správy dat ve firmě.

Co Google uvádí o využití firemních dat

Google ve svých vyjádřeních stanovuje několik hranic důležitých pro podnikové zákazníky:

• Obsah Workspace, uživatelské výzvy ani odpovědi se bez svolení nepoužívají k trénování generativních modelů.
• Data se nepoužívají k reklamním účelům.
• Výzvy a vygenerované odpovědi se podle popisu postoje Googlu nesdílejí s jinými uživateli ani organizacemi mimo doménu zákazníka.
• Google podle tohoto vyjádření nevytváří samostatnou databázi určenou výhradně pro umělou inteligenci z dokumentů a e-mailových zpráv.

Tyto závazky odlišují vyhledávání v datech od využívání firemního obsahu jako obecného materiálu pro trénování modelů. Neznamenají ale, že organizaci odpadnou povinnosti v oblasti správy dat. Gemini může stále spojit informace, k nimž má konkrétní uživatel oprávnění, a předložit je v podobě stručné a snadno přenositelné odpovědi.

Proč může vyhledávání respektující oprávnění přesto představovat riziko

Klíčová otázka správy dat nezní pouze: „Může uživatel tento obsah otevřít?“ Důležitá je také otázka: „Měl by asistent s umělou inteligencí tento obsah pro daný účel spojit a shrnout?“

Uživatel může mít oprávnění zobrazit jednotlivé e-maily, chaty, události v kalendáři i dokumenty. Workspace Intelligence mu usnadní jejich společné nalezení. To může zvýšit produktivitu, zároveň se ale zvyšuje riziko náhodného zpřístupnění, nevhodného opětovného použití nebo příliš širokého interního vyhledávání.

Organizace, které pracují s osobními údaji, zdravotními informacemi, údaji o zaměstnancích, právními podklady, zákaznickými nebo finančními informacemi, proto mohou chtít některé zdroje omezit, dokud neposoudí:

• Účel a minimalizaci: zda je široké vyhledávání ve výchozím nastavení skutečně nutné pro zamýšlený obchodní účel.
• Důvěrnost a nejmenší potřebná oprávnění: zda vygenerované shrnutí nemůže odhalit širší souvislosti, než jaké uživatel obvykle skládá ručně, i když má ke všem podkladům oprávněný přístup.
• Přesnost a lidskou kontrolu: zda je nutné výstupy Gemini ověřit před použitím při rozhodování, tvorbě záznamů, poskytování poradenství, regulované komunikaci nebo jiné významné činnosti.
• Uchovávání a vyhledatelnost: jak se zaznamenávají, uchovávají, monitorují a zpracovávají výzvy, odpovědi a historie konverzací podle pravidel pro záznamy nebo elektronické dokazování. Pokud je zapnuta historie konverzací v aplikaci Gemini, Google dokumentuje možnosti uchování po dobu 3, 18 nebo 36 měsíců.
• Segmentaci: zda týmy jako personalistika, právní oddělení, bezpečnost, klinický provoz, fúze a akvizice nebo obchodování nepotřebují přísnější hranice zdrojů než zbytek organizace.
• Smluvní a přeshraniční kontroly: zda podmínky zpracování, mechanismy předávání dat a oborové požadavky organizace podporují plánované využití.

Organizace podléhající GDPR, HIPAA nebo pravidlům finančního sektoru by tyto otázky měly posoudit společně s odpovědnými pracovníky pro ochranu soukromí, právní oblast, bezpečnost a správu záznamů. Vyjádření Googlu k trénování modelů, reklamě a oprávněním představují důležité ochranné prvky, samy o sobě ale nepotvrzují soulad s účelem zpracování, dohledem, uchováváním záznamů a řízením rizik v každé organizaci.

Jak mohou administrátoři omezit zdroje Workspace Intelligence

Google nabízí v administrátorské konzoli nastavení, pomocí nichž lze určit, které zdroje dat smí Workspace Intelligence aktivně prohledávat. Pravidlo lze použít pro celou organizaci, organizační jednotku nebo konfigurační skupinu.

Praktický postup:

1. Otevřete administrátorskou konzoli Google a přejděte na Generativní AI > Gemini pro Workspace > Workspace Intelligence.
2. Vyberte organizaci, organizační jednotku nebo konfigurační skupinu, na kterou se má pravidlo vztahovat. Organizační jednotky se hodí například pro pravidla podle oddělení, zatímco skupiny mohou uplatnit nastavení napříč odděleními.
3. Vypněte konkrétní zdroj nebo zdroje, které Gemini nemá aktivně prohledávat, například Gmail, Disk, Kalendář nebo Chat.
4. Otestujte nastavení na reprezentativních uživatelích a scénářích obsahujících citlivá data.
5. Zdokumentujte schválené nastavení, výjimky, způsob monitorování a termín pravidelné revize.

Dostupná dokumentace popisuje řízení na úrovni organizace, organizační jednotky a skupiny, nikoli individuální přepínač pro jednotlivého koncového uživatele u tohoto konkrétního nastavení Workspace Intelligence. O to důležitější je správné nastavení pravidel a členství ve skupinách, pokud mají mít určité zdroje dostupné jen vybrané týmy.

Důležité omezení vypnutí zdroje

Vypnutí zdroje neznamená, že se tento zdroj stane pro Gemini zcela nedostupným. Funkce přestane zakázaný zdroj aktivně prohledávat, uživatel však může konkrétní položku výslovně přidat jako kontext.

Pokud například administrátor vypne Disk jako zdroj Workspace Intelligence, uživatel se stále může Gemini zeptat na konkrétní soubor z Disku, který do dotazu přidá. Gemini tento soubor použije, nebude však aktivně prohledávat další obsah na Disku.

Tento rozdíl by měla zohlednit i interní pravidla. Vypnutí zdroje omezuje automatické vyhledávání; není totéž jako zákaz vědomě odeslat konkrétní dokument do Gemini.

Jak Workspace Intelligence zavádět obhajitelným způsobem

Pro řadu podniků není praktickou volbou pouze „zapnout všechno“, nebo „Gemini vypnout“. Postupné zavádění může zachovat užitečné funkce a současně dát týmům pro správu dat čas otestovat nové chování vyhledávání.

Začněte méně rizikovými zdroji nebo omezenou skupinou uživatelů. Ověřte, že oprávnění a rozsah administrátorských pravidel fungují podle očekávání, a testujte dotazy obsahující důvěrné nebo regulované informace. Prověřte také monitorování používání a uchovávání konverzačních dat. Přístup rozšiřujte až poté, co se na nastavení shodnou odpovědní pracovníci pro ochranu soukromí, bezpečnost, právní oblast a správu záznamů.

Workspace Intelligence zvyšuje užitečnost Gemini tím, že zjednodušuje hledání a dodávání kontextu. Zároveň ale mění způsob, jakým organizace objevuje a propojuje své informace. Pro administrátory proto není hlavní otázkou, zda Gemini k datům Workspace přístup mít může, ale které zdroje má aktivně prohledávat, pro které uživatele a za jakých pravidel správy dat.

V praxi může Gemini využívat kontext napříč službami k odpovědím na dotazy, shrnování informací, tvorbě návrhů nebo hledání materiálů ve Workspace. Dostupný kontext je omezen oprávněními uživatele, který dotaz zadává. Workspace Intelligence nemá uživateli zpřístupnit soubory, zprávy ani události, které by sám nemohl zobrazit.

Google doporučuje ponechat všechny dostupné zdroje zapnuté, aby funkce fungovala co nejlépe. Jde však o doporučení z hlediska výkonu produktu, nikoli o náhradu vlastního posouzení správy dat ve firmě.

Co Google uvádí o využití firemních dat

Google ve svých vyjádřeních stanovuje několik hranic důležitých pro podnikové zákazníky:

• Obsah Workspace, uživatelské výzvy ani odpovědi se bez svolení nepoužívají k trénování generativních modelů.
• Data se nepoužívají k reklamním účelům.
• Výzvy a vygenerované odpovědi se podle popisu postoje Googlu nesdílejí s jinými uživateli ani organizacemi mimo doménu zákazníka.
• Google podle tohoto vyjádření nevytváří samostatnou databázi určenou výhradně pro umělou inteligenci z dokumentů a e-mailových zpráv.

Tyto závazky odlišují vyhledávání v datech od využívání firemního obsahu jako obecného materiálu pro trénování modelů. Neznamenají ale, že organizaci odpadnou povinnosti v oblasti správy dat. Gemini může stále spojit informace, k nimž má konkrétní uživatel oprávnění, a předložit je v podobě stručné a snadno přenositelné odpovědi.

Proč může vyhledávání respektující oprávnění přesto představovat riziko

Klíčová otázka správy dat nezní pouze: „Může uživatel tento obsah otevřít?“ Důležitá je také otázka: „Měl by asistent s umělou inteligencí tento obsah pro daný účel spojit a shrnout?“

Uživatel může mít oprávnění zobrazit jednotlivé e-maily, chaty, události v kalendáři i dokumenty. Workspace Intelligence mu usnadní jejich společné nalezení. To může zvýšit produktivitu, zároveň se ale zvyšuje riziko náhodného zpřístupnění, nevhodného opětovného použití nebo příliš širokého interního vyhledávání.

Organizace, které pracují s osobními údaji, zdravotními informacemi, údaji o zaměstnancích, právními podklady, zákaznickými nebo finančními informacemi, proto mohou chtít některé zdroje omezit, dokud neposoudí:

• Účel a minimalizaci: zda je široké vyhledávání ve výchozím nastavení skutečně nutné pro zamýšlený obchodní účel.
• Důvěrnost a nejmenší potřebná oprávnění: zda vygenerované shrnutí nemůže odhalit širší souvislosti, než jaké uživatel obvykle skládá ručně, i když má ke všem podkladům oprávněný přístup.
• Přesnost a lidskou kontrolu: zda je nutné výstupy Gemini ověřit před použitím při rozhodování, tvorbě záznamů, poskytování poradenství, regulované komunikaci nebo jiné významné činnosti.
• Uchovávání a vyhledatelnost: jak se zaznamenávají, uchovávají, monitorují a zpracovávají výzvy, odpovědi a historie konverzací podle pravidel pro záznamy nebo elektronické dokazování. Pokud je zapnuta historie konverzací v aplikaci Gemini, Google dokumentuje možnosti uchování po dobu 3, 18 nebo 36 měsíců.
• Segmentaci: zda týmy jako personalistika, právní oddělení, bezpečnost, klinický provoz, fúze a akvizice nebo obchodování nepotřebují přísnější hranice zdrojů než zbytek organizace.
• Smluvní a přeshraniční kontroly: zda podmínky zpracování, mechanismy předávání dat a oborové požadavky organizace podporují plánované využití.

Organizace podléhající GDPR, HIPAA nebo pravidlům finančního sektoru by tyto otázky měly posoudit společně s odpovědnými pracovníky pro ochranu soukromí, právní oblast, bezpečnost a správu záznamů. Vyjádření Googlu k trénování modelů, reklamě a oprávněním představují důležité ochranné prvky, samy o sobě ale nepotvrzují soulad s účelem zpracování, dohledem, uchováváním záznamů a řízením rizik v každé organizaci.

Jak mohou administrátoři omezit zdroje Workspace Intelligence

Google nabízí v administrátorské konzoli nastavení, pomocí nichž lze určit, které zdroje dat smí Workspace Intelligence aktivně prohledávat. Pravidlo lze použít pro celou organizaci, organizační jednotku nebo konfigurační skupinu.

Praktický postup:

1. Otevřete administrátorskou konzoli Google a přejděte na Generativní AI > Gemini pro Workspace > Workspace Intelligence.
2. Vyberte organizaci, organizační jednotku nebo konfigurační skupinu, na kterou se má pravidlo vztahovat. Organizační jednotky se hodí například pro pravidla podle oddělení, zatímco skupiny mohou uplatnit nastavení napříč odděleními.
3. Vypněte konkrétní zdroj nebo zdroje, které Gemini nemá aktivně prohledávat, například Gmail, Disk, Kalendář nebo Chat.
4. Otestujte nastavení na reprezentativních uživatelích a scénářích obsahujících citlivá data.
5. Zdokumentujte schválené nastavení, výjimky, způsob monitorování a termín pravidelné revize.

Dostupná dokumentace popisuje řízení na úrovni organizace, organizační jednotky a skupiny, nikoli individuální přepínač pro jednotlivého koncového uživatele u tohoto konkrétního nastavení Workspace Intelligence. O to důležitější je správné nastavení pravidel a členství ve skupinách, pokud mají mít určité zdroje dostupné jen vybrané týmy.

Důležité omezení vypnutí zdroje

Vypnutí zdroje neznamená, že se tento zdroj stane pro Gemini zcela nedostupným. Funkce přestane zakázaný zdroj aktivně prohledávat, uživatel však může konkrétní položku výslovně přidat jako kontext.

Pokud například administrátor vypne Disk jako zdroj Workspace Intelligence, uživatel se stále může Gemini zeptat na konkrétní soubor z Disku, který do dotazu přidá. Gemini tento soubor použije, nebude však aktivně prohledávat další obsah na Disku.

Tento rozdíl by měla zohlednit i interní pravidla. Vypnutí zdroje omezuje automatické vyhledávání; není totéž jako zákaz vědomě odeslat konkrétní dokument do Gemini.

Jak Workspace Intelligence zavádět obhajitelným způsobem

Pro řadu podniků není praktickou volbou pouze „zapnout všechno“, nebo „Gemini vypnout“. Postupné zavádění může zachovat užitečné funkce a současně dát týmům pro správu dat čas otestovat nové chování vyhledávání.

Začněte méně rizikovými zdroji nebo omezenou skupinou uživatelů. Ověřte, že oprávnění a rozsah administrátorských pravidel fungují podle očekávání, a testujte dotazy obsahující důvěrné nebo regulované informace. Prověřte také monitorování používání a uchovávání konverzačních dat. Přístup rozšiřujte až poté, co se na nastavení shodnou odpovědní pracovníci pro ochranu soukromí, bezpečnost, právní oblast a správu záznamů.

Workspace Intelligence zvyšuje užitečnost Gemini tím, že zjednodušuje hledání a dodávání kontextu. Zároveň ale mění způsob, jakým organizace objevuje a propojuje své informace. Pro administrátory proto není hlavní otázkou, zda Gemini k datům Workspace přístup mít může, ale které zdroje má aktivně prohledávat, pro které uživatele a za jakých pravidel správy dat.